Sådan vinder du 30 minutter om dagen

De fleste bruger mailsystemet Outlook på deres arbejde, men mange udnytter ikke programmets funktioner godt nok.

Den tid, man investerer i at sætte sig ind Outlooks finesser, er imidlertid godt givet ud, påpeger Søren Dybdal. Han ejer konsulentfirmaet Nye Visioner og har udviklet et simpelt men effektivt system, der samler alle arbejdsdagens gøremål med Outlook som omdrejningspunkt.

Rigtigt anvendt vil redskaberne frigøre kostbar tid - op til 30 minutter om dagen, mener Søren Dybdal.

Ulrich Steen Jensen er projektleder for omkring ti funktionærer fra NCC. Han mener selv, at han er mere velforberedt til møderne, efter at han har organiseret aftaler, opgaver og mails efter det nye system. (Foto: Lars Bertelsen) Illustration: LARS BERTELSEN

»Du skal have ét system til alt. For mange bolde i luften gør det umuligt at planlægge og prioritere,« siger han.

Det ineffektive arbejdsliv

I hovedet har du opgaver, du skal huske, i din indbakke ligger en masse mails, som du også skal forholde dig til. På dit skrivebord ligger stakke med papirer; ting du skal læse, ting du skal ekspedere videre. Om lidt har du et møde, og det har du måske også i morgen. Men kun de færreste har disse opgaver samlet i ét system. Det stresser og medfører ineffektivitet, siger Søren Dybdal.

Han mener, at effektivt brug af principperne kan give dig 20 til 30 minutter mere om dagen. Tid, du kan bruge, som du vil:

»Hvis du er effektiv og sparer tid, kan du gå tidligere hjem, tage toppen af overarbejdet i travle perioder eller få sjælen mere med i arbejdet. Principperne er ikke udtænkt ud fra et arbejdsgiversynspunkt, der skal vride mere ud af de ansatte. Pointen er, at jo mere styr du har på tingene, jo mere velfungerende er du, og jo mindre er din risiko for at få stress.«

Brug Outlook rigtigt

Pling! Et lille vindue i nederste højre hjørne på din skærm afslører, at du har fået endnu en mail. Kan du lade være med at tjekke? Måske er det en ligegyldig mail. Måske er det en vigtig mail, som du beslutter at kigge på igen i eftermiddag. Ingen af delene er specielt effektivt, mener Søren Dybdal.

Du skal nemlig undgå de forstyrrende mails og ordne de indkommende i et system, lyder hans råd. Outlook er lige ved hånden og indeholder funktioner, de færreste kender til. Funktioner som "opgaver" og en meget nyttig kalenderfunktion, som de fleste kender, men ikke benytter fuldt ud.

»Det er afgørende at lave et system i dit Outlook, der skaber en prioriteret sammenhæng mellem dine indkommende mails, møder, gøremål og opgaver i løbet af dagen og ugen,« fortæller Søren Dybdal.

Essensen er styring af informa­tion. Når du får en mail, skal du tage stilling til den med det samme og putte den i den rigtige mappe. Er det en opgave, du skal udføre, skal den med samme integreres i Outlooks opgavefunktion, der - hvis du sætter programmet rigtigt op - hver dag vil holde dig informeret og automatisk fortælle dig, hvilke opgaver der skal løses.

Stakkene af papir skal væk

"Hvor pokker er nu den rapport?" - "Jeg var da sikker på, at jeg lagde den liste her!" Du roder i bunkerne efter de to dokumenter. Ringer der en klokke? Det nytter ikke noget at have styr på sine digitale dokumenter, hvis skrivebordet sejler, påpeger Søren Dybdal.

De fleste har en form for bakke­system, hvor forskellige dokumenter nødtørftigt arrangeres, men det gælder om at ordne papirer på samme måde, som du har organiseret mapperne i Outlook.

