Få de daglige nyheder fra Version2 og Ingeniøren. Læs mere om nyhedsbrevene her.

close
Ved at tilmelde dig accepterer du vores Brugerbetingelser, og du accepterer, at Teknologiens Mediehus og IDA-gruppen lejlighedsvis kan kontakte dig om arrangementer, analyser, nyheder, job og tilbud m.m. via telefon og e-mail. I nyhedsbreve, e-mails fra Teknologiens Mediehus kan der forefindes markedsføring fra samarbejdspartnere.
forskningsingeniøren bloghoved

Slut med voksende stakke på skrivebordet!

Som nævnt i to tidligere indlæg om brugen af iPad som et arbejdsværktøj (tilbehør til iPad og apps til iPad) har jeg ved starten af min ph.d. sat mig for at bruge iPad'en som en mere aktiv del af mit arbejde.

Derfor har jeg bl.a. besluttet, at al litteratur, primært videnskabelige artikler, i relation til mit arbejde kun opbevares i elektronisk form - dvs. ingen printede artikler eller dokumenter, som opbevares i stadigt voksende stakke på mit skrivebord.

En fordel ved dette elektroniske workflow for litteratur er, at man kan have sin litteratursamling med sig overalt. Eksempelvis satte jeg stor pris på at kunne bruge rejsetiden på vej til konference for et par uger siden til at læse konferencebidragene. Det kunne man naturligvis også have gjort med printede kopier, men 60 bidrag à ca. tre sider ville have udgjort en stor stak.

Mit workflow - som er inspireret af mange kommentarer og blogindlæg, specielt dette indlæg - er beskrevet nedenfor.

Dropbox - Gemme litteratur i "skyen"

Det centrale element i mit papirløse litteratur-workflow er Dropbox, hvori jeg gemmer al min litteratur. Dropbox synkroniserer filerne på tværs af computere og iPad, og jeg har på den måde altid de mest opdaterede versioner af alle filer lige ved hånden. En anden stor fordel ved Dropbox er, hvor udbredt tjenesten er blevet - det betyder, at mange andre tjenester (og apps til iPad) integrerer med Dropbox.

Konkret har jeg i Dropbox en mappe, der hedder Literature, og deri er der to mapper, Original og Edited. Hvert dokument er navngivet på formen FørsteforfattersefternavnPublikationsår_Titel, og i hver af ovennævnte mapper er der en mappe for hvert bogstav - hvor dokumenterne så lægges i.

Dokumenterne i Original forbliver uberørte, mens dokumenterne i Edited er dem, jeg potentielt laver tekstmarkeringer og notater i, når jeg læser dem på iPad'en. På den måde har jeg altid en kopi af mine dokumenter, som jeg f.eks. kan sende videre til andre, uden at de evt. skal forholde sig til mine markeringer og notater.

Jeg har tidligere organiseret litteratur i mapper, der svarede til indholdet af eller emnet for det enkelte dokument. Men jeg syntes, at det blev lidt uoverskueligt og inkonsistent at organisere på den måde - f.eks. hørte nogle dokumenter måske til i to af mapperne. Så derfor har jeg besluttet at bruge opdelingen efter forfatternavne, idet det er en entydig information for hvert dokument.

GoodReader - Læse og annotere litteratur

Dropbox app'en til iPad er glimrende, og man kan åbne og læse f.eks. PDF- og Word-filer. Men man kan ikke lave tekstmarkeringer og notater i dokumenterne, så hvis man har brug for det - og det har jeg - behøver man en anden app. Der findes et væld af apps til dette formål (se f.eks. denne grundige gennemgang af nogle af dem), og en app, mange anbefaler, er Goodreader.

Illustration: Jakob Rosenkrantz de Lasson

Som det ses i menuen til højre i billedet ovenfor har GoodReader en bred vifte af muligheder for tekstmarkeringer (overstregning, understregning, noter, kasser, cirkler mv.). Derudover kan man i GoodReader have flere filer åbne i forskellige faner, hvilket kan være praktisk, hvis man arbejder med flere dokumenter på samme tid.

Lige så vigtigt synkroniserer GoodReader med Dropbox, således at læste dokumenter, med tilhørende markeringer og noter, nemt og effektivt opdateres på alle computere og iPad.

JabRef - Litteraturdatabase og LaTeX-referencer

I min studietid skrev jeg alle rapporter og større opgaver i LaTeX, og på et tidspunkt indså jeg, at det var smart at systematisere referencerne, der blev implementeret i LaTeX vha. BibTeX. Til at redigere BibTeX-databasen begyndte jeg at bruge JabRef.

