Hvordan er det lige, at to ingeniører kan blive ansvarlige for hele opbygningen af Kort & Godt-butikkernes regnskabsfunktion?

Produktionsingeniørerne Rasmus Uhre Bruhn og Anders Jelsig fra konsulentvirksomheden Immenso Consult arbejdede i to måneder 60 timer om ugen og med hjertet på højkant med kompetencerne fra studiet - fra debit og kredit til projektledelse og organisationsteori - for at få styr på og optimere processerne hos Kort & Godt. 1. januar sidste år blev kæden udskilt som selvstændig enhed i DSB og de 104 kiosker, tre selvstændige regnskabsafdelinger og to afdelinger for controlling, budget og analyse blev lagt sammen. Og ingeniørernes hovedopgave var derfor at samle regnskabsfunktionerne i Charlottenlund.

»Vi sad med kiosker der før havde været ejet af DSB, S-tog eller fjern- og regionaltog. Så stort set ingenting blev gjort på samme måde, og der var derfor meget dobbeltarbejde. Det vi kan finde ud af, er at få styr på processerne,« konstaterer Anders Jelsig.

Rasmus Uhre Bruhn erkender, at de jo ikke ligefrem kan påstå, at de som produktionsingeniører fra Ingeniørhøjskolen er regnskabskyndige.

»Men vi kan finde ud af, hvad de forskellige enheder laver. For eksempel lagde de deres regnskaber ind i to-tre forskellige systemer. Vi kan hurtigt se, hvor tingene kan gøres smartere,« siger han nøgternt.

»Ja hemmeligheden er at lade folk snakke sammen. Det er styrken ved vores brede uddannelse. Vi har en god forståelse for, hvad folk laver, og vi er gode til at observere, lytte og komme med forslag,« supplerer Anders Jelsig.

Opgaven hos Kort & Godt var ekstra spændende, fordi den var forankret i topledelsen hos administrerende direktør Helle Tiedemann. Der var tillid til konsulentteamet fra start. Så da de tre regnskabsfunktioner blev til én, blev Rasmus Uhre Bruhn og Anders Jelsig i løbet af 24 timer indsat som ansvarlige for hele opbygningen til at klare opgaverne med 15 ansatte, i stedet for 40.

»Vi skulle være rådgivende fra driftsledelsen og skulle trække på alt, hvad vi havde lært om processer, organisations teori, it, personaleledelse og organisering. Det var bare om at gå i gang med lister, oversigter og målstyring, så vi kunne køre regnskaberne igennem til tiden,« fortæller ingeniørerne.

De sad med stakke af fakturaer og regnskaber på gulvet. Der blev lavet tavler om, hvad folk skulle lave, og der blev lavet oversigter over procedurer og postgange for at skabe overblik.

»Det var en kæmpe udfordring. Normalt skulle teamet lave 104 regnskaber om ugen fra alle butikker. Lige pludselig skulle der laves det tredobbelte med færre ansatte og mange helt nyansatte. Det gav nogle lange aftener,« griner Anders Jelsig.

De unge ingeniør-konsulenter ryddede deres kalender.

»Det virkede da til tider meget som brandslukning, hvor vi skulle holde hovedet koldt. Men vi skulle lære dem at kravle, før de kunne gå,« siger Rasmus Uhre Bruhn om processsen.

Administrerende direktør Helle Tiedemann har indstillet Rasmus Uhre Bruhn og Anders Jelsigs arbejde til Konsulentprisen 2009, fordi opbygningen af regnskabsafdelingen blev gennemført for det aftalte budget og til tiden. »Deres performance her i Kort & Godt var helt unik. Mange ingeniører får prædikatet af at være stivstikkere, nørdede, introverte og svære at komme ind på livet af. Men de her formede sig som Barbapapa og var formidable til situationsbestemt ledelse. De mødte alle medarbejdere i øjenhøjde og smeltede sig ind i os. De tog form efter det, de skulle lave,« siger hun.

De er da også selv stolte;

»Det her projekt kom hele vejen rundt om det at være ingeniør. Det er fedt, at vi var så målrettede og fandt de gode løsninger. Vi viste, at vi kunne mikroledelse helt nede på gulvet, men at vi også kunne tage turen med direktøren i helikopterperspektiv,« siger Anders Jelsig.

»For os handlede det jo ikke om, hvilket fagområde vi hjalp på. For det handler jo om at hjælpe mennesker, at lede mennesker. At skabe en fællesskabsfølelse og mobilisere ressourcerne,« konstaterer Rasmus Uhre Bruhn.

Fra ingeniør til regnskabekspert
Konsulenterne Rasmus Uhre Bruhn og Anders Jelsig havde arbejdet med en forretningsanalyse hos DSB Kort & Godt men i løbet af 24 timer udviklede opgaven sig til, at de to produktionsingeniører skulle stå for hele opbygningen af en ny regnskabsfunktion. De fik hermed ansvar for fire hovedområder:

- Nedbringelse af ophobet arbejde

- Ansættelse og oplæring af nye medarbejdere, da ingen af de daværende medarbejdere fortsatte.

- Organisering og opgavefordeling af regnskabsfunktionen

- Optimering af arbejdsprocesser