Få de daglige nyheder fra Version2 og Ingeniøren. Læs mere om nyhedsbrevene her.

close
Ved at tilmelde dig accepterer du vores Brugerbetingelser, og at Teknologiens Mediehus og IDA-gruppen lejlighedsvis kan kontakte dig om arrangementer, analyser, nyheder, tilbud mm via telefon, SMS og email. I nyhedsbreve og mails fra Teknologiens Mediehus kan findes markedsføring fra samarbejdspartnere.

Kan du så rydde op

Undertonen af at kontakte en uvorn skarnsknægt er mere end tydelig i den efterhånden obligatoriske henvendelse fra it-afdelingen til dette hjørne af redaktionen på Ingeniøren. "Kan du så se at få det lært". Aha, nu har it-drengene rengøringsvanvid igen, tænker jeg så; en smule træt allerede ved udsigten til at arbejde mig igennem de mange mail, slette, flytte og organisere igen.

Og jeg har igen ladet min mailbox slamme til med den ene Megabyte efter den anden og har atter en gang banket hovedet mod den mur, som hvert kvartal truer med at få vores mailserver til at miste pusten.

Min umiddelbare refleks hver gang jeg får en høflig henstilling om at sørge for at få ryddet op, er straks at gå i gang med at slette og henvise gammel korrespondance til arkivmapper på fællesdrev.

Men samtidig må jeg indrømme, at jeg synes det er en smule irriterende at dermed måtte handicappe sine muligheder for at lave søgninger i gamle emails hver eneste gang jeg skal flytte eller slette post af hensyn til vores Exchange-servers stabilitet og performance.

Hvorfor kan hele dyngen dog ikke havne i en velindekseret database med god plads. Det kan da ikke være raketvidenskab at indrette.

Jeg vil have et email-system, som er at ligne med en god solid database. Et system, hvor jeg kan lave hurtige søgninger og finde beslægtede informationer.

Jeg vil have et søgesystem, der ikke nødvendigvis skelner mellem email og andre formater informationer på min lokale harddisk, intranettet og internettet.

Og jo, jeg bruger da Google Desktop og Lookout-plugin som supplement til mine Outlook-søgninger. Men bundlinien er, at jeg synes Exchange er et temmelig ringe mail-produkt, der er plaget af begrænsninger, som sikkert er funderet i tåbelige licensmæssige krav.

Exchange må være opstået i en fjern fortid, hvor fokus var på blot at kunne sende og modtage emails snarere end at skabe fornuftige overblik over informationsstrømmene.

Men indtil videre må jeg leve med og efterkomme kravene om at gemme mine email på en decentraliseret og uoverskuelig facon. Eller ligefrem slette korrespondance som, hvem ved, måske vil kunne bruges igen på et senere tidspunkt. Suk.

Har du holdninger til email-kaos, orden og søgbarhed eller kender du til andre løsninger på informationsoprydningstrangen?

/kurt

sortSortér kommentarer
  • Ældste først
  • Nyeste først
  • Bedste først

En pragmatisk løsning: Opret en Gmail-konto. Her har du 2,4 GB at gøre godt med, hvilket da rækker et stykke. Lav en regel i Exchange, der videresender al din post til din Gmail-adresse. Indstil din Gmail-konto, så afsenderadressen er din sædvanlige adresse.

Gmail har IMAP-adgang, så hvis du en dag får tildelt til tilstrækkeligt med plads på Exchange-serveren, er det relativt nemt at flytte dine mails tilbage.

  • 0
  • 0

Et problem som mange it afdelinger og derved virksomheder kæmper med for at opnå deres mål. Mange virksomheder vil ikke forretningsmæssigt tage stilling til bl.a. arkivering af emails og derved sker "oprydnings" effekten ved at it afdelingen tager en beslutning om hvordan forretningen skal køres. Hvis man kan vende den så forretningen tager en stilling til i hvor lang tid emails skal gemmes ved at lave en automatisk klassificering af indholdet i dem og implementerer enten en arkiveringsløsning som giver de ønskede muligheder (f.eks. søgning) og som automatisk sletter mails når givne kriterier er opfyldt eller acceptere at backup og restore, samt svartider og storagebehov for deres emailløsning vil vokse indtil der tages en beslutning om en anden forretningsgang. At overlade arkiveringspolitikken til it afdelingen eller den enkelte medarbejder virker besynderlig når man har retningslinier i mange virksomheder for indkommende breve...

Anders

  • 0
  • 0

Tjek

EmailJournal®- simpel løsning på stort problem

EmailJournal Version 2 er et system til journalisering af virksomhedens elektroniske post. Medarbejderne kan fortsætte med at bruge Outlook eller det emailprogram virksomheden nu engang foretrækker, men bagved og uafhængigt af den enkelte medarbejder, journaliseres og gemmes al indgående og udgående email, så overblikket sikres.

For mange virksomheder er elektronisk post nu en af de vigtigste kommunikationsformer, og nu er de offentlige virksomheder og myndigheder endelig ved at være helt med. Det gode ved dette er at kommunikationen er blevet nem, billig og hurtig.

