Her er opskriften på trivsel og produktivitet

Høje faglige mål kan føles som en belastning for ingeniører og andre videnarbejdere og dermed skabe grobund for stress. Paradoksalt nok er netop de høje faglige mål en af de vigtigste drivkræfter i videnarbejde. Vil man forebygge stress, løser man derfor ikke problemet ved blot at sænke den faglige overligger, for så fjerner man præcis det, der motiverer og engagerer, forklarer Christine Ipsen, lektor på DTU Management Engineering.

Løsningen er i stedet at bevare de høje mål, men gøre dem klare og tydelige, for det øger ikke alene trivslen, det sætter også produktiviteten i vejret. Det viser projektet Produktivitet og Trivsel, som DTU Management Engineering har gennemført i en række små og mellemstore videntunge virksomheder.

Interesseret i, hvad der rører sig på ingeniørarbejdsmarkedet? Se Jobfinder.

Med afsæt i projektets resultater har Christine Ipsen og hendes kolleger udviklet en model (PoWRS-modellen (Prevention of Work Related Stress) til at skrue op for både trivsel og produktivitet, som er målrettet mindre virksomheder. Med andre ord kan små og mellemstore virksomheder, der ikke har egen HR-afdeling til at stå for processen, også gå i gang. Christine Ipsen giver her en kort fem-trins-introduktion til modellen.

Lederen skal gå forrest

Forløbet skal sættes i gang af lederen, fordi det kræver råderet over økonomiske og tidsmæssige ressourcer at gennemføre projektet. Medarbejderne kan så et frø, men lederen skal være 100 procent på. Det er også chefens opgave at nedsætte en projektgruppe, hvor han selv eller en linjeleder står i spidsen. Herudover skal gruppen bestå af to medarbejdere, som får allokeret tid til at være tovholdere på hvert sit indsatsområde. Hvert indsatsområde bliver udpeget af medarbejderne. Se de to næste punkter.

Læs også: Her peger medarbejderne det ud, der ikke dur

Medarbejderne udpeger indsatsområder

Alle medarbejdere inviteres til fællesmøde. Det kan blot være et almindeligt morgenmøde, hvor man bruger lidt mere tid end sædvanlig. Formålet med mødet er at afdække, hvad der begejstrer og belaster medarbejderne. Der er flere metoder til at afdække problemet. Man kan f.eks. bede medarbejderne skrive ned på små lapper, hvad der stresser og motiverer og siden gruppere sedlerne efter emne.

Definer to indsatsområder

Inden mødet slutter, definerer man i fællesskab to indsatsområder, som man vil arbejde med de kommende seks måneder. Det er vigtigt at sætte en slutdato på, så alle ved, hvor længe processen varer. Sørg også for, at de valgte indsatsområder skal være opgave- eller ledelsesrelateret. Det skal være faktorer, man har kontrol over eller direkte indflydelse på, som f.eks. bedre projektledelse eller bedre feedback-kultur. Det dur ikke at vælge noget, der ligger uden for virksomheden, som f.eks. 50 procent flere kunder eller bedre lånemuligheder i banken.

Definer aktiviteter

Definer de aktiviteter, der skal igangsættes eller ændres ved, så det er tydeligt, hvad der skal ske. Lav en projektplan og en aktivitetsplan, som sikrer, at I når de overordnede mål.

Følg løbende op

Foretag løbende statusmålinger over indsatsen og aktiviteterne - og juster aktiviteterne, hvis det viser sig, at de ikke virker efter hensigten. Hvis et af indsatsområderne handler om uklare mål, skal statusmålingen fokusere på, om den enkelte medarbejder oplever, at hans eller hendes opgaver er tydeligere defineret end før. Sørg for at synliggøre resultaterne af målingen et sted, hvor alle kan se det. Statusmålingen er helt simpel og kan f.eks. være et søjlediagram, der består af to træpinde. Hver medarbejder kan så sætte en grøn klods på, hvis det er blevet bedre siden sidste måling, og en rød, hvis det er blevet dårligere. Hermed kan alle se, om det går den rette vej, og i tilgift får projektet mere synlighed og medarbejderne et større medansvar.

Læs mere om PoWRS-metoden på projektets hjemmeside.
Link til bogen om projektet: Forebyg stress i en fælles proces