Vær konkret når der bestilles konsulenter

Fem konsulenthuse afgiver tilbud på en opgave. Kun ét kan løse opgaven inden for tidsrammen og budgettet. Men hvordan gætter man hvilket et af dem, det drejer sig om?

Lad os sige at du skal have malet din garage. Første maler kommer ud, ser den an og siger: "3.000 kroner." Et minut efter er han inde i varevognen og væk fra villavejen.

Så kommer den næste tilbudsgiver. Han har tommestok og en lille lommekniv med. Han måler garagen, pirker i træet, snuser til det og den slags. "5.000 kroner" siger han.

Det varierer stærkt, hvor mange penge et it-konsulentfirma kræver for en opgave - og firmaerne sigter især efter kundens forventninger til tidsforbruget, når de afgiver et tilbud. (foto: nationalbanken) Illustration: nationalbanken

Hvem vælger du?

Den billigste! Den dyreste!

Den bedste? Man ved desværre aldrig hvordan det ender. Måske vælger man ham til 3.000 kroner, arbejdet udføres til tiden og det holder i 10 år.

Eller også begynder han at tale om at garagens størrelse bestemt er kommet bag på ham, og at han kun gav tilbud på malingen, ikke den træbehandling, der viste sig nødvendig.

Med IT-projekter er det meget værre. Der er utallige komplicerede faktorer i spil og det er sjældent at de afsluttes både til tiden og indenfor tilbudet.

IT-projekter har en tendens til at blive cirka 30 pct dyrere end forventet.

Heldigvis er der dog undersøgelser, der hjælper indkøberen af konsulenter en del.

Jo mere erfaring, jo højere tilbud

Professor Magne Jørgensen fra Simula Research i Norge har forsket en del i tilbudsgivning på softwareudviklingsopgaver og har følgende at sige om emnet:

  • I 2003 skulle vi ved Simula Research Laboratory skaffe os et databasesystem til lagring og genfinding af forskningsstudier. Flere mulige leverandørene blev bedt om at dokumentere erfaring med lignende software og give et fastpristilbud baseret på samme kravspesifikasion. Overraskende nok fandt vi, at tilbudene fra leverandørene som kunne dokumentere erfaring med lignende applikationer i gennemsnit lå 60 pct højere end de uerfarnes.

Altså jo mere erfaring, jo højere tilbud.

Jo grundigere forundersøgelser, jo højere tilbud

Simula valgte at give en del af tilbudsgiverne et beløb til yderligere forundersøgelser.

Her viste det sig at de der fik mere tid til selv at sætte sig ind i Simulas behov og konsekvenserne af forskellige løsninger i gennemsnit gav tilbud, der lå 67 pct over de, der kun var blevet præsenteret for kravsspecifikationen.

Kan man selv sætte prisen?

I et andet forskningsprojekt i Simula-regi fandt Magne og konsorter et job frem, det erfaringsmæssigt ville tage 250 timer at udføre. De gik så ud til leverandørerne og bad om en pris. Men de inddelte leverandørerne i tre grupper.

Til den første gruppe sagde de: se godt på kravsspecifikationen. Det er et lille job. Vi forventer at det kan ordnes på omkring 50 mandtimer.

Til den næste gruppe sagde de: se godt på kravsspecifikationen og giv os så et overslag på tidsforbruget.

Til den tredje gruppe sagde de: se godt på kravsspecifikationen. Det er et stort job. Vi forventer at det kan ordnes på omkring 1000 mandtimer.

Alle grupper blev i øvrigt indskærpet, at kunden ikke havde forudsætninger for at bedømme opgavens omfang, og at de skulle give et realistisk bud.

Alligevel ramte tilbudene utroligt tæt på kundens forventninger.

Gruppen, der var blevet (for)ledt med 50 mandtimer mente typisk at opgaven ville tage 77 timer.

Gruppen der var blevet ledt med 1000 timer, regnede med at bruge 632 timer på opgaven.

Og kontrolgruppen, der gik til jobbet uden forventninger fra kunden, landede på 240 timer.

Jo mere konkurrence, jo lavere tilbud

I et tredje forskningprojekt undersøgte Magne blandt andet om antallet af tilbudsgivere havde en effekt på tilbudenes størrelse ved at indkalde henholdsvis 2, 5 og 10 leverandører til at give tilbud.

Der var en klar sammenhæng. Jo flere tilbudsgivere, jo lavere blev tilbudene.

Konklusioner

Magnes forskning i køb af softwareudvikling viser tydeligt, at man opnår de laveste tilbud ved at holde leverandørerne skidt informeret, holde sig til de uerfarne og mingelere dem med egne prisestimater og indkalde mange til at give et tilbud.

Bruger vi eksemplet med garagen, der skal males, vil det svare til at man sender 10 malere et billede af garagen og beder om en pris, man i hvert fald ikke regner med kan overstige de 2.000 kroner.

Malerne skal kunne se hinanden i postprogrammets Til:-felt.

Der skal nok være en, der bider på.Det er dog ikke opskriften på at få velfungerende software til tiden.

Jo lavere tilbud, jo mere bøvl

Et af hovedfundene i en fjerde Simula-undersøgelse viste, at projekter med det offentlige som kunde i gennemsnit havde tre gange så høje budgetoverskridelser som projekter for private kunder.

Offentlige kunder (i Norge) syntes at have et større fokus på laveste pris, når der skulle vælges leverandør.

Og dermed en stærkere tendens til at vælge leverandører med mindre relevant erfaring og deraf følgende større sandsynlighed for overskridelser, dårligere it-løsninger, og større vedligeholdelsesomkostninger.

På dansk: dyrere og mere enerverende løsninger. En udviklingsproces præget af forsinkelser og kampe.

Tilbudsgiveren med det laveste tilbud rammes af vinderens forbandelse: han har godt nok fået jobbet, men erfarer hurtigt at det er et job han kommer til at tabe penge på. Hans kamp for at reducere tabet begynder.

Det indebærer reduktion af funktionalitet og kvalitet. Mindre tid til kommunikation med kunden og at kunden kommer til at sidde med en større del af testarbejdet.

Så hvad gør de kloge?

En klog kunde kan spille på leverandørernes usikkerhed og måske opnå en midlertidig fordel ved at snyde en leverandør til at påtage sig et tab.

Men de hyggeligere og mere langsigtede strategier til indkøb af software involverer:

1) Få tilbudsgivere
2) Frasortering af de uerfarne
3) Betal evt. tilbudsgiverne et mindre beløb for at give et mere konkret og realistisk tilbud
4) Forsøg ikke at påvirke tilbudet med egen forventninger

Springer vi tilbage til de to malere på villavejen, er vores spørgsmål om det skal være ham til 3.000 eller ham til 5.000 kroner nu forvandlet til en proces hvor vi:

1) Spørger til deres erfaring med at male garager eller lignende bygninger.
2) Beder dem fremvise bygninger de har malet.
3) Eventuelt giver dem 200 kroner for at komme og pirke i træet.
4) Beder dem om et løsningsforslag med tilhørende tilbud.

Det er først her, at det er sjovt at vælge det laveste tilbud.

sortSortér kommentarer
  • Ældste først
  • Nyeste først
  • Bedste først

Det var da dejlig læsning, og vel egentlig ikke overraskende. Desværre er mange udbudsforretninger stadig præget af en falsk overbevisning om, at man blot ved at få nok tilbud hentet ind kan få et godt projekt til en lav pris. Så spørgsmålet er, hvornår begynder kunderne at trække på de gode erfaringer fra undersøgelser som denne ?

  • 0
  • 0
Bidrag med din viden – log ind og deltag i debatten