Effektivt styringsværktøj holder projekterne sprøde

Når du hælder mysli eller granola på din yoghurt, kan det meget vel tænkes, at blandingen er fremstillet hos Crispy Food i Gørlev på Vestsjælland mellem Kalundborg og Slagelse.

Virksomheden arbejder sammen med fødevarevirksomheder i hele verden om udvikling af sprøde morgenmadsprodukter eller grød, der er nem at tilberede. Produkterne sælges under mange navne, men fælles er, at de er udviklet i tæt samarbejde med fødevarespecialisterne i Crispy Food.

Fremstilling af moderne og sunde fødevarer er ikke længere blot et spørgsmål om at følge en opskrift. Skal varen have den rette kvalitet i sprødhed, smag og holdbarhed, er der mange processer, der skal håndteres i den rigtige rækkefølge, og vigtige milepæle der skal overholdes, når produktet går fra et udviklingstrin til det næste. For at holde styr på alle led i kæden indførte Crispy Food i 2014 projektværktøjet Effectlauncher.

»Tidligere brugte vi gantt-diagram- mer i et regneark til at skaffe os et overblik over projekterne. Men som projekterne blev flere og mere komplekse, stod det klart, at der skulle et værktøj til, der kunne give give et overblik, især når de enkelte projekter skifter mellem forskellige aktivitetsejere,« forklarer udviklingschef i Crispy Food Jacob Munck, der også har ansvaret for implementeringen af projektværktøjet.

Brugere involveret fra starten

I forbindelse med implementeringen blev alle brugere inddraget fra starten, og på de løbende evalueringsmøder kunne brugerne komme med forslag og ændringer til implementeringen af systemet, så de enkelte projektruter løbende blev optimeret.

»Det fungerede godt, for brugerne følte sig hørt og blev involveret. Dermed kunne de frustrationer, de måske havde i forhold til funktionalitet, der ikke var optimale, eller uhensigtsmæssige projektruter ryddes af vejen tidligt i forløbet,« uddyber han.

I dag bruges projektværktøjet overalt i organisationen. Det er med i alle faser af produktudviklingen, hvor R&D, salgs-, logistik-, indkøbs- og kvalitetsafdelingen er aktive projektdeltagere.

Ifølge Jacob Munck har Crispy Food løbende mellem 40 og 50 projekter, så der er meget at holde styr på. Projektværktøjet er udstyret med et dashboard, hvor f.eks. projektlederne hurtigt kan se, om projektet kører på skinner, og få en reminder, hvis der er forhold, der skal undersøges nærmere i forhold til den aftalte tidsplan.

Irriterende rykkere

Netop reminderne har dog ­givet lidt frustrationer, for systemet vil også sende en reminder til en aktivitetsejer, der er blevet forsinket, fordi den foregående proces er trukket ud.

»Det kræver noget proaktivitet fra alle, der er med i projektet, om at være opfølgende på deres egne ting, og er der udfordringer med at gennemføre tingene til tiden, må man gå til projektlederen og få revideret timingen i projektet, så andre brugere ikke rykkes for ting, de ikke kan gennemføre. I sidste ende kan det betyde for sen levering til kunden,« påpeger Jacob Munck.

Intet projektværktøj er bedre end den disciplin, som brugerne har, når det gælder indrapportering og overholdelse af tidsplaner. Derfor er Crispy Food også løbende opmærksom på, om systemet bruges optimalt og sikrer, at de rette kompetencer er til stede.

»I sidste ende handler det om at have de rigtige personprofiler, der også kan acceptere og i en eller anden grad også kan lide at arbejde i sådan en struktureret proces. Er der nogle, der hænger i bremsen, kan det for alvor sinke i et projekt,« fortæller udviklingsdirektøren.

Han er ikke i tvivl om, at der generelt set er kommet bedre styr på de enkelte projekter og processerne i Crispy Food generelt. Det har samtidig været med til at fjerne nogle af de frustrationer, virksomheden sloges med tidligere, hvor forsinkelser i tidsplaner førte til akutte brandslukningsøvelser og en dårlig stemning.

»Vi har fået en bedre indsigt i, hvad vi kan, og hvad vi ikke kan, og hvad der skal til, før vi kan gennemføre et projekt. Vi har fået fuld styring og elimineret den interne frustration, så vi kan sikre kvalitet og timing over for vores kunder,« siger Jacob Munck.