VS: SV: VS: Sådan slipper du ud af dit @misbrug
more_vert
close

Få de daglige nyheder fra Version2 og Ingeniøren. Læs mere om nyhedsbrevene her.

close
Ved at tilmelde dig accepterer du vores Brugerbetingelser, og du accepterer, at Teknologiens Mediehus og IDA-gruppen lejlighedsvis kan kontakte dig om arrangementer, analyser, nyheder, job og tilbud m.m. via telefon og e-mail. I nyhedsbreve, e-mails fra Teknologiens Mediehus kan der forefindes markedsføring fra samarbejdspartnere.

VS: SV: VS: Sådan slipper du ud af dit @misbrug

Kan du ikke lade være med at klikke, hver gang den lille gule kuvert på pc-skærmen fortæller dig, at du har fået post? Hvis du ligner gennemsnittet, så er det ærlige svar et rungende ja.

Vi er nemlig rigtig mange, der er afhængige af det lille fix, som en ny besked i indbakken giver. Problemet er bare, at når indbakken lokker med nye beskeder i tide og utide, så er det den, der styrer din arbejdsdag - ikke dig.

Du mister hele tiden koncentrationen fra dine egentlige opgaver, og det koster virksomheden dyrt.

Derfor mener Anette Grønning, adjunkt på SDU, at danske virksomheder bør gå deres emailkultur efter i sømmene. Og hun ved, hvad hun taler om. Siden 1996 har hun forsket i vores brug af email, skrev speciale om det i 1999 og indledte i 2003 det første danske ph.d.-studium om emnet:

»Det er ikke nok at kunne prale af to tætskrevne sider med en forkromet politik på emailområdet. Det er også vigtigt at se på, om mailen bliver brugt på en hensigtsmæssig måde, for der er ingen tvivl om, at der er en stressfaktor,« siger hun.

Der er fem fokusområder, som det er vigtigt at kigge på, hvis du og din virksomhed skal komme emailmisbruget til livs:

@1: Stop Cc-forurening:

Spam ikke hinanden med tidsrøvende mails. Sender du en mail cc til nogen, så skriv i toppen, hvorfor du gør det.

De er absolut ikke noget galt med CC, men det fører til overkommunikation, hvis man reproducerer noget, som folk ved i forvejen - eller ikke har brug for at vide. Samtidig er der ingen grund til at sende mails til nogen, hvis man allerede har truffet en aftale ansigt til ansigt. Så prøv at undgå automatreplikken: "Kan du ikke lige sende mig en mail".

@ 2: Find tæppebomberen:

Næsten alle arbejdspladser har medarbejdere, der tæppebomber kollegerne med mails døgnet rundt. Find dem og stop dem.

Ofte sender en tæppebomber sine mails ud i den bedste mening, men inden du selv sender en mail af sted, så sæt dig i modtagerens sted. Har alle på listen overhovedet brug for den information, du sender. Det kan være en god idé i store organisationer at have et knudepunkt, hvor man filtrerer det, der bliver sendt ud internt. Måske er en besked kun interessant for en lille gruppe.

@ 3: Aftal mailtid:

Lad være med at skabe en forventning om, at mails besvares i løbet af et minut. Indfør regler, for eksempel om at besvare mails først og sidst på dagen, eller de sidste ti minutter af hver time.

De fleste har meget svært ved at lukke indbakken og lade være med at tjekke, om der er kommet en besked. Men ved at gøre det nogle timer hver dag i en periode, bliver man bevidst om, hvor meget tid det reelt tager. Det handler ikke om at indføre flere regler, men hvis man ønsker at ændre adfærd, så er man nødt til at sætte regler op i en periode, indtil de nye sundere vaner er på plads.

@ 4: Skær ned på de interne mails:

Der er ingen grund til at sende mail om noget, i kan tale om på gangen.

En gennemgang af mailkorrespondancen fra samtlige medarbejdere i et firma på ca. 300 medarbejdere viste, at 95 procent af al udgående post var intern (heri var dog også medregnet alle mødeindkaldelser).

Som virksomhed kan man jo overveje, om det er hensigtsmæssigt, at der bliver brugt tid på at skrive så mange mails medarbejderne imellem, i stedet for at bruge tiden på kunderne.

@ 5: Mail er morfar

Hvad med chat, facebook, twitter og andre nye og hurtigere kommunikationsformer?

For mange unge er mail allerede "morfar". De chatter eller sms'er i stedet. Emailen ligner mere det traditionelle brev i en hurtigere udgave. Virksomhederne bør derfor bevidst overveje, hvilke og hvordan de vil bruge de nye kommunikationsmuligheder.

