En digital mønsterbryder

Positive historier om offentlige it-projekter hører ikke til hverdagens orden, men klare mål for den digitale forvaltning har gjort Arbejdsdirektoratet til en undtagelse.

»Vi har faktisk været i stand til næsten at halvere sagsbehandlingstiden hvert halvandet år, samtidig med at antallet af sager går i vejret.«

Sådan formulerer it-udviklingskonsulent i Arbejdsdirektoratet Carsten Mejlvang udbyttet af den digitale omstilling, som er sket siden 1996, hvor direktoratet var blandt de mindst digitaliserede offentlige myndigheder overhovedet.

Ifølge Carsten Mejlvang er der flere væsentlige årsager til direktoratets it-succes. For det første er medarbejderne blevet involveret, hver gang nye it-tiltag er blevet introduceret. For det andet har det ikke skortet på ledelsesmæssig opbakning, når kontorcheferne fra tid til anden har sat hælene i over for it-udviklingsafdelingens ambitiøse planer.

Og så har man i direktoratet haft modet til at gøre op med eksisterende arbejdsgange og turdet kigge nærmere på, hvordan folk i huset egentlig udfører deres arbejde.

»Da det først blev dokumenteret, hvordan en sag cirkulerer rundt her i huset, så troede direktøren simpelthen ikke sine egne øjne,« siger Carsten Mejlvang, og leverer dermed også en af begrundelserne for, hvorfor det mange andre steder ikke er lykkedes at høste gevinsterne af digital forvaltning.

Opgør med vanerne

Positive historier om offentlige it-projekter hører ikke til hverdagens orden, men klare mål for den digitale forvaltning har gjort Arbejdsdirektoratet til en undtagelse.

Han mener, det er nødvendigt både at kunne gøre op med sine vaner og fokusere på, at al it skal bygge på reelle behov og forretningsmæssig nytteværdi, hvis man vil lave ægte digital forvaltning.

»Der er andre steder, hvor man ikke er opmærksom på de ting,« fastslår han.

Et synspunkt, der bakkes op af Thomas Nielsen, der er leder af Den Digitale Taskforce, som blev oprettet i 2001 af Finansministeriet for at fremme omstillingen til digital forvaltning.

»Mange offentlige organisationer kæmper med at få opstillet nogle klare mål for, hvad de ønsker at opnå ved at gennemføre et digitaliseringsprojekt. Og hvis ikke man er i stand til det, så er det meget vanskeligt at realisere målene,« siger han og fremhæver netop Arbejdsdirektoratet som en virksomhed, der har formået at dokumentere, hvilke mål de har haft med deres digitale forandringsprojekt, og hvad de har fået ud af det.

»Myndighederne skal kunne vise, hvad det er de gerne vil have, og hvordan de så er på vej til at realisere det,« forklarer han, der oplever, at en lang række offentlige myndigheder ikke er i stand til at dokumentere resultaterne af deres it-projekter.

For at fremhæve nogle rollemodeller inden for digital forvaltning har regeringen indstiftet en digitaliseringspris, som skal gå til offentlige organisationer eller institutioner, der har udmærket sig inden for digital forvaltning.

Prisen uddeles for første gang den 2. september til vinderne i tre forskellige kategorier på konferencen Digitalisering 2004, der afholdes på IT-Universitetet i Ørestaden. u