Ingen viden om hvad-hvem-hvor-hvornår-hvordan
Men email er samtidig blevet en bombe under overblikket og har fjernet enhver illusion om at virksomheden et samlet sted kan finde ud af hvad hvem har skrevet, vedlagt og sendt til hvem, hvor, hvornår!

Hvis man er tryg ved dette, så er det jo fint. Men hvis man føler sig tryg, er det så bare fordi man ikke har gjort sig tankerne?

Simpel løsning
EmailJournal er en simpel løsning der kan opsættes på under 1 time. EmailJournal kan bruges nøjagtigt som den leveres, når blot en række simple informationer om email konti er indtastet.

Fra nu af journaliseres al emailog gemmes automatisk og kan nu søges på:
- dato (før, efter eller periode).
- afsender - såvel personer som firmaer.
- modtagere - såvel personer som firmaer.
- overskriften.
- fri tekst i såvel overskrift som i e-mail teksten.
- vedlagte filer.

Søgekriterierne kan selvfølgelig bruges enkeltvis eller kombineres, så søgninger blandt tusinder af e-mails kun resulterer i de relevante svar.

Kort sagt: Du har helt ret. Man skal naturligvis BÅDE kunne overskue sine aktuelle mails (dvs. undgå overfyldte indbakker) OG kunne søge i gammel korrespondance inkl. bilag!

Jens Rasmussen
Fimano
20312115

  • 0
  • 0

Hej Jens Rasmussen
Tak fordi du har genbrugt en reklametekst for dit eget produkt, der jo angiveligt løser email-problemerne.
Det er da sikkert værd at se nærmere på.

Imidlertid ville det også være fint med andre praktiske bud på, hvordan email-helvedet kan håndteres. Jeg tænker på lidt mere personlige fremstillinger af hvilke problemer man møder under håndteringen af emails, så en stor tak til de tidligere indlægsindsendere.

Selv har jeg fire rimelig separate emailadresser. Min offcielle firmaadresse, som balndt andet fordi min emailadresse nemt høstes af spamrobotter her på Ing.dk indeholder lidt af hvert.

Min ene private eamiladresse, som jeg udelukkende bruger til at angive som emailadresse på lidt tvivlsomme nyhedsbreve mm, hvor det ikke er umiddelbart oplagt, om adresseoplysningerne vil blive misbrugt.

En jomfruelig Gmail-adresse, som jeg næsten udelukkende bruger til højt prioriteret personlig post.

Og endelig en anden Gmail-adresse, som jeg bruger til eksperimenter med videresendelse, mailinglister mm.

/kurt

  • 0
  • 0

Nu da ekstra hukommelse efterhånden er blevet så lille og billig, kan jeg ikke forstå at IT-afdelinger har så travlt med at begrænse antal gemte emails. Dette sker nemlig også på min arbejdsplads.
Måske er forklaringen, at IT-afdelingerne ikke mere er serviceafdelinger, der tilbyder nogle nyttige tjenester, men som en stat i staten istedet dikterer, hvad alle skal gøre ensartet - ofte på en unødig bureaukratisk facon! IT-lederne har nok overset at alt ikke er sort eller hvidt - eller at der eksisterer andre tal end 0 og 1.
IT er efter min mening et redskab - ikke et mål i sig selv!

  • 0
  • 0

Kære Kurts Weblog.

Jeg vil gerne henlede opmærksomheden på et freeware program fra www.copernic.com, Copernic Desktop Search. Dette program er efter min mening Google Desktop langt overlegent. Det fungerer som Google Desktop, installeres ligelgedes nemt, og så kan det opsættes til at søge på netværksdrev...
Det er et helt utroligt effektivt program til søgning i mails og andre filer som man har adgang til fra sin computer. Jeg (og alle mine kolleger) er nu fuldstændig afhængige af dette program. Anmeld det gerne på www.ing.dk - hvis det da ikke allerede er gjort.

Sletning af mails: En god ide er at søge efter 'tunge mails' (det kan gøre i Outlooks egen søgefunktion), fx filer >10MB eller >20MB. Langt langt de fleste mails er ganske små, og oftest drejer det sig om et lille overskueligt antal filer der skal slettes før at du har genvundet måske 50% af din plads på mailboxen...

Mvh
Finn Matthiesen

  • 0
  • 0

Jeg har - udover mine fem-seks mailadresser til forskelligt intensivt brug - også signet op til en gmail-konto som Kurt West (min kollega, bare så rygklapperiet er ude i det åbne ;-)). Dog forudser jeg et problem, fordi jeg allerede nu er rendt ind i to virksomheder, hvis spamfilter på forhånd er indstillet til at frasortere gmailkontis - lige som hotmail-kontis.

Men ellers er det netop en konto jeg bruger som online arkiv til alle privatmails fra mine forskellige adresser. Netop af angst for at jeg i et oprydningsraseri kommer til at slette noget vigtigt.

Imidlertid fatter jeg heller ikke, at it-afdelingerne er så hidsige med mailsletning. De kunne i det mindste sige, at man ikke må have mails af en størrelse, der overskrider fx 10 Mb, fordi det er dog de færreste af slagsen.

