Cowi-kuren

Afbrydelser

Problemet: Afbrydelser hænger uløseligt sammen med videndeling, som hænger uløseligt sammen med arbejdet som rådgivende ingeniør. Der er store individuelle forskelle på, hvordan man håndterer afbrydelser. For de fleste medarbejdere gælder det, at afbrydelser er en pestilens, når de har travlt eller skal løse en opgave, der kræver stor koncentration. Til gengæld vil de færreste undvære afbrydelser både af faglige og sociale årsager.

Løsningen: I dag hænger der en magnettavle ved døren ind til alle kontorer. Her kan hver medarbejder markere, hvorvidt han eller hun er optaget. Der er også blevet anskaffet høreværn, som man kan tage på for at signalere: 'Vil ikke forstyrres!'. Mere væsentligt er det nok, at der er sket en holdningsændring blandt medarbejderne, så det ikke længere bliver opfattet som uhøfligt, hvis man afviser en kollega, fordi man er i gang med noget. Samtidig er folk blevet opmærksomme på ikke at forstyrre travle kontorfæller med højrøstede telefonsamtaler eller social hyggesnak.

Tilpas med arbejdsopgaver

Problemet: Medarbejderne føler sig ofte meget belastet af for mange opgaver, men giver dem ikke fra sig, fordi det også virker belastende at have for få opgaver. Mange føler, at det er svært at sige nej til en opgave, ligesom nogle synes, at de spændende opgaver altid går til kollegerne

Løsningen: Struktureret sagsopfølgning, så arbejdsmængden hele tiden kan justeres. Større åbenhed fra ledelsen om den måde, opgaverne fordeles på, og større åbenhed fra den enkelte om egne ønsker. Åbenhed skal fastholdes, så det er tilladt at sige nej til en opgave.

Feedback

Problemet: Hvis ledelse og kolleger glemmer at give tilbagemeldinger, opstår der nemt misforståelser og usikkerhed om den måde, man løser sine opgaver på.

Løsningen: Alle projekter skal evalueres ved deres afslutning. I en periode arbejdede afdelingschef Søren Viegand helt systematisk med feedback ved hver eftermiddag at notere, hvilke medarbejdere han havde talt med, og hvorvidt det havde været ved et møde, i telefonen eller på gangen.

Tid

Problemet: Medarbejderne føler sig presset af kravet om at skulle fakturere deres tid. Skriftligt arbejde tager lang tid, og kan man nu tillade sig at skrive alle timerne på. For nogle ender det med, at de arbejder gratis efter arbejdstid. Det belaster. Det belaster også, når man bruger tid på at hente kaffe, gå på toilettet, og når man hjælper et par kolleger med faglige spørgsmål og derfor mangler et sagsnummer, hvor man kan fakturere den tid.

Løsningen: Standardbreve og notater letter det skriftlige arbejde, og der bliver derfor oprettet en såkaldt 'paradigmebank'. Det giver mere tid. Åbenhed om dårlig samvittighed over at bruge 'for lang tid' har ændret kulturen, så det ikke i så høj grad opleves ubehageligt at fakturere al den tid, der bruges. Det er god tone at tage et sagsnummer med, hvis man har et fagligt spørgsmål til en kollega.

sortSortér kommentarer
  • Ældste først
  • Nyeste først
  • Bedste først
Bidrag med din viden – log ind og deltag i debatten