»Begge opgaver skal ind i din op­gaveliste i Outlook. Derfor giver det mening med tanken om et system, hvor alt er planlagt og prioriteret,« siger han.

Systemet kan virke banalt, men det er der mange smarte tiltag, der gør, siger Søren Dybdal:

»Når du først får det lært og bruger det, får du meget mere tid og meget mere overskud.«

Ingeniøren med ro i maven

Ulrich Steen Jensen er ingeniør i entreprenørvirksomheden NCC og for tiden arbejder han som produktionschef på Nykredits nybyggeri på Kalvebod Brygge i København. Han har skåret gevaldigt ned i forbruget af gule post-it sedler, efter at han på et kursus lærte Søren Dybdals teknikker at kende. Desuden er hans inbox ikke længere bare en lang kaosliste, udelukkende sorteret efter dato.

Som produktionschef er det nemlig helt afgørende for ham at have overblik over de mange forskellige gøremål.

»Det er yderst vigtigt, at jeg har styr på mine ting. Jeg har et hav af møder, hvor der bliver indgået mange aftaler, som jeg skal følge op på,« fortæller han.

Især ved møderne har han gavn af det nye system, synes han.

»Jeg er blevet meget mere velforberedt til møderne. Jeg er et skridt foran mange, der måske kun har nået at printe dagsordenen ud. Jeg har været igennem alle punkterne, fordi det jo netop er en del af systemet at tage stilling til opgaver med det samme,« siger Ulrich Steen Jensen.

Ro i maven

Han har faktisk altid følt, at han var meget struktureret og havde styr på sine ting i forvejen, men brugen af principperne har hjulpet ham alligevel og givet ham mindre stress.

»Det giver ro i maven og overblik. Jeg bliver stresset, når jeg ikke har styr på mine ting. Jeg synes, jeg er blevet mindre stresset, fordi systemet gør det lettere for mig at sige nej til en ny opgave. Jeg kan meget nemmere overskue, hvad jeg skal have gjort inden,« fortæller Ulrich Steen Jensen, der kun kan kun anbefale principperne til andre ingeniører - også selv om det tager nogle måneder at bryde de gamle vaner:

»Systemet var lige, hvad jeg manglede for at komme skridtet videre. Men jeg er noget af et vanemenneske, og det har ikke været helt ligetil at bryde de gamle vaner. Jeg skulle tage mig selv i nakken, og der går lige et par måneder, inden det sidder fast. Men systemet er enkelt og noget, alle kan lære,« fremhæver Ulrich Steen Jensen.

Søren Dybdal, der har udviklet principperne, har sammen med journalist Niels Overgaard skrevet bogen "Få styr på tingene - og bliv mere effektiv".

Fakta: Bakke-systemet

For at få fuldt udbytte af Søren Dybdals teorier skal du ordne dine mails og dine fysiske papirer på samme måde. Du skal have fem bakker:

  • Indbakke til dine indkomne papirer

  • Opgaver til sager, du arbejder på

  • Afventer/Opfølgning til opgaver, du ikke med det samme kan få fra hånden.

  • Møder med alle dagsordner og mødereferater.

  • Andet afhængig af din jobsituation. Men pas på: En "Diverse"-bakke bliver hurtigt en rodebutik.

Kilde: "Få styr på tingene - og bliv mere effektiv"

sortSortér kommentarer
  • Ældste først
  • Nyeste først
  • Bedste først

Jeg har undgået meget reklame med adblock i min Firefox - denne artikel slap igennem...

Så vidt jeg er orienteret, er der andre programmer end Outlook, som er i stand til at løfte de ovenfor nævnte opgaver uden problemer - at nævne Outlook som eneste mulighed for at få ½ time ekstra om dagen, får artiklen til at fremstå som luderjournalistik - undskyld det grimme ordvalg, men jeg kender ikke lige noget andet ord for artikler, som lovpriser et bestemt produkt, uden at gøre opmærksom på at det er en reklame.