JabRef kan udover at danne BibTeX-filer til referencelister i LaTeX-dokumenter også anvendes som litteraturdatabase, og man kan importere citationer, f.eks. fra videnskabelige tidsskrifter, direkte i JabRef. Derudover kan man forbinde elementerne i JabRef-databasen til en PDF-fil, hvilket gør, at man hurtigt kan åbne sine dokumenter via databasen.

Endelig kan man, blandt meget andet, sætte egne datafelter op i JabRef-databasen. Jeg har f.eks. sat felterne Read og Tags op, som angiver henholdsvis om det enkelte databaseelement er læst (Read = 1) eller ulæst (Read = 0) og relevante nøgleord. På den måde kan jeg nemt finde dokumenter, jeg endnu ikke har læst, eller dokumenter, som er klassificeret inden for et bestemt nøgleord.

PocketBib - Adgang til litteraturdatabase på iPad

Jeg indså på et tidspunkt, at jeg savnede et overblik over min litteraturdatabase på iPad'en, når jeg ikke var i nærheden af en computer. Dvs. jeg behøvede en app, der kan læse min JabRef-databasefil.

Dette kan PocketBib, der tilmed synkroniserer med Dropbox. App'en læser databasefilen via Dropbox og skaber på den baggrund en oversigt, som kan ses på billedet nedenfor.

Illustration: Jakob Rosenkrantz de Lasson

Man kan søge i databasen, og for det enkelte element kan man få alle detaljerne eller åbne den tilhørende PDF-fil (hvis man har linket databaseelementet med en PDF-fil i Dropbox som beskrevet i forrige afsnit). App'en tillader ikke redigering af databasen, hvilket den ifølge udvikleren ikke vil komme til i nær fremtid, men fungerer i øvrigt udmærket til at give overblik over litteraturen.

Alternativer?

Af alternativer kan nævnes mere dedikerede databasesystemer som f.eks. Mendeley, CiteULike og Sente. Jeg har ikke erfaring med nogen af dem, men jeg ved, at Mendeley f.eks. kan trække metadata ud af PDF'er, som man lægger i Mendeley-databasen. Dermed slipper man for selv at skulle skaffe referencen, som jeg som beskrevet ovenfor manuelt importerer i JabRef, idet Mendeley i vidt omfang selv finder disse informationer. Dette er smart, og hvis man har meget litteratur, som skal indekseres, kan denne automatisering have store fordele. Til gengæld er jeg ikke sikker på, at disse databasesystemer spiller lige så gnidningsfrit sammen med LaTeX, som JabRef gør.

Gør det helhjertet!

Det slående punkt i at gå fra udprintede til elektroniske versioner af sine dokumenter er at gøre det konsekvent: Ingen undtagelser. Hvis man sommetider printer en artikel og gør sine notater deri, og som sommetider gør det elektronisk på iPad'en, så bliver man - tror jeg - ikke rigtig glad for de fordele, der er ved at gøre det fuldstændigt elektronisk. Så gør det helhjertet!


Jakob Rosenkrantz de Lasson er civilingeniør og ph.d. i nanofotonik fra DTU. Jakob arbejder som Product Lead og forskningsingeniør hos virksomheden TICRA i København og blogger om forskning, fotonik og rumteknologi. Jakobs blog har tidligere heddet DTU Indefra (2012-2016) og DTU Studenten (2012)
sortSortér kommentarer
  • Ældste først
  • Nyeste først
  • Bedste først

Har du overvejet Papers: http://www.mekentosj.com/papers/

Jeg har ikke prøvet iOS versionen, men jeg brugte det på OSX dengang jeg skrev speciale og det var suverænt.

Jeg har læst om Papers, og det har nok på et tidligt stadie været med i overvejelserne. I første omgang var jeg nok skeptisk, fordi (jeg troede at) det kun kørte på Mac. Men det kører, kan jeg se, også på Windows.

Dernæst er jeg måske en smule skeptisk pga. prisen; $79 for en licens og 99 kr. for iOS-app'en til iPad. Hvis det virker helt perfekt, betaler jeg gerne den her pris for et system, der virker, og med tanke på, at jeg både har købt en MacBook og en iPad - dvs. betalt for noget, som bare spiller - er prisen nok egentlig en lidt dårlig undskyldning:-)

I alle tilfælde har jeg pt. valgt en løsning, som ikke koster specielt meget - ligesom min LaTeX-distribution, jeg skriver dokumenter i, er ganske gratis.

