Webhoteller er smarte, men giver også ekstra besvær
more_vert
close

Få de daglige nyheder fra Version2 og Ingeniøren. Læs mere om nyhedsbrevene her.

close
Ved at tilmelde dig accepterer du vores Brugerbetingelser, og at Teknologiens Mediehus og IDA-gruppen lejlighedsvis kan kontakte dig om arrangementer, analyser, nyheder, tilbud mm via telefon, SMS og email. I nyhedsbreve og mails fra Teknologiens Mediehus kan findes markedsføring fra samarbejdspartnere.

Webhoteller er smarte, men giver også ekstra besvær

Som så mange andre projektledere er Johan Fegar, projektchef i Babcock & Wilcox Vølund, begejstret for den verden af muligheder, der er fulgt med de nye web-hoteller: Bedre mulighed for dokumentdeling, nemmere versionsstyring og effektive virtuelle møder. Men web-bølgen har også skabt en række nye opgaver for projektlederen.

Det gælder i særlig grad, når det er kunden, der bestemmer, hvilken web-udbyder der skal bruges. I øjeblikket gør Babcock & Wilcox Vølund brug af tre forskellige webhoteller bestemt af kunderne, og samtidig har virksomheden sit eget projektstyringssystem.

»Udfordringen er, at vi lige pludselig skal køre data i flere systemer, der alle er forskellige og har individuelle fordele og ulemper, på én gang. Det giver ekstraarbejde bl.a. for projektassistenterne, der skal holde styr på, at de rigtige revisioner er tilgængelige i alle systemer. Deres arbejde er blevet dobbelt,« siger Johan Fegar.

Projektleder i sårbar situation

Ofte har Babcock & Wilcox Vølund, der projekterer og opfører forbrændingsanlæg i flere lande, ingen indflydelse på valget af webhotel. Det er kunden, der betaler for brugen af hotellet, og det stiller projektlederen i en potentielt sårbar situation, hvis der skulle opstå uenighed, og kunden lukker for adgang til webhotellet.

»Vi forsøger at lave juridisk bindende aftaler, hvor kunden forpligter sig over for os for at forhindre, at vi pludselig mister vigtige dokumenter. Desuden kopierer vi nøgledokumenter ned i vores eget arkiv,« siger Johan Fegar.

Også i forhold til deling af dokumenter har det betydet en del mere arbejde at gå over til webhoteller. Tidligere blev det meste information sendt over e-mail med faste procedurer for dokumentation for modtagelse. I dag foregår dokumentdelingen i stor stil gennem webhotellet, og det har krævet nye procedurer både hos interne og eksterne projektdeltagere.

»Vi har oplevet, at en underleverandør sendte ti nye tegninger ud til alle i projektgruppen, og at ingen derfor følte ansvar for opgaven, fordi det ikke var tydeligt, hvem der var den egentlige modtager. Det er en udfordring at få skabt en fælles disciplin, når der er så mange, der skal bruge systemet,« fortæller Johan Fegar.

Prøver at påvirke kundens valg

Johan Fegar understreger, at selv om det er kunden, der ofte vælger web-udbyderen, er det ikke altid, kunden selv er fortrolig med de mange funktioner, som webhotellet tilbyder:

»De er jo ikke alle superbrugere og har ofte udviklet deres egne måder at bruge systemet på, som vi skal lære at tilpasse os. Det kan være svært.«

Han forklarer, at tilpasningen ofte foregår ad hoc, som sagerne opstår, men at de forsøger at skabe en enighed om brugen af systemet i begyndelsen af projektet. Kunne det lade sig gøre, ville han foretrække, at der var et standard-webhotel, som blev benyttet af alle, men da det er umuligt, forsøger han så vidt muligt at påvirke kundens valg.

»Jo mere erfaring vi får med web-hoteller, jo bedre kan vi argumentere for, hvilket hotel vi gerne ser, at kunden vælger. For der er ingen tvivl om, at de virtuelle værktøjer på den lange bane gør projektstyringen lettere. Vi skal bare acceptere, at det tager tid at lære at bruge dem effektivt,« siger Johan Fegar.

sortSortér kommentarer
  • Ældste først
  • Nyeste først
  • Bedste først