Slut med voksende stakke på skrivebordet!
Som nævnt i to tidligere indlæg om brugen af iPad som et arbejdsværktøj (tilbehør til iPad og apps til iPad) har jeg ved starten af min ph.d. sat mig for at bruge iPad'en som en mere aktiv del af mit arbejde.
Derfor har jeg bl.a. besluttet, at al litteratur, primært videnskabelige artikler, i relation til mit arbejde kun opbevares i elektronisk form - dvs. ingen printede artikler eller dokumenter, som opbevares i stadigt voksende stakke på mit skrivebord.
En fordel ved dette elektroniske workflow for litteratur er, at man kan have sin litteratursamling med sig overalt. Eksempelvis satte jeg stor pris på at kunne bruge rejsetiden på vej til konference for et par uger siden til at læse konferencebidragene. Det kunne man naturligvis også have gjort med printede kopier, men 60 bidrag à ca. tre sider ville have udgjort en stor stak.
Mit workflow - som er inspireret af mange kommentarer og blogindlæg, specielt dette indlæg - er beskrevet nedenfor.
Dropbox - Gemme litteratur i "skyen"
Det centrale element i mit papirløse litteratur-workflow er Dropbox, hvori jeg gemmer al min litteratur. Dropbox synkroniserer filerne på tværs af computere og iPad, og jeg har på den måde altid de mest opdaterede versioner af alle filer lige ved hånden. En anden stor fordel ved Dropbox er, hvor udbredt tjenesten er blevet - det betyder, at mange andre tjenester (og apps til iPad) integrerer med Dropbox.
Konkret har jeg i Dropbox en mappe, der hedder Literature, og deri er der to mapper, Original og Edited. Hvert dokument er navngivet på formen FørsteforfattersefternavnPublikationsår_Titel, og i hver af ovennævnte mapper er der en mappe for hvert bogstav - hvor dokumenterne så lægges i.
Dokumenterne i Original forbliver uberørte, mens dokumenterne i Edited er dem, jeg potentielt laver tekstmarkeringer og notater i, når jeg læser dem på iPad'en. På den måde har jeg altid en kopi af mine dokumenter, som jeg f.eks. kan sende videre til andre, uden at de evt. skal forholde sig til mine markeringer og notater.
Jeg har tidligere organiseret litteratur i mapper, der svarede til indholdet af eller emnet for det enkelte dokument. Men jeg syntes, at det blev lidt uoverskueligt og inkonsistent at organisere på den måde - f.eks. hørte nogle dokumenter måske til i to af mapperne. Så derfor har jeg besluttet at bruge opdelingen efter forfatternavne, idet det er en entydig information for hvert dokument.
GoodReader - Læse og annotere litteratur
Dropbox app'en til iPad er glimrende, og man kan åbne og læse f.eks. PDF- og Word-filer. Men man kan ikke lave tekstmarkeringer og notater i dokumenterne, så hvis man har brug for det - og det har jeg - behøver man en anden app. Der findes et væld af apps til dette formål (se f.eks. denne grundige gennemgang af nogle af dem), og en app, mange anbefaler, er Goodreader.
Som det ses i menuen til højre i billedet ovenfor har GoodReader en bred vifte af muligheder for tekstmarkeringer (overstregning, understregning, noter, kasser, cirkler mv.). Derudover kan man i GoodReader have flere filer åbne i forskellige faner, hvilket kan være praktisk, hvis man arbejder med flere dokumenter på samme tid.
Lige så vigtigt synkroniserer GoodReader med Dropbox, således at læste dokumenter, med tilhørende markeringer og noter, nemt og effektivt opdateres på alle computere og iPad.
JabRef - Litteraturdatabase og LaTeX-referencer
I min studietid skrev jeg alle rapporter og større opgaver i LaTeX, og på et tidspunkt indså jeg, at det var smart at systematisere referencerne, der blev implementeret i LaTeX vha. BibTeX. Til at redigere BibTeX-databasen begyndte jeg at bruge JabRef.
JabRef kan udover at danne BibTeX-filer til referencelister i LaTeX-dokumenter også anvendes som litteraturdatabase, og man kan importere citationer, f.eks. fra videnskabelige tidsskrifter, direkte i JabRef. Derudover kan man forbinde elementerne i JabRef-databasen til en PDF-fil, hvilket gør, at man hurtigt kan åbne sine dokumenter via databasen.
Endelig kan man, blandt meget andet, sætte egne datafelter op i JabRef-databasen. Jeg har f.eks. sat felterne Read og Tags op, som angiver henholdsvis om det enkelte databaseelement er læst (Read = 1) eller ulæst (Read = 0) og relevante nøgleord. På den måde kan jeg nemt finde dokumenter, jeg endnu ikke har læst, eller dokumenter, som er klassificeret inden for et bestemt nøgleord.
PocketBib - Adgang til litteraturdatabase på iPad
Jeg indså på et tidspunkt, at jeg savnede et overblik over min litteraturdatabase på iPad'en, når jeg ikke var i nærheden af en computer. Dvs. jeg behøvede en app, der kan læse min JabRef-databasefil.
Dette kan PocketBib, der tilmed synkroniserer med Dropbox. App'en læser databasefilen via Dropbox og skaber på den baggrund en oversigt, som kan ses på billedet nedenfor.
Man kan søge i databasen, og for det enkelte element kan man få alle detaljerne eller åbne den tilhørende PDF-fil (hvis man har linket databaseelementet med en PDF-fil i Dropbox som beskrevet i forrige afsnit). App'en tillader ikke redigering af databasen, hvilket den ifølge udvikleren ikke vil komme til i nær fremtid, men fungerer i øvrigt udmærket til at give overblik over litteraturen.
Alternativer?
Af alternativer kan nævnes mere dedikerede databasesystemer som f.eks. Mendeley, CiteULike og Sente. Jeg har ikke erfaring med nogen af dem, men jeg ved, at Mendeley f.eks. kan trække metadata ud af PDF'er, som man lægger i Mendeley-databasen. Dermed slipper man for selv at skulle skaffe referencen, som jeg som beskrevet ovenfor manuelt importerer i JabRef, idet Mendeley i vidt omfang selv finder disse informationer. Dette er smart, og hvis man har meget litteratur, som skal indekseres, kan denne automatisering have store fordele. Til gengæld er jeg ikke sikker på, at disse databasesystemer spiller lige så gnidningsfrit sammen med LaTeX, som JabRef gør.
Gør det helhjertet!
Det slående punkt i at gå fra udprintede til elektroniske versioner af sine dokumenter er at gøre det konsekvent: Ingen undtagelser. Hvis man sommetider printer en artikel og gør sine notater deri, og som sommetider gør det elektronisk på iPad'en, så bliver man - tror jeg - ikke rigtig glad for de fordele, der er ved at gøre det fuldstændigt elektronisk. Så gør det helhjertet!
