Stort offentligt IT-indkøb dømt til fiasko

Et stort fællesindkøb af elektroniske sagsbehandlingssystemer (ESDH) til stat, amt og kommune under Den digitale Taskforce risikerer at falde til jorden med et brag. Allerede nu har mange amter og kommuner nemlig valgt deres egen leverandør. Dermed er den potentielt trecifrede millionhandel meget usikker.

»Indkøbet af et elektronisk sags- og dokumenthåndteringssystem til den offentlige sektor kan blive endnu en IT-fiasko. Det skyldes, at det kan være svært for den enkelte institution at se, hvad de får ud af at gå med på det fælles indkøb af IT-systemer,« siger lektor Kim Viborg Andersen, Handelshøjskolen i København.

Han tilføjer, at især store kommuner kan have lige så meget gavn af selv at skræddersy deres IT-systemer, fordi de dermed kan tilgodese lokale behov.

Går egne veje

Der er ingen fast aftale om, at de enkelte institutioner i staten, amterne og kommunerne skal bakke op om den fælles aftale med en ESDH-leverandør, som vil blive indgået til nytår. Kim Viborg Andersen tilføjer, at netop den usikkerhed kan give et mindre engagement og dårligere bud fra det private erhvervsliv.

For det er simpelt hen for usikkert, hvor meget IT der kan sælges gennem rammeaftalen.

Allerede nu er en række offentlige kunder gået sine egne veje: Roskilde og Vejle amter samt fem kommuner i det vestlige Sønderjylland, Aalborg og Københavns Kommune, som har valgt ESDH-leverandører.

Vejle Amt lægger eksempelvis megen vægt på at mindske de dyre manuelle arbejdsgange med de nye IT-systemer:

»Vi kender godt det fælles udbud, men vi har nogle meget markante ideer om, hvordan tingene skal gøres. Især lægger vi megen vægt på den organisatoriske proces. Derfor kan vi ikke vente på det fælles indkøb,« siger projektleder Morten Krøyer Friis, Vejle Amt.

Også chef Michael Karvø, Center for digital forvaltning, kritiserer, at det offentlige ikke har sikret en opbakning til indkøbet, som er organiseret som en projektkonkurrence.

»Det er gentagne gange et problem for konkurrencemodellen, at det offentlige ulejliger private leverandører til at bruge tocifrede beløb på at give tilbud på en aftale om f.eks. ESDH-systemer, som ingen ved, hvor mange kunder der reelt er til. Det lægger gift for de næste projektkonkurrencer,« siger Michael Karvø.

Indsats for langsom

Erik Bonnerup, der er kendt for sin formandspost i Teknologirådets udvalg for offentlige IT-projekter mener, at usikkerheden om kundemængden betyder, at de reelle pristilbud ikke kommer på bordet. Erik Bonnerup mener, det offentlige i stedet skulle afklare standarderne til systemerne. Uden standarder får det offentlige ikke mulighed for stordriftsfordelene og konkurrence.

»Det er forståeligt, at nogle amter og kommuner begynder at købe deres egne ESDH-systemer, når det går for langsomt med den fælles indsats. Derfor må det offentlige være mere offensiv i IT-udviklingen. En fælles beslutning er jo mulig - i staten har man sagt, at der kun skal være ét økonomisystem, nemlig Navision Stat,« siger han.

Projektleder Lars Frelle-Petersen, Den digital Taskforce, erkender, at det er ukendt, hvor mange offentlige institutioner der støtter op omkring fællesindkøbet.

»Der vil altid være en risiko. Men der er garanteret et mindstevolumen, da det på forhånd er garanteret, at 11 offentlige organisationer køber systemet. Og der er ingen tvivl om, at interessen vidner om, at der er mange, der er med. Desuden får leverandøren jo mulighed for en langt større omsætning, end hvis alle offentlige institutioner gennemførte deres egne små udbud,« siger Lars Frelle-Petersen.

Kim Viborg Andersen påpeger også, at fællesindkøb af IT let kan føre til spild, fordi mange enheder i den offentlige sektor måske slet ikke vil købe det system, som indgår i rammeaftalen. Det kan populært sagt være alt for forkromet til en række små kommuner.

Projektet har syv prækvalificerede leverandører. Til august vælges tre leverandører ud. Ved årets udgang forventes det at der bliver tegnet kontrakt med en til tre af dem.