Vores læser Egon Jensen har spurgt:

Hvorledes arkiveres statslige beslutninger – vedtagne love o.a., der skal bevares for eftertiden?

Chefkonsulent Jan Dalsten Sørensen, leder af Rigsarkivets område for Digital Bevaring og Oparbejdning, svarer:

Staten har altid haft behov for at dokumentere sine beslutninger og rettigheder. Den bevaringsværdige statslige dokumentation opbevares i Rigsarkivet. Som nationalt arkiv er det Rigsarkivets opgave at sikre både den skriftlige og den digitale kulturarv, så kommende generationer kan få adgang til den.

Det ældste ægte dokument, der opbevares i Rigsarkivets magasiner i København, Odense, Viborg og Åbenrå, er fra midten af 1100-tallet. Gennem årene er Rigsarkivets samling af papirarkivalier vokset, og de fylder i dag omkring 450 hyldekilometer.

Siden 1960’erne er brugen af it steget støt, og i dag er den danske forvaltning stort set 100 pct. digital. Digitaliseringen har medført en meget stor stigning i mængden af information, og det er Rigsarkivets opgave at bevare denne digitale information på en måde, så den også kan læses om f.eks. 100 år.

Udfordringen med de digitalt skabte arkivalier er, at de medier, som data er lagret på, kan nedbrydes, og den teknologi, som er nødvendig for at læse medierne, kan blive forældet. På samme måde kan de formater, som den digitale information findes i, blive forældede, og viden om fortolkning af data samt deres kontekst kan gå tabt.

Når Rigsarkivet bevarer digital information, bliver det derfor gjort i en form, som betyder, at den kan genanvendes, og dette forudsætter bevidste valg i forhold til metoder, teknologier og dokumentation.

Rigsarkivet har derfor implementeret en strategi, der har til hensigt at sikre, at de digitalt skabte data (herunder digitale dokumenter), der har historisk værdi, bliver bevaret på en måde, der sikrer, at den værdi, som de repræsenterer, bliver realiseret både nu og i fremtiden.

I henhold til Rigsarkivets regler skal alle statslige myndigheder anmelde deres it-systemer til Rigsarkivet, som vurderer, om systemernes indhold skal bevares for eftertiden. Hvis det er tilfældet, skal der efter en periode – normalt fem år – foretages en aflevering af data til Rigsarkivet.

Data afleveres i form af en såkaldt arkiveringsversion, dvs. en kopi af data, som er struktureret og dokumenteret i overensstemmelse med Rigsarkivets regler, og hvor data og dokumenter er konverteret til bevaringsformater. Tabeldata fra systemerne bevares i en relationel struktur, opmærket i XML, mens dokumenterne bevares i TIFF, og i mindre grad JPEG-2000 samt MP3, MPEG-2 og MPEG-4 og GML for hhv. lyd, video og geodata.

Arkiveringsversioner skal være systemuafhængige og selvdokumenterende, således at data kan forstås og anvendes uden adgang til det konkrete it-system, hvor data i sin tid blev skabt.

For at sikre arkivalierne så godt som muligt anvender Rigsarkivet en distribueret digital bevaring, hvor data findes i flere identiske eksemplarer på flere forskellige medietyper, både optiske (Blu-ray) og magnetiske (LTO-bånd), på flere forskellige geografiske placeringer. Samlingen overvåges løbende, og data flyttes løbende til nye medier og medietyper efter behov.

Rigsarkivet udfører løbende en bevaringsplanlægning, som bl.a. afgør, hvornår der skal ske en migrering af data til nye formater. Idet der anvendes få, standardiserede formater til bevaring, sker formatmigrering særdeles sjældent, men før eller siden vil de nuværende bevaringsformater være truet af teknologisk forældelse og skal i den forbindelse migreres til nye formater.

Vi har gennemført én større format- og strukturkonvertering, hvor alle data modtaget før ca. 2000 blev konverteret til moderne bevaringsstandard. Der var kun tale om en konvertering af data, dvs. information, som også oprindeligt var digitalt skabt (og altså ikke scanning af de mange hundrede hyldekilometer papir).

Siden 1973 har Rigsarkivet modtaget offentlige digitale arkivalier, dvs. data fra statens it-systemer. De ældre digitale arkivalier forelå i et ukendt antal formater og strukturer. Dette skyldtes, at de bevaringsstandarder, som fandtes for digitale arkivalier indtil slutningen af 1990’erne, ikke var tilstrækkeligt definerede.

Format- og strukturprojektet løb over 4 år – fra 2005 til 2008 – og omfattede migrering af alle formater og strukturer, der ikke levede op til kravene i bekendtgørelse nr. 342 af 11. marts 2004 (som var den bevaringsstandard, som gjaldt dengang).

I praksis betød det, at alle hierarkiske databaser blev migreret til relationelle, at alle tegnsæt blev migreret til ISO 8859-1 (Latin 1), at alle pakkede felter blev pakket ud, at alle variable record-længder blev gjort faste, at al dokumentation blev scannet og struktureret i overensstemmelse med kravene, samt at der blev skabt metadata, dvs. maskinlæsbar dokumentation af data.

På den måde kom de gamle data til at ligne de moderne data mht. formater, struktur og dokumentation. Projektet kostede ca. 30 årsværk.

Udover dette projekt har vi ad flere omgange foretaget medie-migreringer. I 'gamle dage' (dvs. før 1998) modtog og bevarede vi data på store magnet-spolebånd, siden på CD-R og dvd. I dag bruger vi, som tidligere nævnt, LTO-bånd og Blu-ray-diske som lagringsmedier, og det kommer selvfølgelig til at ændre sig relativt hyppigt fremover.

Specifikt for love m.v. bør det i øvrigt nævnes, at alle danske love, cirkulærer, bekendtgørelser m.v. publiceres på hjemmesiden www.lovtidende.dk. Hjemmesiden høstes fire gange årligt til arkivering i netarkivet, hvor Det Kongelige Bibliotek og Statsbiblioteket iht. pligtafleveringsloven indsamler og bevarer den danske del af internettet.