  • 0
  • 0

Hej Jakob,

Ganske interessant setup, og det kunne være at jeg skulle overveje det. Er selv træt at de mange bunker af artikler. Hvis jeg endelig har dem elektronisk ligger de på et netværksdrev, som så kræver at jeg logger ind på DTUs systemer med VPN. Er dog ikke helt sikker på hvad firmaet siger til, at jeg bruger Dropbox.

  • 0
  • 0

Hvis jeg endelig har dem elektronisk ligger de på et netværksdrev, som så kræver at jeg logger ind på DTUs systemer med VPN. Er dog ikke helt sikker på hvad firmaet siger til, at jeg bruger Dropbox.

Hvis de siger andet end "Go!", så bør de da komme op med en mere fleksibel og funktionel løsning end login via VPN.

At have adgang til sine dokumenter, i synkroniseret form og på alle computere og gadgets, er en menneskeret, som man ikke bør lade ikke-tidssvarende IT-systemer komme imellem:-)

  • 0
  • 0

Mendeley fungerer udemærket som bibtex eksportør. Jeg har haft et problemer hvor et duplikat dokument er blevet slettet i mendeley og derfor ligger i en papirkurv samtidig med at være tilstede som et dokument. Det gør desværre at begge bliver eksporteret hvilket giver en fejl i LaTeX. Det er dog nemt løst ved at tømme papirkurven.

Udover det er Mendeley genialt fordi det 90% af gangene kan læse nok oplysninger fra pdf-filen til at man med 1-2 klik (søgning direkte i fx google scholar) kan få et match og automatisk indsættelse af de 100% korrekte oplysninger. Andre gange må man manuelt finde fx DOI ID'et (som ofte står i margen) og lave en søgning direkte i mendeley på dette. Under alle omstændigheder meget hurtigere at korrigere en stor mængde artikler.

  • 0
  • 0

Mendeley er formentlig det alternativ, jeg mest seriøst har kigget på. Så jeg har et par uddybende spørgsmål og kommentarer:

Mendeley fungerer udemærket som bibtex eksportør. Jeg har haft et problemer hvor et duplikat dokument er blevet slettet i mendeley og derfor ligger i en papirkurv samtidig med at være tilstede som et dokument. Det gør desværre at begge bliver eksporteret hvilket giver en fejl i LaTeX. Det er dog nemt løst ved at tømme papirkurven.

Hvordan fungerer det rent faktisk, når man skal bruge elementerne fra Mendeley-databasen som BibTeX-elementer i et LaTeX-dokument? Eksporterer man dem enkeltvist fra Mendeley til en .bib-fil? Eller?

Hvis ja, synes jeg, at JabRef-løsningen er nemmere på dette punkt, idet JabRef-databasen læses direkte af LaTeX-dokumentet, uden at man skal eksportere nogle udvalgte elementer. Til gengæld er spørgsmålet jo så, om Mendeley- eller JabRef-databasen mest er en generel database - eller mest er et input til LaTeX-dokumenter.

Udover det er Mendeley genialt fordi det 90% af gangene kan læse nok oplysninger fra pdf-filen til at man med 1-2 klik (søgning direkte i fx google scholar) kan få et match og automatisk indsættelse af de 100% korrekte oplysninger. Andre gange må man manuelt finde fx DOI ID'et (som ofte står i margen) og lave en søgning direkte i mendeley på dette. Under alle omstændigheder meget hurtigere at korrigere en stor mængde artikler.

Ja, det er også min følelse, at Mendeley er en del bedre på dette punkt end min løsning.

Til gengæld vil jeg nævne, at man også i JabRef kan importere PDF'er og bede den udtrække metadata (drag-and-drop til JabRef-vinduet, og så bliver man tilbudt dette) - som dog, baseret på den smule erfaring, jeg har med det, ikke fungerer lige så gnidningsfrit som i Mendeley, idet den kun finder ganske få af de relevante oplysninger.

Et alternativ er at finde referencer direkte i JabRef, som forbinder til en række kendte databaser (Search --> Web Search, og indtast derefter f.eks. titel eller forfatter).

Men ja, intet af dette er lige så sleek som i Mendeley.

I forhold til læsning af PDF'er kan disse, såvidt jeg har kunnet læse mig til, kun læses i Mendeleys indbyggede PDF-læser - dvs. man kan ikke anvende sin foretrukne, eksterne PDF-læser (hvilket man kan i JabRef). Det er nok for nogle en mindre ting, men min følelse er, at man i JabRef kan skræddersy småting som denne mere end i JabRef.

  • 0
  • 0

En anden mulighed er Zotero, der bl.a. findes som en firefox-plugin. Når du har browset dig ind på artiklens webpage kan man med et tryk lagre paper, metadata og hotlink til Zoteros egen sky og/eller lokalt (der f.eks. så kan spejles i google drive eller dropbox). Der findes også en ipad app, men den har jeg ikke prøvet. Understøtter foldere og keywords. Genererer bibtex + andre bibliografiformater.

