»Vi skal ha' en tavle hængende ved døren, hvor vi kan skrive, om vi har tid og lyst til at blive forstyrret«. »Ja, lige præcis – sådan et lille whiteboard«. »Nemlig, så kan vi også selv vælge skrifttype og farve.«

Taletempoet og iveren for at blande sig stiger markant omkring bordet, da det konkrete forslag om en tavle ved hver enkelt kontordør dukker op. Seks Cowi-medarbejdere har sat sig sammen for at finde løsninger på, hvordan man kan komme arbejdsdagens mange afbrydelser til livs, og dette virker oplagt som et værn mod uvelkomne forstyrrelser.

At afbrydelserne udgør en stor belastning for de 50 medarbejdere i afdelingen, dokumenterer forskningsprojektet "begejstring og belastning i videnarbejde", som Cowi deltager i. Og det er med afsæt i denne kortlægning, at Cowis afdeling for jord- og grundvandsforurening har sat dagen af til en workshop om "værdier og rammer".

Ingen adfærdsregler ovenfra
Sigtet med formiddagens program er ifølge projektchef Christian Holmegaard Mossing, at få medarbejderne til at spille ind med deres bud på, hvordan de mange daglige afbrydelser kan håndteres på en måde, så folk kan få arbejdsro, når de har brug for det, uden at det svækker den viden­deling, som afbrydelserne også befordrer.

»Hvis ledelsen bare definerede, at sådan og sådan er reglerne for afbrydelser, så ville det være svært at få igennem, fordi medarbejderne har vidt forskelligt behov. Derfor skal de inddrages,« understreger han.

Først på formiddagen når medarbejderne frem til, at afbrydelser hænger tæt sammen med, hvorvidt man respekterer hinanden. Den kobling er HRD-partner Marianne Hinge med ansvar for personaleudvikling glad for, da respekt er en af Cowis centrale værdier.

»Vi vil gerne undgå at opstille faste spilleregler. I stedet tilstræber vi at skabe en ramme, hvor værdier som for eksempel respekt over for andre betyder, at man tager hensyn til hinanden,« forklarer hun.

Distraktion eller velkomment afbræk
Hos de seks kolleger, der i dag udgør workshoppens gruppe 1, når hurtigt frem til, at afbrydelser ikke bare er afbrydelser. Det er umuligt at løse problemet med afbrydelser uden at se det i forhold til den enkelte og i forhold til den situation, den enkelte befinder sig i.

For bare blandt de seks er der stor forskel på, hvordan de påvirkes af at blive afbrudt. Mens én ser det som et velkomment afbræk, når en kollega stikker hovedet ind, hvad enten det er fis og ballade eller fagligt, så slår det en anden ud af arbejdsrytmen, når en kollega kigger forbi til en kort snak.

Gruppen bliver derfor enig om, at det er vigtigt, at folk, der deler kontor, taler om, hvor deres grænse går med hensyn til privat snak eller højrøstet tale, så der er klare linjer, og ingen tager det fortrydeligt op, hvis man beder om ro til at koncentrere sig.

Møder dræber koncentrationen
Men afbrydelser handler om mere end snak og e-mail. De opstår også, hvis en arbejdsdag er delt op i mange korte møder med kun en halv times pause imellem, påpeger projektleder Birgitte Østergaard Hansen.

»På sådan en dag kommer jeg aldrig rigtig i arbejds-mode,« siger hun.

Der bliver nikket rundt om bordet. Flere af de øvrige kender også til problemerne med at nå den dybe koncentration, som er nødvendig, når der skal skrives en rapport. Overfølsomheden over for afbrydelser er nemlig ikke bare individbestemt. Den er i høj grad situationsbestemt.

Når der står rutineopgaver på programmet, generer uvedkommende snak og et hurtigt spørgsmål ikke, mens den mindste lille mail-besked, der dukker op på skærmen, virker enormt distraherende, når opgaven kræver koncentration. Derfor kan det ind imellem være næsten umuligt at få ro på en arbejdsplads, hvor kollegerne er nødt til at dele viden.

»Hvis jeg har brug for fordybelse, må jeg ind imellem vente til kl. 16, fordi jeg bliver afbrudt af telefoner og folk, der lige skal snakke med mig,« siger seniorprojektleder Lena Nilausen.

Whiteboard med klar besked
I løbet af deres brainstorm når de seks kolleger frem til, at den enkelte selv kan gøre meget for at minimere de afbrydelser, som deres pc og telefon udsætter dem for, og at en større åbenhed over for andres og egne behov faktisk kan give ro, når det er nødvendigt.

Og så er de enige om, at der nok skal en ansøgning af sted til ledelsen om et styk whiteboard og en kulørt tusch pr. kontor, så alle får mulighed for at tilkendegive, hvilken arbejds-mode, de er i. Simpelt hen ved at skrive "Vil ikke forstyrres" eller "Træd nærmere" på deres whiteboard.

Grupperne fremlægger deres ideer og løsninger for kollegerne i slutningen af marts, derefter skal hele afdelingen arbejde med anbefalingerne frem til årsskiftet.