Banedanmarks signalprogram: Investering i projektværktøjer kræver grundig research
more_vert
close

Få de daglige nyheder fra Version2 og Ingeniøren. Læs mere om nyhedsbrevene her.

close
Ved at tilmelde dig accepterer du vores Brugerbetingelser, og du accepterer, at Teknologiens Mediehus og IDA-gruppen lejlighedsvis kan kontakte dig om arrangementer, analyser, nyheder, job og tilbud m.m. via telefon og e-mail. I nyhedsbreve, e-mails fra Teknologiens Mediehus kan der forefindes markedsføring fra samarbejdspartnere.

Banedanmarks signalprogram: Investering i projektværktøjer kræver grundig research

Når man står og mangler et projektværktøj, der skal kunne holde i 14 år, håndtere et femcifret antal dokumenter og leve op til en projektinvestering på 18 milliarder kroner, er det ikke lige meget, hvilket system man vælger.

Denne situation stod Signalprogrammet i Banedanmark i for nogle år siden, da det kæmpestore signalprogram skulle skubbes i søen. Frem til 2021 skal det forældede og visse steder udtjente danske signalanlæg langs Danmarks togskinnenet totaludskiftes og erstattes med moderne, computerstyrede anlæg.

Det nye signalsystem baseres på den europæiske standard ERTMS-2, hvor de ydre signaler bliver fjernet, og signaler i stedet bliver modtaget i togets førerbord fra centrale computere via radiokommunikation. Systemet skal blandt andet resultere i færre forsinkelser, højere hastighed og større sikkerhed.

Et projekt med p.t. 13 delprojekter under sig og et gigantisk behov for, at alle involverede projektmedarbejdere i f.eks. Italien, Frankrig, Tyskland og Danmark er konstant opdaterede.

Udvalget småt

Inden for dokumenthåndtering og informationsstyring faldt valget dengang i 2007 på Microsoft SharePoint. Udvalget af værktøjer, der kunne håndtere så store programmer, var ikke stort på det tidspunkt, fortæller programleder Annette Zobbe, der er leder af Signalprogrammets PMO.

»Det var ikke det mest brugervenlige valg, men med så stort et projekt turde vi ikke andet end vælge et velkonsolideret firma. Det skulle trods alt holde i 14 år, inklusive opdateringer. Så for eksempel en konkurs i et lille firma kunne vi ikke leve med,« fortæller hun.

Anette Zobbe er leder af den afdeling i Signalprogrammet, der blandt andet sørger for, at Signalprogrammets SharePoint-sites så vidt muligt udvikler sig i takt med signalprogrammets behov.

»Det vigtige var at finde et system, der kunne rumme rigtig mange brugere og rigtig mange dokumenter. Man skulle kunne arbejde i de samme dokumenter, det skulle være lynhurtigt og konstant opdateret. Det er videndeling nu og her,« siger hun.

I dag er 160-200 mennesker online på systemet – ofte på samme tid, og der er efterhånden oparbejdet op imod 10.000 dokumenter af enhver art. Systemet skal være gearet til, at de alle sammen kan skrive og læse på samme tid. For eksempel hvis en kontrakt undergår en skriveproces, så skal ændringer hele tiden opdateres, og tillægskontrakter skal kunne tilføjes. Også undervisningsprogrammer skal for eksempel koordineres med den tilsvarende version af systembeskrivelsen.

Ikke altid det rette

Anette Zobbe opfordrer til, at man tænker sig godt om, før man beslutter sig. For der er faldgruber ved sådan et valg.

»Man skal i hvert fald ikke bare lytte til en SharePoint-sælger, men også alliere sig med folk, der har prøvet programmet i virkeligheden og gjort sig erfaringer,« siger hun.

»Uanset projektet, stort som lille, bør man bruge megen tid på at sætte sig ind i, hvilke muligheder der er. Ellers kan man ende i ubrugelige strukturer.«

Hun nævner, at Signalprogrammet i nogle tilfælde ikke traf de rette beslutninger fra starten. For eksempel ved at tro, at man blot kunne overføre ‘gammeldags’ strukturer.

»Mange af os kom fra en almindelig stifinderstruktur med fælles drev og troede, vi skulle fortsætte med samme tankegang og samme biblioteksstruktur. Det skulle vi i hvert fald ikke. Man skal for eksempel udnytte mulighederne for metadata og angive nøgleord og søgeord. Men det var svært at forudse, da vi startede,« siger hun.

I øjeblikket er SharePoint på vej til at blive opgraderet til SharePoint 2013-versionen, og hun synes, det foreløbig tyder på, at det bliver mere brugervenligt.

»Funktionaliteten er bedre, og der er flere anvendelige features.«

Det er også vigtigt at gennemtænke arkivering i så langvarigt et program. Vi skal ikke belaste systemets performance ved at slæbe rundt på ældre dokumenter, men disse skal på den anden side både arkiveres og kunne genfindes, hvis det er nødvendigt,« siger Anette Zobbe.

Kan Sharepoint systemet holde til 2021?

»Det skal det.«

Fakta: Øvrige værktøjer

Ud over Microsoft SharePoint til dokumenthåndtering og informationsstyring anvender Signalprogrammet i Banedanmark:

Primavera som planlægningsværktøj.
Doors som delvist kravstyringsværktøj.
SAP til blandt andet økonomistyring.
RamRisk til risikostyring.

sortSortér kommentarer
  • Ældste først
  • Nyeste først
  • Bedste først
Bidrag med din viden – log ind og deltag i debatten