Nyt værktøj giver Lars-Peter Søbye overblik over 15.000 Cowi-projekter

Lars-Peter Søbye, adm. direktør i Cowi, går som det første om morgenen ind på virksomhedens business intelligence-system, der sammenstiller oplysninger fra Cowis nye ressource- og økonomistyringssystem, Cockpit. Systemet giver ham mulighed for løbende at tage pulsen på forretningen. Illustration: Das Büro

Administrerende direktør i Cowi Lars-Peter Søbye har fået en ny fast morgenrutine på rådgiverens hovedkontor i Lyngby nord for København. Når overfrakken er hængt på bøjle og computeren tændt, klikker han sig som det første direkte ind på virksomhedens business intelligence-system, der sammenstiller oplysninger fra Cowis nye ressource- og økonomistyringssystem, Cockpit.

Et system, der i disse år er ved at ændre rådgiverens projektstyring radikalt, og som modsat tidligere giver topchefen mulighed for løbende at tage pulsen på forretningen. På jagt efter det, alle ledere drømmer om: overblik.

»For første gang nogensinde kan jeg nu dagligt tjekke, hvor meget tryk der er på kedlerne,« lyder det fra CEO’en.

For Lars-Peter Søbye har Cowis nye værktøj betydet en markant forandring af den daglige ledelse. Cockpit, der blev introduceret til Cowi Danmark i 2012, og som nu er udrullet i 89 procent af virksomheden, er Cowis modtræk til en rådgiverbranche præget af knivskarp international konkurrence og prispres. En af virksomhedens mest afgørende strategiske investeringer de senere år.

»Med Cockpit kan vi kombinere projektstyring med ressource og finansiel styring. Det er helt centralt for at kunne realisere vores ambitioner om vækst i Nordamerika og Skandinavien,« fortæller Lars-Peter Søbye om systemet, der har kostet virksomheden et trecifret millionbeløb.

Udsyn gennem forruden

Tidligere kørte Cowis forretningsenheder med hver deres system. Med Cockpit vil alle Cowis projektledere med tiden få ét system at operere i. Et system, der har den store fordel, at det giver mulighed for – kombineret med business intelligence-data – at forecaste den fremtidige udvikling i samtlige projekter i én database. Og med millionprojekter, der spreder sig fra renovering af Ugandas centrale lufthavn til projektering af verdens dybeste og længste tunnel i Norge, er det guld værd.

Det var som at styre en Ferrari set gennem bakspejlet. Billedligt talt kunne vi få informa­tion om, at vi havde kørt over et stort hul, men systemet gav ingen fornemmelse af, om vi var direkte på vej mod et nyt. Lars-Peter Søbye, adm. direktør, Cowi

Tidligere benyttede Cowi sig af et standard SAP-system, der havde ét væsentligt problem: Al information, der kunne trækkes ud, var bagudrettet.

»Det var som at styre en Ferrari set gennem bakspejlet. Billedligt talt kunne vi få information om, at vi havde kørt over et stort hul, men systemet gav ingen fornemmelse af, om vi var direkte på vej mod et nyt,« fortæller Lars-Peter Søbye.

I dag ser både administrerende direktør og linje- og projektledere ud gennem forruden. Gennem de såkaldte ETC’er (Estimated to Complete) estimerer systemet løbende, hvor meget der skal bruges fremadrettet af både ressourcer og økonomi for at nå projektmål.

Værktøjet er et Maconomy-system tilpasset Cowi, der har fået specialprogrammeret datasæt af særlig forretningsmæssig værdi for virksomheden. Det gælder blandt andet inden for Earned Value og ATR (Activity, Time, Resources).

Grundstenene er med Lars-Peter Søbys ord et business intelligence-system lagt oven på en enorm motor af data hentet helt nede fra hver enkelt projektmedarbejder. Havde topchefen tid, kunne han i princippet klikke sig helt ned til data indtastet af den enkelte projektmedarbejder. Det gør han ikke. Han ‘nøjes’ med de kurver og kolonner, der kan give ham et øjebliksbillede af dagsformen.