Meget, meget hurtigt og let at bruge imho. Men jeg har heller ikke prøvet så meget andet ;D

  • 0
  • 0

Ja, Zotero burde jeg også have nævnt, for den har jeg hørt og læst om som de andre nævnte systemer.

Hvordan fungerer processen med citation i LaTeX-dokumenter? Du har dine referencer i Zotero, og hvad skal du så gøre for at få dem som referencer i dit dokument?

  • 0
  • 0

Det bestemmer du lidt selv. Du kan bede Mendeley holde en bibtex fil up-to-date eller du kan eksportere bestemte papers til en bibtex fil.

Mht indsætning af referencer: Jeg kører med mendeley åbent når jeg skriver og hvis jeg skal indsætte en reference finder jeg artiklen i mendeley, højre-klikker og siger copy bibtex citation. Det du så paster i din latex editor er reference kommandoen + den label mendeley har givet artiklen. Super nemt og flydende. Det kræver så ofte lidt edit hvis der er flere citationer til ét punkt og alt efter hvordan du personligt vil have det opsat.

  • 0
  • 0

Det bestemmer du lidt selv. Du kan bede Mendeley holde en bibtex fil up-to-date eller du kan eksportere bestemte papers til en bibtex fil.

Mht indsætning af referencer: Jeg kører med mendeley åbent når jeg skriver og hvis jeg skal indsætte en reference finder jeg artiklen i mendeley, højre-klikker og siger copy bibtex citation. Det du så paster i din latex editor er reference kommandoen + den label mendeley har givet artiklen. Super nemt og flydende. Det kræver så ofte lidt edit hvis der er flere citationer til ét punkt og alt efter hvordan du personligt vil have det opsat.

Men hvorfor får du den ikke til at opdatere den omtalte BibTeX-fil automatisk frem for din manuelle procedure?

Som jeg nævnte, er en fordel i mit setup, at jeg netop arbejder direkte med en BibTeX-database, hvilket gør det helt gnidningsfrit at bruge databasen i LaTeX. Så hvis man kan det samme i Mendeley, lyder det interessant.

  • 0
  • 0

Jeg synes, at 'håndbogen' virker noget tynd mht. substans - fx. kan jeg ikke finde ud af, 'vælge' flere elementer samtidigt! Der står noget med 'Rediger', men det får jeg ikke til at virke(?).
I Google regneark kan jeg ikke finde ud af at indsætte ekstra række(r)!

  • 0
  • 0

Jeg synes, at 'håndbogen' virker noget tynd mht. substans - fx. kan jeg ikke finde ud af, 'vælge' flere elementer samtidigt! Der står noget med 'Rediger', men det får jeg ikke til at virke(?).
I Google regneark kan jeg ikke finde ud af at indsætte ekstra række(r)!

Hvad mener du med at vælge flere elementer samtidigt? I hvilken app har du problemet? Og hvad ønsker du at gøre med disse elementer samtidigt?

Google Regneark ønsker jeg mig mere af på iPad - de kan redigeres i browseren, men kun læses i Google Drive app'en. Så det forbedrer Google forhåbentlig snart. Men inde i regnearkene (i browseren) er der en knap, som hedder '+ Tilføj' (lige under 'Række') - som tilføjer rækker.

  • 0
  • 0

Det gør jeg også. :-)

Du har nok misforstået. Mendeley indeholder alle mine pdf'er i dens eget bibliotek og skriver til en .bib fil, som altså indeholder al citeringsinformation samt en label til hver.

Når jeg skriver mit dokument og ønsker at indsætte en citation, finder jeg det pågældende dokument i mendeleys vindue og kopierer direkte det jeg skal sætte ind i min editor (altså /ref{what-ever-mendeley-har-skrevet-i-label}).

Det skal siges at mendeley bruger labels der giver fint mening og derfor kan skrives fra hukommelsen hvis man ikke sidder med al for mange referencer. Jeg synes bare det andet er nemmere og så ender jeg ikke med en fejl ved kompilering der kunne være undgået.

  • 0
  • 0

Hvad mener du med at vælge flere elementer samtidigt? I hvilken app har du problemet? Og hvad ønsker du at gøre med disse elementer samtidigt?

  • jeg vender tilbage 'senere på dagen'! :)
  • 0
  • 0

Hvad mener du med at vælge flere elementer samtidigt? I hvilken app har du problemet? Og hvad ønsker du at gøre med disse elementer samtidigt?

