Projektdata bliver tilgængelige på alle platforme for alle aktører
more_vert
close

Få de daglige nyheder fra Version2 og Ingeniøren. Læs mere om nyhedsbrevene her.

close
Ved at tilmelde dig accepterer du vores Brugerbetingelser, og du accepterer, at Teknologiens Mediehus og IDA-gruppen lejlighedsvis kan kontakte dig om arrangementer, analyser, nyheder, job og tilbud m.m. via telefon og e-mail. I nyhedsbreve, e-mails fra Teknologiens Mediehus kan der forefindes markedsføring fra samarbejdspartnere.

Projektdata bliver tilgængelige på alle platforme for alle aktører

Projektværktøjerne er på vej op i skyen, på vej ned i hånden og på vej til at blive fuldstændig integrerede.

Sådan lyder projektlederes og eksperters bud på de nyeste tendenser inden for projektværktøjer, der kan skabe overblik og struktur i projekterne.

»Udviklingen er der allerede. Vi er lige midt i den. Den store spredning af data stiller store krav til, at værktøjerne kan mere end før, men også til projektlederens forståelse af systemerne i dem,« siger Eva Riis, ph.d.-stipendiat, Institut for Ledelse og Virksomhedsstrategi på Syddansk Universitet, SDU.

Kjeld Omø Olsen, seniorprojektchef i Rambølls afdeling for projekt- og byggeledelse, siger, at nøgleordet stadig er integration:

»Det er afgørende for os at kunne samle alt i én database, så alle kan hente de informationer, de har brug for på ethvert tidspunkt. Det være sig projektmedarbejdere, teamledere, projektledere, Senior Managers, linjeofficerer og andre interessenter,« siger han.

Som eksempel på projektrelaterede data, der nu samles på ét sted, nævner Kjeld Omø Olsen arbejdspakker, aktivitetsbeskrivelser, ressourcer, omkostninger, udlæg, risikovurderinger, timeregistreringer, lukning af projektet og de erfaringer, man har gjort sig i projektet.

»Data skal være lettilgængelige. Overførslen skal være let og hurtig, og hver enkelt bruger skal have mulighed for at få de rette og tilstrækkelige opdaterede oplysninger til enhver tid og skal let kunne eksportere dem til andre applikationer som for eksempel præsentationsværktøjer. Men først og fremmest skal projektværktøjerne understøtte den måde, vi ønsker at lede projekterne på,« siger Kjeld Omø Olsen.

Integration kræver tid

Netop de stadigt mere integrerede systemer kræver mange ressourcer af organisationen, lyder det fra Eva Riis, SDU:

»Det kræver mere dokumentation, så projektlederen skal skrive mere. Det kan være en god øvelse, man får overblik, men det koster kostbar tid. Og udfordringen er, at kunderne og andre uden for projektgruppen skal kunne forstå kommunikationen – og have tid og tilskyndelse til at bruge dokumentationen.«

»Databaser er faktisk blandt de værktøjer, der bruges mindst i praksis, viser forskningen. Det kunne tyde på, at vi endnu ikke har fundet den rigtige måde at få sådanne værktøjer brugt af de mange i organisationerne,« siger Eva Riis.

En canadisk undersøgelse om anvendelse af projektledelsesværktøjer blandt 2.300 projektledere verden over viser, at det stadig er værktøjer til den indledende planlægning og afslutning af projekter, der bruges mest.

»Det er typisk også de værktøjer og metoder, der er nemmest at bruge selvstændigt. De kræver ikke så megen integration med resten af organisationen,« siger Eva Riis.

Den canadiske undersøgelse viser også, at det giver mening at tænke i sæt af projektledelsesværktøjer og ikke enkelte metoder og værktøjer, som mange hidtil har gjort – det er for eksempel enklere at styre og planlægge træning i 20 integrerede værktøjssæt end 100 individuelle værktøjer og metoder.

