Få de daglige nyheder fra Version2 og Ingeniøren. Læs mere om nyhedsbrevene her.

close
Ved at tilmelde dig accepterer du vores Brugerbetingelser, og du accepterer, at Teknologiens Mediehus og IDA-gruppen lejlighedsvis kan kontakte dig om arrangementer, analyser, nyheder, job og tilbud m.m. via telefon og e-mail. I nyhedsbreve, e-mails fra Teknologiens Mediehus kan der forefindes markedsføring fra samarbejdspartnere.
Sponseret indhold

CASE: Standardløsninger indenfor projektstyring sikrer dansk virksomhed agil og global projektstyring

Palsgaard efterspurgte en fremtidssikret standardløsning, da det gamle projektstyringsværktøj skulle udfases. Valget faldt på det modulopbyggede WorkPoint 365-system, hvilket har skabt en fælles it-platform på tværs af lande og forbedret projektstyringen.

Af TECH RELATIONS for WorkPoint 365
Palsgaard har implementeret en løsning med et modulopbygget standardsystem i skyen til at strømline projektstyring på tværs af 14 selskaber i Europa, USA, Afrika og Asien. Illustration: Palsgaard

For et par år siden stod den danske virksomhed Palsgaard over for at skulle pensionere sit gamle projektstyringssystem og implementere et nyt.

Palsgaard producerer emulgatorer og stabilisatorer til fødevareindustrien og opererer internationalt med fem produktionssites og otte applikationscentre i blandt andet Danmark, Kina, Mexico og USA, og koncernen havde nået en størrelse, som krævede en mere tilgængelig og agil projektstyring.

»Vi arbejdede med et projektstyringsværktøj baseret på Lotus Notes, og det var der flere udfordringer forbundet med, da platformen ikke længere var med i vores digitale strategi,« fortæller Claus Christensen, Global It Project Manager i Palsgaard.

»For det første kunne platformen kun tilgås via opkobling til vores lokale servere, og systemet var på dansk, så vores udenlandske medarbejdere og samarbejdspartnere kunne ikke navigere i det. Vi måtte sende mails på kryds og tværs, hvilket betød, at det var svært at holde styr på dokumenter og projekter,« siger han og fortsætter:

»For det andet var løsningen ikke fremtidssikret. Vi havde udviklere i huset, som var fortrolige med Lotus Notes, men hvis de forlod os, ville vi være nødt til at lede længe efter Lotus Notes-udviklere.«

Systemet flyttes ud til brugeren

Palsgaard efterspurgte en standardløsning med mulighed for individuelle tilpasninger, og det fandt de i WorkPoint 365, et modulopbygget standardsystem i skyen, der strukturerer data via SharePoint Online og bygger på Office 365.

»Vi havde allerede valgt en CRM-strategi baseret på Microsoft, og derfor var det oplagt at vælge WorkPoint 365 til projektstyring, da det bygger videre på de systemer, vi allerede var fortrolige med,« fortæller Claus Christensen.

I modsætning til proprietærløsninger såsom Palsgaards tidligere system er WorkPoint 365 integreret i Office 365-programmerne med plugin’et WorkPoint Express. Det betyder, at man i Office-programmer som Word, Excel og Outlook får adgang til projektstyring såsom håndtering af dokumenter, kontakter og e-mails, frem for at skulle navigere frem og tilbage mellem systemerne.

»Fordelen er, at man flytter systemet ud til brugeren i stedet for at flytte brugeren ind til systemet. Konkret betyder det, at man i Officeplatformen kan løse 80 procent af de ting, man normalt skal gøre i sin projektløsning. Man kan oprette nye projekter, drag & drop’e dokumenter og kontakter, søge i dokumenter, bruge projektskabeloner og meget mere på selve Office-platformen,« forklarer Michael Buades, salgsdirektør i WorkPoint 365.

Mange fordele ved standardløsning

Palsgaard har nu implementeret WorkPoint 365 i 14 selskaber i Europa, USA, Afrika og Asien, og det har givet en lang række gevinster.

For det første er projektstyringen blev strømlinet, så næsten alle projekter nu styres via WorkPoint 365. Det er slut med at maile dokumenter frem og tilbage, hvilket har forbedret kommunikationen betydeligt og skabt sammenhæng på tværs af afdelinger og lande. At projekterne nu er samlet i WorkPoint 365 har også givet et større overblik og mulighed for at prioritere projekterne.

For det andet er det blevet nemmere at oplære nye medarbejdere, da projektstyringsværktøjet anvender samme struktur og metodik som SharePoint Online og Office 365. Platforme, som mange er fortrolige med i forvejen.

For det tredje har Palsgaard fået en mere fremtidssikret standardløsning. Når Office 365 og SharePoint Online opdateres, sker der en tilsvarende opdatering af WorkPoint 365. Dermed udvikler systemet sig hele tiden, uden at Palsgaard behøver sætte egne udviklere i sving for at vedligeholde systemet.

Endelig er det blevet meget lettere for Palsgaards projektmedarbejdere at navigere i og håndtere dokumenter.

»En af de vigtigste funktioner med det nye system er muligheden for at søge på tværs af projekter, så en medarbejder ikke skal ned i specifikke projekter for at finde et dokument. Det var nødvendigt i det gamle system. Nu kan vi søge helt ned på tekstniveau i scannede PDF-dokumenter. Det har gjort dokumenthåndteringen langt mere effektiv,« fortæller Claus Christensen.