Kortlæg de usynlige relationer

Officielt er det Hans, der er tovholder på byggeprojektets kundekontakt. Men i virkeligheden er det Charlotte, der får tingene til at hænge sammen og har den gode kommunikation med kunde og bagland.

Skyggeorganisationen kan være ligeså vigtig i et projekt som det officielle hierarki, påpeger Jan Kjellerup, konsulent i projektkultur hos Mannaz. Derfor skal projektlederen føre dobbelt bogholderi over de officielle og uofficielle netværk, der påvirker projektet.

»Mange af de vigtigste beslutninger træffes i de uofficielle møder, der sker ved kaffemaskinen og over et glas rødvin efter fyraften. Projekt­lederen bør derfor være lige så nidkær med at systematisere de uformelle netværk, som han er med at finjustere sine budgetter,« siger Jan Kjellerup.

I ethvert projekt findes en skyggeprotokol formet af politiske kræfter i virksomheden, som projektlederen bør være bevidst om, hvis han skal sikre sig effektive og hurtige resultater, mener Jan Kjellerup.

Han opfordrer projektledere til at tegne en alternativ netværkstabel som supplement til den officielle organisationsmodel, der viser, hvem der taler med hvem i projektgruppen. En kortlægning af de egentlige kommunikationsmønstre i projektet kan bruges som ledelsesinstrument for at finde ud af, hvem der er de virkelige nøglepersoner i projektet.

Projektchef i PBS Jakob F. Gormsen har gjort diagrammer over uformelle netværk til et fast arbejdsredskab i sin projektledelse. Det har været særligt gavnligt i de tilfælde, hvor han har overtaget store projekter fra kolleger, hvor det har været uoverskueligt at danne sig et overblik over persongalleriet.

»Jeg har gjort det til en vane at notere, hvor de uformelle kommunikationsveje er. Når jeg skriver ned, begynder hjernen at arbejde efter mulighederne i den uformelle kommunikation. Det hjælper mig til at manøvrere og forbedre samarbejdet i projektet og komme hurtigere i mål,« siger Jakob F. Gormsen, der påpeger, at han slet ikke ville se de uformelle kommunikationsveje på samme måde, hvis ikke han skrev dem ned.

Hans brug af diagrammerne, der indeholder både projektmedarbejdere, kunder og leverandører, har ført til, at medarbejdere, der ellers ikke rangerede højt i den officielle projektorganisation, har fået en mere central plads, fordi Jakob F. Gormsen kunne se, at vedkommende havde en nøglerolle i det uformelle netværk.

»Jeg præsenterer ofte diagrammet for medarbejderne. Det giver mulighed for at diskutere det og måske gøre den uofficielle kommunikation mere officiel til fordel for projektet,« siger Jakob F. Gormsen.

Ifølge Hans Mikkelsen, konsulent i projektmetodik i konsulentvirksomheden Provedo, er det ikke altid en god idé at vise den slags interne arbejdspapirer til andre.

»Projektlederen må acceptere, at der i enhver organisation foregår et politisk spil, som man er nødt til at deltage i. Det er udmærket at foretage en kortlægning af det spil og bruge sin viden proaktivt. Men man skal ikke bilde sig selv ind, at man ved at være åben og ærlig kan forhindre spillet,« siger Hans Mikkelsen.