Prisen på lagerplads falder konstant, og vi kan privat købe ekstra GB for relativt få penge - så det virker bagstræberisk at vi hele tiden skal rydde op i vores digitale arkiver - og uafvidende kommer til at smide digitalt guld på gaden. Skidt når vi aldrig har haft bedre muligheder for at opbevare og gøre viden søgbar.

  • 0
  • 0

Brug MS Outlook og tildel kategorier til e-mails, så kører det. Gem e-mails i pst-filer af passende størrelse (f.eks. mindre end 700 MB, det kan være på en CD og rækker til et halvt år hos mig). Så er den "arbejdende" pst-fil ikke så stor. Jeg bruger Lookout oveni og den er ganske effektiv, blot bevirker den, at nogle af min pst-filer ikke kan lukkes, og det er lidt irriterende.

  • 0
  • 0

Meget af denne snak synes at grunde i manglende ledelsesmæssige beslutninger, der bør være baseret på en forskning i virksomhedens behov, medarbejdernes evner og adfærd samt teknologiske muligheder.

En detalje som der ikke nævnes i denn forbindelse er at elektronisk udveksling af information er juridisk gyldig, forstået på den måde, at al elektronisk dokumentudveksling f. eks. i byggesager eller ligm. er at sidestille med samme, forfattet i brevform. Normalen er at sådanne dokumenter indgår i sagsmapper- rundsendes til relevante personer osv. Hvis de har relevans for sager virksomheden er involveret i, eller på ande vis er væsentlige, arkiveres de på udestemt tid. Dog så de kan findes igen, de smides ikke ud.

Det logiske for mig at se vil være om den der får mailen i sin mailbox validere den, evt. cc til chef eller projekt deltagere og herefter sletter eller lader mailen ligge i sin egen mail box. Man kan altid sætte arkivmapper ol. op for at organisere dette. Men altså, beholder mailen i egen box, IT afdelinge kan så dagligt køre en incrementel backup af medarbejderens desktop, for at sikre en daglig sikkerhedskopi af virksomhedens
e-korrespondance.
I Apples OS X Tiger findes en facilitet, "Spotlight", der giver mulighed for at søge på alt på tværs af applikationer, herunder også tekst og indhold og det er derfor muligt at søge i den efterspurgte "database" uden problemer. Det har vel ikke relevans at kunne søge i hele virksomhedens samlede maildatabase ?, og hvis det har, kan det selvfølgelig arrangeres, takket være den dygtige og altid dynamiske IT afdeling. Rygtet vil vide at Windows Vista vil have en tilsvarende funktion når den engang dukker op. Det kræver naturligvis disciplin af den enkeltebruger at bruge denne metode. De fleste desktop computere leveres i dag med et rigeligt antal GB , så det skulle vel kunne lade sig gøre rent pladsmæssigt ?

  • 0
  • 0

To basale råd der virker:

  • Flyt vedhæftede filer ud på fil-drevene, fx ved at bruge et program som EZDetach, der efterlader et genvejslink i mailen til filen. Filer hører ikke hjemme i mails, efter de er sendt eller modtaget.

  • For organisationer der bruger Exchange: Brug de offentlige mapper til at sortere hver enkelt medarbejders mail (dvs. uden de vedhæftede mails) ud i med opdeling i kategorier svarende til projekter, arbejdsområder mv. Så kan alle finde alles mail, og det er nemt at arkivere et projekt el.lign efter det er afsluttet.

Jan

  • 0
  • 0

Jeg har hørt at nogen bruger deres weblogprogram - wordpress - som e-mail kartotek.

Wordpress kan indlæse e-mail i en MySQL database (og lægger vedhæftninger i en seperat folder).

Herefter kan søgefunktionen finde ord overalt i mail-bunken.

Mikael Boldt

  • 0
  • 0

Det undrer mig lidt, at der tilsyneladende ikke er nogen, der har taget forretningsmæssig stilling til spørgsmålet - altså forstået således: Kan det overhovedet betale sig at bede brugerne rydde op? Hvad koster udvidelse af mailsystemets/arkiveringssystemets kapacitet med X Mb kontra hvad koster det i gennemsnit i "spildt" tid at få brugerne til at slette X Mb?

  • 0
  • 0

Det undrer mig lidt, at der tilsyneladende ikke er nogen, der har taget forretningsmæssig stilling til spørgsmålet - altså forstået således: Kan det overhovedet betale sig at bede brugerne rydde op? Hvad koster udvidelse af mailsystemets/arkiveringssystemets kapacitet med X Mb kontra hvad koster det i gennemsnit i "spildt" tid at få brugerne til at slette X Mb?

Det skyldes meget sjældent manglen på fysisk plads Exchange serveren, altså rent MB mæssigt, men det skyldes at det er ekstremt tungt for serveren og klienten at arbejde med de mængder data som en stor postkasse kan indholde når der er mange items i postkassen, det er som sådan ikke størrelsen på postkassen, men derimod items der giver det største load på serveren.

Edit: Sorry, så ikke alderen på indlæget, så det som 2008 :-(

  • 0
  • 0