Sponseret indhold

Software til byggeriet - sådan vælger du

Ingeniørvirksomheder i byggebranchen har i sagens natur jævnligt brug for nyt software for at følge med udviklingen. Men mange it-indkøb ender med programmer, der aldrig bliver taget rigtigt i brug. Inkompatible programmer, gamle vaner eller uoverskuelige arbejdsgange kan komme i vejen. Her er en hurtig guide udenom faldgruberne.

Af TECH RELATIONS for Bluebeam
Illustration: Bluebeam

Der er få opgaver, der gemmer så meget arbejde, som at anskaffe nyt software til en virksomhed. For hvad har man egentlig helt præcist brug for, er det kompatibelt med alle virksomhedens andre it-løsninger, hvad er prisen, og hvordan er det at arbejde med? Det er alt sammen informationer, der skal indhentes og afvejes, før man kommer rigtigt i mål.

For små ingeniørvirksomheder kan et kuldsejlet indkøb hurtigt blive en meget omkostningsfuld affære – både i udgifter og tabt indtægt.
Men hvordan sikrer man sig så, at man køber det rigtige byggesoftware og får det rullet ud i virksomheden på en måde, der sikrer, at man får mest muligt ud af sit nye værktøj og alle faktisk bruger det?

Jeg har en plan – en anvendelsesplan

Først skal du finde ud af, hvilke opgaver dit nye software skal løfte, og hvilke arbejdsgange, der er i de opgaver, med den eksisterende løsning.

Kan den nye løsning klare de arbejdsgange, og kan den måske endda overflødiggøre nogle af dem, så opgaven løses hurtigere? Der er for eksempel tid at hente og penge at spare, hvis du ikke længere skal printe arbejdstegninger ud, men kan sammenligne arbejdstegninger digitalt og dele markeringer og noter i samme tegning på tværs af projektdeltagerne.

Kan softwareparken beskæres?

Måske har din virksomhed flere forskellige værktøjer til at løse opgaver, som alle kan løses af en nyere softwareløsning. Det betyder ikke nødvendigvis, at du skal smide alle dine gamle programmer ud, bare fordi du har købt nyt. Men det er en vigtig øvelse jævnligt at vurdere ressourceomkostningerne ved sin softwarebeholdning.

For jo flere programmer din virksomhed bruger til at løse sine opgaver, jo flere licenser skal der afsættes penge til, og jo flere timer skal der afsættes til opdateringer og vedligehold af eventuel program-specifik hardware. Et program, der var nyskabende og kunne løse en særlig arbejdsopgave for nogle år siden, er måske overhalet af udviklingen, så dets opgave kan varetages som én af mange i et nyt system.

Udvælgelse

Når du har afklaret, hvilke typer opgaver, du skal have løst, skal du lede efter din nye løsning. Her rammer de fleste de tre klassiske bekymringer.
Hvad er udgifterne egentlig? Her er det vigtigt at holde øje med både anskaffelsespris og eventuelle abonnementsordninger. Det nye software kan for eksempel spare dig for udgifter til eksisterende softwarelicenser, hvis det overflødiggør andre programmer i din softwarebeholdning.

Hvordan undgår jeg at blive bundet til udbyderen? Vendor lock-in er en af de helt store bekymringer ved store it-investeringer. Men det behøver ikke at blive et problem. Kontroller, at dine data i den nye løsning enten er eller kan hentes ud i formater, som andre programmer kan arbejde med, hvis din virksomhed en dag vælger en ny løsning.

Hvor lang tid ender implementeringen med at tage? Her er planlægning alfa og omega, så rådfør dig med de medarbejdere, der skal bruge programmet. Hør, hvad deres behov er, find de rette superbrugere, der kan være tovholdere, og implementer de dele, der er vigtigst, først. Der er ingen grund til at drukne hver medarbejder i muligheder, når de åbner programmet. Overvej derfor brugertilpassede profiler, der giver hver medarbejder et overblik, der passer til deres opgaver. Du kan tilføje flere funktionaliteter efterhånden som medarbejderne bliver hjemmevante i det nye program. Så bliver de ikke overvældede og flygter tilbage til de gamle programmer.

Sælg løsningen internt

Når du har tænkt udgifter, vendor lockin og implementering igennem og fundet lige den løsning, du skal bruge, er der lige endnu en opgave at løse – Du skal overbevise ledelsen og medarbejderne om dit valg. Her skal du huske, at ønskerne til programmet er forskellige, alt efter hvor i virksomheden folk sidder. Så tal med dem og hør, hvad deres prioriteter er og fokuser på de punkter, der er relevante for den enkelte, når du taler med dem. Brugerne af det nye program vil måske gerne have færre arbejdsgange forbundet med deres opgaver, ledelsen vil måske gerne have mulighed for at dokumentere øget effektivitet og resultater for bundlinjen.

Og hvad så nu?

Når du har været hele processen igennem, og din virksomhed har taget det nye program til sig, har du faktisk stadig nogle opgaver at holde styr på.

For du skal huske efterhånden at udfase programmer, hvis funktion overtages af din nye løsning, så medarbejderne ikke holder fast i dem. Ellers mister du nogle af de besparelser, din nye løsning kan kaste af sig i form af færre licensudgifter.

Du skal også løbende følge op på, om medarbejdere med tilpassede brugerprofiler er klar til at lære nye funktionaliteter i programmet, så de bliver mere og mere effektive.
Sidst med ikke mindst er det vigtigt at kontrollere, om din nye løsning faktisk har leveret det, den skal.
* Bruger medarbejderne faktisk programmet?
* Sparer programmet tid og omkostninger?
* Hvad mener medarbejderne – har det løst et problem og gjort arbejdet lettere?

Hvis du vil høre mere om, hvordan du kommer i mål med en ny og effektiv softwareløsning, kan du kontakte Bluebeam i dag, for at høre endnu mere om softwareløsninger i byggeriet!