Konsulenten: Visuel projektledelse skaber hurtige beslutninger

Det handler om at skabe overblik og kommunikere projektet. Sådan formulerer projektkonsulent René Figgé ideen bag de visualiseringmetoder, han gør brug af i sin projektledelse. Han har i flere år arbejdet med at lede komplicerede projekter i store danske virksomheder - ofte styret efter en enkel, men effektiv metode:

»Tænk opgaverne i farver. Rød er f.eks. deadline, blå er en færdig leverance, gul er opstart af spørgerunder og grøn er opgaver. Hæng opgaverne på væggen som papskilte, og du har skabt et overblik for alle projektdeltagerne, som aldrig vil kunne skabes elektronisk,« siger han.

I sit arbejde med at lede Siemens-projektet samlede han hver morgen projektgruppen til en fem-minutters briefing foran tidslinjen efterfulgt af et kort statusmøde. Her blev gennemførte aktiviteter krydset af, nye forhold skrevet op, og akutte opgaver ført over på en tavle med titlen 'Dagens opgaver'. For at kunne følge udviklingen var salgsledelsen - ofte i form af Bjarne Roed, divisionsdirektør i Siemens Healthcare, altid repræsenteret.

»Visualiseringen af projektet og den direkte kommunikation gjorde, at vi kunne træffe vigtige beslutninger med det samme. Det betød, at vi kunne holde en høj fart under hele forløbet og nå en stram deadline med et gennemarbejdet tilbud,« siger Bjarne Roed.

Ifølge René Figgé virker hurtige beslutninger motiverende på projektdeltagerne, fordi de giver projektet fremdrift. Derfor bør mængden af e-mails begrænses, mener han.

»E-mails forsinker beslutningsprocessen, og øger risikoen for misforståelser. Jeg vil skyde på, at vi reducerede mængden af e-mails med halvdelen takket være en visuel tidsplan, et fælles projektlokale og en ledelse, der deltog på daglig basis,« siger René Figgé.