Hvis Outlook tilbyder noget unikt, som er undgået min opmærksomhed, andet end en stor udbredelse, så giv endelig mit indlæg en gang tæsk.

  • 0
  • 0

Vel talt, Michael Jensen! ...og der kunne tilføjes, at reklamen for Søren Dybdals kursusvirksomhed og bog også er til at få øje på.

  • 0
  • 0

Adblock er en s****god plugin - til den ligeså gode browser Firefox.

Nå, men det var Outlook vi kom fra. Et håbløst upraktisk program. Opsætning og indstillinger er mildt sagt uforståelige, ligesom for alle andre programmer i Office-serien. Menuerne er ulogiske og umulige at finde rundt i. Og stort set alle komponenter overtræder CUA. Brug Openoffice eller Google i stedet.

  • 0
  • 0

Vi bruger Google Calendar i min gruppe på AAUE, det klarer det mindst lige så godt som Outlook, og koster GRATIS.

Det er nævnt at dele en kalender med andre mennesker, man kan se den alle steder, og så er det platforms-uafhængigt - wee...

Og ærligt talt så håber jeg at ingeniøren dropper det her bræk-journalistik.

  • 0
  • 0

Et kalendersystem er uundværligt i en koncern. Men det presser citronen. Du får stress, blot på anden måde end ellers.

A. Hvis du har en ledig tid i din kalender, vil andre booke dig til et møde. For så vidt godt, men også 12 måneder frem i tiden, endda 36 måneder?

B. Hvis du behøver et møde med otte selskabsdirektører, da er de hver for sig booket totalt i kalender i årevis. At forsøge at arrangere et møde med dem, kræver at du har minimum nogle dage til at ordne det, eller også skal du selv og alle disse direktører have hver en erfaren sekretær, så alle disse der kan telefonere og skrive omkring, og forsøge at smidiggøre kalenderne, flytte hele kæder af møder, så dit møde kan presses ind. Man er støbt som i cement!

C. Man kan forsøge sig med at reservere timer i sin egen kalender som personlige arbejstimer. Hvis man gør, da vil kollegaer og chefer forsøge at kigge i din kalender, ved at presse sig til at fuldmagtsadgang, og opdage dine timer, og insistere på at reservere møder med dig i stedet. Påstand: At deres behov for din hjælp er vigtige end din egen karriere og helbred.

D. Metoden er, at have venner i tre forskellige afdelinger, langt borte fra hinanden, og arrangere fælles møder. Hver gang er det underforstået, at møderne i sidste øjeblik bliver aflyst, at man altså har fri til at arbejde hos sig selv. Dette trick bliver sjældent opdaget, kan anbefales.

Kombinationen af e-mail og semi-automatisk eller fuldautomatisk indreservering i andres kalendere, er genialt udtænkt, men en pest i store koncerner.

  • 0
  • 0

Først et citat fra bogen: "Vi har valgt at bruge outlook som planlægnings- og prioteringsværktøj, da det erdet program, langt de fleste bruger." de nævner så også bla. Lotus Notes...

Jeg har nu fået læst bogen igennem. Jeg må indrømme at jeg føler lidt jeg spildte tiden. Tror faktisk ikke rigtigt at jeg læste ret meget der ikke er angivet i f.eks. "7 gode vaner - Personligt lederskab og livskraft" samt "det vigtigste først" af Stephen R. Covey... bogen her havde så blot sat en kort appendiks på, hvor de vigtigste opsætning af opgavefunktionen i outlook er beskrevet. Sku en tynd kop te.

Min personlig anbefaling er at man bruge de råd man giver i overstående artikel (der uddybes ikke ekstra i bogen(næsten)). Derudover finder ud af at sætte sig ind i det valgte kalenderprogram, om det så er outlook, Lotus Note eller andre kan være lige meget. Bogen får 2 ud af 6 stjerner

  • 0
  • 0
Bidrag med din viden – log ind og deltag i debatten