»Tidligere modtog jeg en tætskrevet papirrapport én gang om måneden. Så kunne jeg ellers kaste mig over data velvidende, at jeg allerede var fem uger bagud,« forklarer Lars-Peter Søbye.

Systemet er indrettet, så det sort på hvidt fremgår, hvilke medarbejdere der tjener til forretningen, og hvilke der ikke gør. Data for billability er afgørende for en rådgiver, der groft sagt kun tjener på de hænder, der kan faktureres direkte til kunden.

Værktøjet giver overblik over, hvordan ressourcerne kan udnyttes bedre, og gør det tydeligt, hvis overskudsgraden i et projekt er for snæver, og der for eksempel er brug for at hente indiske medarbejdere ind for at sikre konkurrenceevnen. Skarpere prissætning og mere effektiv planlægning er bare nogle af fordelene, fortæller Lars-Peter Søbye.

»Cowi i Danmark opnåede sidste år det bedste resultat i de 29 år, jeg har været i virksomheden. Cockpit har i høj grad været med til at understøtte successen,« fastslår Lars-Peter Søbye.

Behov for et nyt mindset

Overgangen til Cockpit har imidlertid ikke været helt gnidningsfri. 300 projektledere verden over har indtil videre været på efteruddannelse for at kunne navigere i systemet. Og ikke alle har været lige begejstrede. For en ingeniør eller økonom, der er vant til at navigere efter data, der kan sættes to streger under, kan det være grænseoverskridende at tage beslutninger på indikationer, forklarer Lars-Peter Søbye.

Early Warnings er aldrig mere præcise end det sidste hold af data, der dukker op – og der dukker hele tiden nye op. Udfordringen er, at ledelsesbeslutningerne skal træffes i mellemtiden. Det kræver et særligt mindset.
»Fra starten sagde jeg til medarbejderne: ‘Når Cockpit rammer Cowi, bliver du trukket under vand, og det kan føles uoverskueligt’. Men jeg lovede, at solen ville skinne på den anden side,« fortæller Lars-Peter Søbye.

Skarp fokus på bundlinje

En af de medarbejdere, der er steget om bord på Cockpit, er Michael Bindseil, mangeårig projektleder og i dag senior vice president med ansvar for veje, jernbaner og lufthavne.

»Jeg indrømmer gerne, at jeg syntes, Cockpit var træls i begyndelsen – også selvom jeg godt kunne se behovet for et nyt system,« forklarer Michael Bindseil.

Han har blandt andet været Cowis projektleder for tender design på totalentreprisen for det italienske entreprenørkonsortium, der vandt Doha metro (Red Line North) i Qatar. Et gigantprojekt, hvor Cockpit viste sit værd – ikke bare for rådgiver, men også for kunde. Tidspresset var stramt, og den italienske entreprenør krævede at få statusrapporter hver 14. dag modsat de traditionelle månedsrapporter. En krævende opgave, ikke mindst fordi Cowis projektmedarbejdere sad spredt ud på fire destinationer.

»Heldigvis var hovedparten på projektet gået over til Cockpit, og data kunne derfor trækkes hurtigt ud til kunden, så vi kunne spare en del tid,« forklarer Michael Bindseil.

Som linjeleder glæder han sig over, at Cockpit har gjort det muligt for Cowi at operere med langt skarpere KPI’er end tidligere. Projektets EBIT (driftsresultat) fremgår tydeligt af systemet og kan sammenholdes med Cowis EBIT.

»I dag er det tydeligt, om man som projektleder bidrager til Cowis bundlinje eller ej. Den slags motiverer og skaber fokus,« fastslår han.

Cowi regner med at udrulle Cockpit i Indien og UK næste år.

Artiklen er oprindelig udgivet i online-magasinet Management Insight. Du kan downloade hele magasinet gratis her, hvis du udfylder enkelte oplysninger. God læselyst.