Ledelse på distancen er som at køre i tåge

Lange arbejdsdage alene på hjemmekontoret og Zoom-møder med gode muligheder for at zoome ud, mens lederen snakker løs til ansigterne på skærmen. Det er den nye hverdag for medarbejdere, der er sendt på hjemmearbejde under coronapandemien.

Men det er også en situation, der kan skabe grobund for usikkerhed og misforståelser, fordi man ikke længere kan få sig en uformel snak ved kaffemaskinen, på trappen, eller når chefen stikker hovedet indenfor på kontoret. I stedet må man klare sig med virtuel kommunikation, der ofte kan blive både sparsom og envejs.

Alt sammen skaber det grobund for fremmedgørelse, hvor medarbejdere og ledere risikerer at glide fra hinanden, og det er en af de store udfordringer ved distanceledelse, fortæller Lars Østerby, der som konsulent hos kursusvirksomheden Mannaz bl.a. underviser i distanceledelse.

»Den seneste måneds tid har vi virkelig mærket god efterspørgsel på vores kurser i distanceledelse. Der er nok nogle, der har udskudt det lidt, men nu tænker: ‘Nej, det går måske ikke over lige med det samme, så vi bliver nødt til at interessere os for det’,« siger han og tilføjer:

»Nogle ledere har ikke bedrevet så meget af det før, så nu skal de klædes på til det.«

Lars Østerby understreger, at distanceledelse ikke kan kaldes en særlig ledelsesstil, for god ledelse på distancen handler om meget af det samme, som også er god ledelse, når man er sammen fysisk. Der er bare nogle ting, som man skal være særligt opmærksom på.

»Den fysiske distance er i mange tilfælde et vilkår, vi ikke kan lave om på. Men ‘den oplevede distance’ mellem medarbejdere og ledelse kan man arbejde med,« siger han.

Et lavpraktisk værktøj til at mindske den oplevede distance er at have styr på sin teknologi. Der skal være god lyd og godt billede på videomøderne, så man kan opleve at have ‘øjenkontakt’.

»I ledelse – og særligt distanceledelse – snakker vi meget om tillid. Og noget af det, der giver tillid, er helt banalt øjenkontakt, og at du kan aflæse folks mimik, ansigtsudtryk og gestikuleren. Al den non-verbale kommunikation, som vi hele tiden afkoder, både bevidst og ubevidst, kan gå mere tabt, når vi leder på distancen,« fortæller Lars Østerby.

Smalltalk opbygger tillid

Social attention er et andet nøgle­begreb. Altså at erstatte den opmærksomhed, lederen normalt vil give sine medarbejdere, når de tilfældigt mødes ved kaffemaskinen eller vandautomaten. For uden disse uformelle snakke kan der opstå et tomrum, som skaber usikkerhed.

»Det virker jo helt naturligt, hvis vi mødes på trappen og får en snak, men hvis du ringer til en medarbejder fredag eftermiddag og siger: ‘Jeg skulle bare lige høre, hvordan det går’, vil de første gang tænke: ‘Ah, hvad er han ude på?’ Men det er vigtigt at tage kontakt til sine medarbejdere uden at have en agenda,« siger Lars Østerby.

»I ledelse har du altid et kontinuum mellem at have fokus på menneske og fokus på opgave. Og hvis man ikke er enormt opmærksom på det i distanceledelse, kan man komme til at have for meget fokus på opgaven: ‘Hvordan går det med dét’, og ‘hvor langt er du med dét?’«

Grundlæggende skal man henvende sig og kommunikere meget mere, end man tror, og tale med folk om deres behov for kommunikation, forklarer han. Smalltalk spiller også en vigtig rolle, for når leder og medarbejder ved lidt om hinanden, er det med til at opbygge tillid.

»Et praktisk fif, som vi giver folk, er, at når man starter et virtuelt møde – det kan være én til én eller til en gruppe – så vær i rummet fem-syv minutter, før det begynder. For det er dér, du lige kan få talt med folk om, hvordan det gik med sønnens konfirmation eller den nye hund, de har anskaffet sig. Man skal simpelthen give noget plads til smalltalk,« siger Lars Østerby og peger på, at ikke mindst folk med en meget teknisk baggrund bør skrive sig bag øret at huske mennesket:

»De ved det ofte godt selv. De skal bare huske sig selv på det. Men distanceledelse kan være lidt ligesom at køre i tåge. Det kræver bare mere mental energi fra dig som leder.«

Et andet fif til mødelederen er at involvere deltagerne i et videomøde meget mere, f.eks. ved ikke blot at tale til gruppen som helhed, men henvende sig til de enkelte deltagere.

Kontrol versus tillid er en anden udfordring, som lederne bringer op på kurserne. For når man ikke længere kan se hinanden, kan lederne blive usikre på, om medarbejderne nu også får lavet noget derhjemme. Her er det ifølge Lars Østerby vigtigt, at de forstår at skelne mellem aktivitet og resultater:

»På kontoret kan du jo godt være travl: Du kan holde møder, du kan løbe ud til kopimaskinen og alt muligt – altså vi hvirvler en masse støv op, men at the end of the day er det interessante, hvilke resultater vi skaber. Så når man leder på distancen, skal man have endnu bedre blik for resultaterne.«

Styr på spillereglerne

Det handler også om at have spillereglerne på plads:

»Er det OK at tage til svømning klokken 14 og hente børn klokken 15, hvis man til gengæld arbejder om aftenen – eller skal folk være tilgængelige mellem 8 og 16? Man skal gøre sig klart, hvilke regler man vi have, og få kommunikeret dem ud,« påpeger han.

En særlig udfordring under pandemien kan være, at nogle er hjemsendt, mens andre stadig har deres gang på kontoret. Og det kan splitte organisationen i et A- og et B-hold.

»Man skal huske, at dem derhjemme skal have noget ekstra opmærksomhed. For vi kan godt have en tendens til at tænke mere på dem, der er tæt på os,« siger Lars Østerby.

Det spontane skal med andre ord planlægges, og det havde man fundet opskriften på i en ledergruppe, Lars Østerby var ude hos for nylig:

»En leder, som selv arbejdede hjemme, fortalte, at hun normalt ville have gået en runde på kontoret og sagt godmorgen til alle. I stedet tager hun nu tre hver morgen, som hun ringer og siger godmorgen til. Hun havde sat det i system, for ‘ellers får jeg det ikke gjort’, som hun sagde.«

Også når coronaen en dag er overstået, og vores arbejdsliv normaliseres, tror Lars Østerby, at mange fortsat vil holde fast i distancearbejdet:

»Der er ikke noget, der tyder på, at folk, der arbejder på distancen, er mindre effektive, eller at vi får mindre succes på den måde. Så det glade budskab er, at det kan lade sig gøre!«