Sådan giver du projektmedarbejderne arbejdsro

Moderne projektledelse er udsat for mange trusler, mener Lars Nygaard, country manager for Projectplace i Danmark, som udvikler cloudbaserede projektværktøjer.

»Teknologien udvikler sig konstant, markederne er flygtige, internationaliseringen gør samarbejdet vanskeligere og direktionen kræver fremdrift døgnet rundt,« uddyber han og giver her fem gode råd til at klare opgaven som projektleder.

Er du træt af rutinen? Få nyt job og nye vaner på Jobfinder.

Sæt medarbejderen fri

De færreste medarbejdere sidder lænket til skrivebordet fra 9-17. Derfor skal alle medarbejdere have adgang til en elektronisk samarbejdsplatform med alle relevante projektinformationer. Udstyr medarbejderne med både laptops og smartphones, så de altid kan logge sig på projektværktøjet.

Det gælder f.eks. i høj grad i for medarbejdere i felten, som skal have adgang til alle informationer og dokumenter.

Lad medarbejderen vælge sit værktøj

Medarbejdernes behov skal dirigere investeringerne i hardwareudstyret - ikke IT-afdelingens præferencer. Med andre ord: Lad projektdeltagerne bruge de mobile enheder og operativsystemer, der passer dem bedst. De fleste browser-baserede cloud-løsninger er nemme at integrere med de fleste virksomheders it-systemer. Dermed kræver det heller ingen større installationer eller investeringer at høste det fulde udbytte af cloud-teknologien.

Læs også: Fælles projektmodel halverede nedskrivninger på Balslevs projekter

Skab åbenhed og vis tillid

Fuld gennemsigtighed styrker den personlige ansvarsfølelse og motivation til at levere for holdet; derfor er det vigtigt at etablere en kultur, hvor man aktivt involverer medarbejderne i beslutningsprocesserne og sørge for, at de hele tiden har indblik i, hvor langt projektet er, og hvad de øvrige deltagere er i gang med.

Ved eksempelvis større konstruktionsprojekter, hvor samarbejdet mellem mange involverede parter som leverandører, konstruktører og konsulenter skal køre gnidningsfrit, er det nødvendigt, at alle har adgang til samme informationer.

Vær fleksibel

Succes kræver fleksibilitet til at handle på kompetente input og uforudsete udfordringer. Forudsætningen for fleksibilitet er åben kommunikation. God kommunikation handler om at gøde jorden for den rette kultur, men det kræver også en softwareløsning, der sikrer fuld gennemsigtighed for alle teammedlemmer til alle tider. En løsning, som også tilskynder til kommentarer og feedback.

Læs også: Projektlederen kan ikke håndtere alle udfordringer alene

E-mail er muligvis den mest anvendte kommunikationsform i de fleste virksomheder, men lange e-mail korrespondancer kan være en drænende tidsrøver i store projekter. Det tager lang tid at komme igennem, og kommunikationen er uoverskuelig, hvis man samler al kommunikation i én og samme tråd, hvor alle kan byde ind.

Begynd med slutningen

Dårlig projektplanlægning er den sikre vej til forkert allokering af tid og ressourcer. Start derfor altid med at etablere et slutmål og arbejde bagud der fra. Definér rigeligt med konkrete delmål på tilbagevejen. Tiden er som regel den sværeste projektfaktor at styre, og derfor gælder det om at skabe realistiske og nøje afmålte deldeadlines. På den måde har medarbejderne altid konkrete succeskriterier inden for synsvidde.

Mister medarbejderne først orienteringen, skrider tiden. I forbindelse med omfattende projekter med en klar deadline handler det eksempelvis om hele tiden at sætte konkrete delmål op, som sikrer at projektet ikke sakker agterud.

sortSortér kommentarer
  • Ældste først
  • Nyeste først
  • Bedste først
Bidrag med din viden – log ind og deltag i debatten