Ingeniører er hobitter - projektlederen er Gandalf

Flagrende hår, langt hvidt skæg og iført gulvlang kappe. Næppe det traditionelle billede af en gennemsnitlig dansk projektleder. Men ikke desto mindre har troldmanden Gandalf fra Tolkiens klassiker 'Ringenes Herre' mere til fælles med danske projektledere, end man umiddelbart skulle tro.

For Gandalf agerer den perfekte projektleder, når han fører hobitterne uden om Saurons sorte ryttere og helskindet gennem Morias mørke miner, så de til slut kan tilintetgøre Herskerringen i Dommedagsbjerget i Mordor. Sådan lyder det anderledes, men alvorligt mente budskab fra Ask Agger, adm. direktør i rådgivningsbureauet Zentropa Interaction:

»Gandalf er en klassisk mentor- type, der forstår at påtage sig forskellige roller. Han stiller krav, når det gælder, men kan også trække sig tilbage, når der er behov for det. Projektlederen bør på samme måde variere sin ledelsesstil for at opnå succes,« forklarer han.

I sit arbejde med forandringsprojekter og værdibaseret ledelse i bl.a. Mærsk, Postdanmark og DSB har Ask Agger trukket på de klassiske narrative modeller fra filmens verden til moderne organisationsudvikling. Han ser projektrejsen som en slags dannelsesrejse med flere faser, der fordrer hver sin projektlederprofil. Metaforen om dannelsesrejsen kan bruges meget konkret som en slags tjekliste i projektforløbet.

»Som projektleder kan jeg bedre forstå medarbejderens frustration i begyndelsen, hvis jeg husker på, at vi er i første fase af en lang, lang rejse. Alt for ofte er dårlig kommunikation mellem projektleder og medarbejder forårsaget af, at projektlederen befinder sig flere faser foran medarbejderne,« siger Ask Agger.

Det kan altså betale sig for projektlederen at kende Tolkiens fortælling om Gandalf og Frodo forud for projektforløbet. Her gennemgår vi kort de fire vigtigste faser.

1. Hjemme

Projektrejsen begynder som hobitternes rejse i et velkendt univers. Frodo Sækker og hans venner forbereder sig til fest hjemme i Herredet, da troldmanden Gandalf møder op. Hobitterne får besked om, at en verdenskrig er på vej, og Gandalf beder Frodo passe godt på ringen.
Set gennem Ask Aggers optik svarer det til projektlederen, der møder sine projektmedarbejdere i den daglige og velkendte drift og derudfra skal lede dem på en ukendt opgave. I første omgang er projektmedarbejdere ofte tilbageholdne og usikre over for den forandring, der er i sigte og er måske ligefrem modvillige ligesom Frodo. Derfor er der brug for, at projektlederen agerer mentor, der som Gandalf kan overtale medarbejderne og overbevise dem om, at de har evner, som de ikke selv er klar over.

2. Skillevejen

I denne scene står fortællingens helte ved en skillevej. På vej ud af Herredet bliver hobitterne for første gang angrebet af de sorte ryttere, og det går op for dem, hvilken faretruende færd der venter forude. De vælger dog alligevel at fortsætte og lader det ukendte blive virkelighed.
På samme vis skal projektmedarbejderne forlade den daglige drift og kaste sig ud i projektet. Det er projektlederens ansvar at guide medarbejderne og udfordre dem til at tænke nye løsninger og samarbejdsmåder. Det kræver, at projektlederen som Gandalf forstår at nuancere sin ledelsesstil, alt efter hvem han skal lede. På samme måde som Frodo og hans gode ven Samvis Gammegod har hver deres måde at takle de udfordringer, de stilles overfor, er også projektmedarbejdere forskellige og håndterer forandringer forskelligt.
Projektlederen skal kende sine medarbejdere så godt, at han kan tilpasse sin stil og finde frem til den enkelte medarbejders motivationsfaktorer. I denne fase skal projektlederen presse medarbejderne til at søge ny viden og bryde grænse men også være parat til at samle sine medarbejdere op, hvis de er ved at knække halsen. Nøjagtig som Gandalf, der ind­imellem må komme hobitterne til undsætning. Det forudsætter en krævende, men også empatisk leder.

3. Ingen vej tilbage

Da Gandalf forsvinder i Morias miner og efterlader hobitterne alene tilbage, sker der en markant udvikling med fortællingens helte. Frodo tror, at Gandalf er død, og beslutter sig for at gøre rejsen færdig alene. Det vigtige i denne scene er ifølge Ask Agger, at Frodo kan træde i karakter, netop fordi mentoren Gandalf har trukket sig.
I projektsammenhæng svarer det til, at projektmedarbejderen på dette tidspunkt i forløbet har opnået en erkendelse af projektets udfordringer og selv kan formulere mulige løsninger. De er vokset med opgaven og tager nu selv ansvar for løsningen. Således må også projektlederen på et tidspunkt i projektfasen træde til side og lade medarbejderne tage ejerskab over projektet. Det kan de gøre, fordi de på dette tidspunkt kender det minefelt af problemer og udfordringer, der venter dem.
Men endnu står de over for projektets absolut største udfordring: implementeringsfasen. For at kunne klare den og som symbol på deres nye indsigt modtager Frodo og hans rejsefæller træbåde som gave fra elverdronningen Galadriel. Projektlederen bør tænke i samme retning og sørge for, at medarbejderne på dette tidspunkt mærker resultatet af deres anstrengelser. De har brug for at få feedback på deres arbejde for at holde gejsten oppe til resten af projektrejsen.
I projektsammenhæng tales der ofte om quick-wins, altså foreløbige hurtige resultater, der virker motiverende for teamet. Det kunne være at se den første prototype i aktion eller få udarbejdet en mindre brugertest.

4. Den sidste kamp

Den sidste del af rejsen er implementeringsfasen, hvor problemerne løses og kampene kæmpes. Den onde Sauron bliver overvundet, og Frodo når endelig til Dommedagsbjerget med ringen. Hobitterne kan vende hjem, men opdager, at deres anden fjende, Saruman, har overtaget magten i Herredet. De bruger nu al den viden, de har fået på rejsen til at overvinde Saruman. De viser med andre ord, at den indsigt de har opnået, kan de bruge også uden Gandalfs hjælp.
Heltene vender hjem fra den fysiske rejse efter at have overvundet det onde, men historien afsluttes på en måde, der illustrerer, at den vigtigste rejse er heltenes indre erkendelsesrejse. Ifølge Ask Agger kan det sammenlignes med projektmedarbejderen, der løser et konkret problem, men hvis vigtigste nyerhvervelse er, at han fremover er i stand til at løse tilsvarende problemer meget nemmere. Projektmedarbejderen har opnået en personlig indsigt.