Kommunerne kaster sig over lean

Med stormskridt er kommunerne nu på vej til at gå i de moderne, private virksomheders spor. 67 pct. af kommunerne har planer om at gå i gang med et lean-projekt. Det viser en spørgeskemaundersøgelse i bogen 'Lean uden grænser' - Lean i offentlige og private virksomheder, der udkommer i dag.

Undersøgelsen er gennemført af en af bogens forfattere, professor Jan Stentoft Arlbjørn, Institut for Entreprenørskab og relationsledelse på Syddansk Universitet.

»Kommunaldirektørerne har effektivisering på agendaen efter kommunesammenlægningerne. Det er nødvendigt af to årsager: Dels tvinges kommunerne til at være mere effektive i kampen om de gode hoveder, dels for at være konkurrencedygtige,« forklarer han.

Jan Stentoft Arlbjørn ser den høje procentandel som udtryk for, at der fra kommunaldirektørernes side er vilje til at gøre noget ved tingene.

45 af landets 99 kommuner medvirker i undersøgelsen, og størstedelen af dem har givet sig i kast med lean-projekter for at udvikle organisationen og reducere omkostningerne. I 64 procent af tilfældene er det kommunaldirektøren eller den øverste ledelse, der har sat gang i lean-projektet.

»Skal et forandringsprojekt have succes, så er det nødvendigt, at det er forankret i topledelsen. Så det er nødvendigt, at så mange af lean-projekterne fødes hos ledelsen,« påpeger Jan Stentoft Arlbjørn.

De største barrierer, når projekterne skal implementeres er ifølge undersøgelsen, dels at det kræver en stor kulturændring, dels at medarbejderne ikke er uddannet og trænet i lean, og endelig er det en udfordring at fastholde de nye måder at arbejde på.

Virker i Kerteminde

Indførelsen af lean har ifølge 36 pct. af kommunerne haft en dokumenteret effekt. Det er bl.a. tilfældet i Kerteminde Kommune, som indførte lean sidste år. Kommunen er en sammenlægning af Kerteminde, Langeskov og Munkebo kommuner samt medarbejdere fra Fyns Amt og Miljøcenter Fyn.

Hvor der før var 12-14 ugers ventetid, er byggesagsbehandlingen for eksempel kommet ned på fem uger. I afdelingen Park og Vej sparer man nu 2.400 timer om året efter at have indført en bedre styring af materialer, kommunikation og procedurer, ligesom der er kommet styr på arkiverne, både de fysiske og de elektroniske.

Afdelingsleder Birthe Trabjerg-Madsen fra miljø- og teknikforvaltningen mener, at kommunen dermed har nået sit mål med lean-projektet: at sætte større fokus på kunden, at få mere tilfredse medarbejdere og få fastsat tydelige mål. Lederne har fået 95 forbedringsforslag fra medarbejderne i drift og administration.

»Vi stod på en brændende platform efter sammenlægningen og har brugt lean til at systematisere arbejds­opgaverne,« siger hun og pointerer, at det ikke er alle opgaver, der egner sig til lean.

»Det er kun opgaver, der gentager sig. Opgaver, der kan standardiseres. For eksempel har vi fået byggesagsbehandlingstiden ned, fordi vi screener alle sager, når de når hertil. De sager, der ikke er problemer i, kommer i 'overhalingsbanen', så de bliver ekspederet hurtigt,« siger Birthe Trabjerg-Madsen.

'Lean uden grænser' - Lean i offentlige og private virksomheder udkommer på forlaget Academica. Foruden Jan Stentoft Arlbjørn er bogen skrevet af Merete Nørby, Birgitte Norlyk, Karsten Wiborg og Nanna Holm.