Mange flygtige og uformelle interne beskeder passer meget bedre til chat, for eksempel en kort besked, en påmindelse eller et opklarende spørgsmål.

sortSortér kommentarer
  • Ældste først
  • Nyeste først
  • Bedste først

Jeg kan anbefale Anette Grønning om at søge på: Google Wave - det bedste bud på emailens afløser lige pt.
Det kan jo undre hun ikke selv nævner dette program da hun er "ekspert".

  • 0
  • 0

Jeg tror vist lige vi mangler at se Google waves fulde potentiale før vi udråber det som emailens afløser. Men indrømmet, det er da noget som godt kunne være nævnt som et evt. supplement

  • 0
  • 0

"Der er ingen grund til at sende mail om noget, i kan tale om på gangen."

Nej, det er helt klart altid bedre at forstyrre kolleger i deres arbejde, i stedet for at sende dem en mail, som de kan besvare i ro og mag når de har tid til det. Hvem har brug for at fastholde information...

"Hvad med chat, facebook, twitter og andre nye og hurtigere kommunikationsformer?"

Hvad med ikke at kaste intern kommunikation ud på usikre 3. parts servere, som er tilgængelige for alle på internettet?

Artiklen indeholder flere gode råd, men generaliserer lige rigeligt, og bærer - synes jeg - kraftigt præg at en meget teoretisk tilgang til kommunikationsformer, arbejdsgange og virksomhedskultur.

  • 0
  • 0

Jeg har aldrig fået et ikon op med "You got mail", men jeg lærte allerede for 10 år siden, at mail tjekker man morgen, efter fokost og før man går hjem. Man besvarer den også. Er der et problem man ikke lige kan løse- giver man en tidshorisont for svar! Og kan man stadig ikke løse det, så hvorfor.

Forresten har jeg aldrig haft spam af betydning- men jeg regnede engang ud- at brugte man 10 minutter på spam pr dag- er det en arbejdsuge om året.
En uge om året- er vel en slags penge?!

Det er en 6-7 år siden, jeg læste om et større fynsk firma, at deres medarbejdere måtte bruge en del af week-enden på mail. Ellers lå der 3-400 spammails mandag morgen. Jeg tog mig til hovedet!

Jeg har så fordelen af, at min mand er min mailudbyder, og han i årevis har haft virus og spam som sit bekæmpelsesområde.
Det er billigt- og han bruger meget tid på problemer, der ikke er hans: "hvorfor kan Y ikke sende mail til mig?"- nogen firmaer får da gavn af hans gratis råd. For vores mailsystem er en rævesaks, der stopper "uatoriseret" mail.

Hvis det er sat forkert op i den anden ende- får de gratis konsulent bistand. (Derfor bliver han aldrig rig- han er nørd!).

Jeg har lært det med mailen på arbejdsmarkedet. Hvor opkald også røg i en base med korte notater. Jeg arbejdede hjemmefra i næsten et år, hvor jeg fysisk ikke så min arbejdsgiver ret tit.
Han havde styr på det!
Han var også nørd- men af en anden slags. Mere sådan aspergeragtig. Han havde lært sig at omgås folk. (Det var nok kun mig, der opdagede det- at han i sit skema havde: Hilse på folk- spørge til familien- og gå i gang med teknikken. han var ikke uhøflig, men det med "mennesker" kom bare ikke naturligt.
Jeg selv er også totalt asperger, men på andre planer. Og min nørd elsker at snakke/tænker højt. Det er tiltider irriterende- når han afprøver et eller nørdet på mig, som jeg ikke har forudsætninger for. Desværre lukker jeg ørerne og siger ja, øh og nåh. Det troede jeg ikke, man kunne!).

Mvh
Tine- jamen JEG er ikke nørd. Ikke ret meget. Spørg mig ikke om dyr! Så får du totimers foredraget! ;-)

  • 0
  • 0

Spam er da nemt at få filtreret fra, de få filteret ikke tager er jo nemme at spotte og delete !

Men chat !! det er dog PISSE iterende et "ping!" lige midt i noget man koncentrere sig om, så det er da det værste, mails kan man svare på når man vil, man kan jo sætte Outlook til at hente mail med de mellemrum man ønsker.
Men Skype, MSM, Tade messangers ! osv, jeg kan til tider have op til 10 chat vinduer åbne, så er der en der lige vil høre om man kan få dem i sort også, en fabrik der spørger til nyt på en order osv. det er dog det værste !
E-mail med lidt disciplin så er det fint, men man skal passe på ikke at hente for tit, så kan man jo ikke lade være med at lige kikke i indboxen !

  • 0
  • 0
Bidrag med din viden – log ind og deltag i debatten