Velintegrerede værktøjer

Finn Djurslev, Program Director i NNE Pharmaplan og medstifter af projekt:netværket, er enig i dette, men siger, at det kræver meget veludviklede og især velintegrerede værktøjer:

»Samtidig med at verden bliver mere globaliseret, og projekterne kører på tværs af landegrænser, er der stadig et stort behov for det tætte samarbejde – og det stiller krav til projektledelsen. Her kan projektværktøjer være en hjælp, fordi de kan understøtte den kommunikation, videndeling og gnidningsfri adgang til data, der gør, at projektlederen kan fokusere på sin lederrolle,« pointerer han.

»Men det stiller krav til projektværktøjerne, som skal være meget fleksible og for eksempel kunne fungere på tværs af databaser eller specifikke faglige programmer.«

De skal med andre ord være integrerede med virksomhedens øvrige værktøjer.

Mobile værktøjer

Et andet krav er en stærk orientering mod mobilitet:

»Vi oplever, at værktøjer, der kan integreres med mobile devices, er et varmt emne,« forklarer Finn Djurslev.

Tablets og smartphones har længe været en fast del af de fleste menneskers liv, men integrationen af projektværktøjer til disse platforme er i rivende udvikling og rummer nye muligheder.

For én ting er, at mobile værktøjer giver adgang til overblik, projektkommunikation og dokumentation over alt og altid. Noget andet er, at disse devices også giver mulighed for at køre data og virkelighed sammen:

»I NNE Pharmaplan kører vi i øjeblikket et stort udviklingsprogram, Facility of the Future, som handler om nye ideer med udgangspunkt i vores kunders behov. Her undersøger vi blandt andet mulighederne for systematisk at integrere tablets med bygningstegninger og 3D-modeller,« forklarer Finn Djurslev.

Det åbner for nye muligheder. For eksempel at man kan stå i en fabrik, holde sin tablet op mod væggen og på tabletten præcist se, hvad der gemmer sig af installationer inde bag muren, fordi tabletten kombinerer GPS, koordinater med 3D-modeller og tegninger.

Eller at man med en såkaldt Augmented Reality-løsning kan stå på en bar mark med en kunde og ved at gå rundt med tabletten give en guidet tour inde i den nye fabrik, som der end ikke er taget spadestik til endnu.

Krav til integration

Men selvom disse nye teknologier rummer store muligheder, skærper de også kravene til projektværktøjernes integration med virksomhedens platforme – kombineret med høj brugervenlighed og en specifik tilpasning til virksomhedens strategi.

»Netop tilpasningen til brugerkrav og den langsigtede strategi er essentielt ved valg af værktøj. Som virksomhed skal du vide, hvad der er brug for både på den korte og den lange bane, og hvis du ikke ved det, må udbyderen hjælpe dig med at formulere det,« siger Finn Djurslev.

»Jo flere teknologiske og komplekse platforme, du integrerer med et projektværktøj, des vigtigere er det at bevare overblikket. Og jo mere, du tilpasser dit værktøj, desto vigtigere er det, at du tilpasser rigtigt og har brugerne med,« vurderer han og tilføjer:

»Man kan sige, at købet af et projektværktøj er det mindste. De strategiske overvejelser før og implementeringen efterfølgende, når folk skal have det ind under huden – det er det, der for alvor kræver ressourcer i en organisation.«

Eva Riis, SDU, siger, at med stadigt mere integrerede systemer bliver det en udfordring at få værktøjerne tilpasset den enkelte organisation:

»Man overtager jo et færdigt system, en softwaremodel, og den indretter man sig efter, selvom man måske slet ikke har brug for alle elementer. Jeg mener, at både projektledere og linjeorganisation skal blive bedre til at sætte sig ind i forudsætningerne for værktøjet, og udvikleren skal kunne gennemskue, hvad der skal til, for at de passer til virksomheden. For værktøjerne bliver mere og mere komplekse,« siger hun.

sortSortér kommentarer
  • Ældste først
  • Nyeste først
  • Bedste først
Bidrag med din viden – log ind og deltag i debatten