Siemens styrede millionprojekt med grønne og gule papkort

Sidste år omdannede Siemens medarbejdernes fitnessrum til førerbunker for virksomhedens hidtil største projekt på dansk jord inden for healthcare området. Den tyskejede virksomhed skulle byde på et af danmarkshistoriens mest omfattende udbud af kræftscannere. Et udbud med et samlet budget på omkring en halv milliard kroner. Kondicykler blev udskiftet med computere og tilbudsmapper. Væggene blev klistret til med grønne, gule og blå papkort, og projektdeltagerne flyttede ind på midlertidige pladser. Herfra skulle slaget stå om at vinde så stor en del af udbuddet som muligt. Et slag, som krævede det store kørekort i projektledelse med høj grad af kompleksitet og meget kort deadline på 40 dage, forklarer Bjarne Roed, divisonsdirektør i Siemens Healthcare.

»Det var en kæmpe logistisk opgave, der krævede, at vi skabte en vinderkultur på projektet. Projektdeltagerne skulle føle, de var noget særligt, derfor flyttede vi dem ud af deres vante kontorer for at synliggøre dem som projektgruppe,« siger Bjarne Roed.

Mere end 30 danske sygehuse skulle have individuelle tilbud på diverse scannere, service og uddannelse af personale. En kombination af regler fra EU og regioner komplicerede opgaven, og fejltolerancen var ifølge Bjarne Roed meget lav:

»Vi vidste, at vi kunne blive dømt ude på meget små detaljer,«

Papkort giver overblik

Målet var at udvide Siemens' markedsandele i konkurrence med de andre giganter inden for medikoteknologiske produkter - GE Healthcare, Philips og Toshiba. Helt konkret sigtede Siemens efter at vinde mere end 33 procent af udbuddet og for alt i verden lære af fortidens fejl. Få år forinden var en af konkurrenterne løbet med samtlige ordrer i en stor udbudsrunde i det daværende Københavns Amt.

»Vi brugte det som skrækeksempel. Forarbejdet dengang havde ikke været godt nok, fordi der kun var afsat en enkelt mand til at organisere projektet ved siden af det daglige arbejde. Vi havde lært af bitter erfaring, at vi måtte have en fulltime projektleder med en sikker metode til at skabe en struktureret proces,« siger Bjarne Roed.

Valget faldt på projektkonsulent René Figgé, der igennem flere år har arbejdet med at lede store projekter i danske virksomheder blandt andet gennem såkaldte visualiseringsmetoder. I Siemens' nedlagte fitnessrum blev en tidslinje bestående af farvede papkort hængt op på væggen, så projektdeltagerne hele tiden kunne følge med udviklingen inden for de forskellige projektaktiviteter.

»Visualisering handler om at styre processen, frem for at processen styrer dig. Papkortene skaber et konkret overblik over, hvor vi holder tidsplanen, og hvor vi skal sætte ekstra ressourcer ind,« siger René Figgé.

Kompleksiteten i projektet bestod i at styre de mange parallelle opgaver. Det gjaldt for eksempel juridisk gennemgang af kontraktudkast, pris og rabatpolitik samt kritiske spørgsmål til udbudsmateriale. Alt sammen forhold, der var indbyrdes afhængige og krævede høj grad af intern og ekstern kommunikation.

Et fælles fokus

En anden måde at synliggøre projektforløbet på var gennem branding af projektet internt i organisationen. Det gjaldt både i forhold til topledelsen og kollegaerne. Blandt andet blev plakater, der viste den aktuelle projektstatus hængt op på gangene, og kollegaer fra linjeorganisationen blev inviteret på besøg i projektlokalet.

De forskellige visualiseringsmetoder medvirkede til, at kampånden blev holdt intakt under hele processen og sikrede, at deadline blev overholdt.

»Synliggørelsen både af projektprocessen og af projektgruppen skabte et fælles fokus blandt deltagerne, som jeg ikke har oplevet under tidligere projekter,« forklarer Bjarne Roed.

Men den megen opmærksomhed omkring projektet havde imidlertid den utilsigtede konsekvens, at der var medarbejdergrupper, der følte sig overset. Undersøgelser viste, at medarbejdertilfredsheden faldt det år, og ifølge Bjarne Roed skulle der have været brugt flere ressourcer på at skabe begejstring for projektet i de øvrige af Siemens Healthcares afdelinger.

»Vi pressede medarbejderne til det yderste i den periode både i projektgruppen og i de afdelinger, der måtte afgive ressourcer. Derfor var det ekstra fantastisk at overgå vores egen målsætning og vinde knap halvdelen af de udbudte scannere,« siger Bjarne Roed.

Sammenlagt endte Siemens med at vinde udbud for flere hundrede millioner kroner.