  • fx. har jeg i 'Mail' 37 beskeder liggende i papirkurven, som jeg vil tømme; det er lidt træls at skulle klikke på papirkurv-ikonet [b]37 gange[/b] - så jeg ville hellere markere alle mails og slette dem i ét hug! :)

Men inde i regnearkene (i browseren) er der en knap, som hedder '+ Tilføj' (lige under 'Række') - som tilføjer rækker

  • den fandt jeg (med lidt besvær: Den 'forsvinder' jo, når man scroller ned!), så dét problem er nu løst, mange tak!
  • 0
  • 0
  • fx. har jeg i 'Mail' 37 beskeder liggende i papirkurven, som jeg vil tømme; det er lidt træls at skulle klikke på papirkurv-ikonet [b]37 gange[/b] - så jeg ville hellere markere alle mails og slette dem i ét hug! :)

Når man er inde i en hvilken som helst mappe i sin mail - f.eks. i Papirkurven - og vælger "Rediger" foroven, dukker en "Slet alle"-knap op forneden.

  • 0
  • 0

Når man er inde i en hvilken som helst mappe i sin mail - f.eks. i Papirkurven - og vælger "Rediger" foroven, dukker en "Slet alle"-knap op forneden

  • du har ret (igen)! Og det står faktisk også i 'bogen', dog så kortfattet, at jeg åbenbart ikke nåede at se valgmulighederne forneden, da jeg først havde klikket på 'Rediger'! :)
  • 0
  • 0
  • du har ret (igen)! Og det står faktisk også i 'bogen', dog så kortfattet, at jeg åbenbart ikke nåede at se valgmulighederne forneden, da jeg først havde klikket på 'Rediger'! :)

Hvad er det for en bog, du omtaler? Er det en iPad-manual?

At lære hvordan iPad'en virker handler for mig mest om at prøve at trykke på de forskellige knapper og se, hvad der sker. Den er lavet, så det er meningen, at man rent intuitivt kan finde ud af at bruge den - og det kan man ofte. Når denne procedure dumper, Googler jeg problemet; Det er sjældent, at jeg er den første, der har ønsket at finde en bestemt funktion.

Så afprøv evt. dette, og læg den gammeldags manual væk:-)

  • 0
  • 0

Hvad er det for en bog, du omtaler? Er det en iPad-manual?

  • fx. denne her:

http://manuals.info.apple.com/da_DK/ipad_b...

Når denne procedure dumper, Googler jeg problemet

  • det gør jeg selvfølgelig også; men det ene udelukker jo ikke det andet, og i min optik er det normalt hurtigst indledningsvis at forsøge et opslag i 'bogen' (som naturligvis ligger i 'pad'ens 'bogreol!) først.

('Googling' kræver jo ofte nogle opslag, inden man finder det helt rigtige).

  • 0
  • 0

Jeg har uden held prøvet at få mit Apple trådløse Bluetooth tastatur og min kones iPad til at 'parre sig' - men de nægter! :(

Jeg har gjort som beskrevet i 'bogen'(!) - en fremgangsmåde, som også er vist her:

www.youtube.com/watch?v=5_ZxrRG9hmM

Når jeg anbringer enhederne 'side by side', vil iPad gerne parre sig med min iMac (som står på en anden etage) - men IKKE med tastaturet!?

Hvis jeg slukker for iMac'en, står iPad'en blot og 'søger' - uden at 'finde'!

Har andre erfaringer/gode forslag??

  • 0
  • 0

Har du prøvet resette tastaturet? (dvs pille batterier ud og taste en eller anden speciel tastaturkombination under start-up).

  • ikke endnu; men jeg gør det (senere) og melder tilbage! :)

Jeg er ikke helt med med på den med 'speciel tastaturkombination'(?); når enheden er 'fundet', hænder det, at man skal indtaste en (én-gangs) talkode for accept, men det er ikke dét, du mener, vel??

PS Det kunne self. være batterierne, de er svage - men på iMac vises tastaturets batteriniveau til 87%.

  • 0
  • 0

Fremover vil ph.d.-afhandlinger fra DTU Fotonik ikke blive trykt, men derimod blive udgivet som eBøger. De trykte afhandlinger samler, for en stor dels vedkommende, blot støv i opbevaringsrum, og jeg synes personligt, at det er en fornuftig beslutning.

Jeg har en trykt udgave af min egen ph.d.-vejleders afhandling, men forleden hentede jeg den i elektronisk format i stedet - fordi det er mere fleksibelt at arbejde med den på den måde, såvel på computer som på iPad.

  • 0
  • 0
Bidrag med din viden – log ind og deltag i debatten