»I Københavns Radio hørte jeg i morges, at Jordens hastighed er langsommere, end vi troede. Derfor passer vores tidsregning ikke længere, fordi vi rent faktisk har flere timer i døgnet. Nu får døgnet 25 timer - og i USA er man allerede ved at implementere det. En ekstra time om dagen, giver syv ekstra timer om ugen. Hvad skal den ekstra time om dagen bruges til?«

Tankerne er allerede på gled, når underviser Tonny Maak på kurset "Focus - få styr på din dagligdag og dine prioriteter", som det amerikanske konsulenthus FranklinCovey står bag, fortæller om den ekstra time.

Jeg skal nok være lidt mere nærværende, når jeg læser lektier med Laurits. 1. klasse er vigtig. Men så skal jeg også være bedre til at komme ned på Alfreds niveau, når vi leger sammen. Det er jo så sjovt at snakke med en dreng på fire år. Og hvad med arbejdet, min mand, den øvrige familie?

De andre deltagere på kurset kommer med bud på, hvad de vil bruge den ekstra time til. Bedre planlægning, sport med familie og venner, læse bøger, drikke mere kaffe, tid til sig selv, arbejde med langsigtede projekter eller udvikle noget på jobbet.

Underviser Tonny Maak afbryder og siger meget rammende: "Hvorfor vente med at finde en time til den dag Jorden drejer langsommere? Det er peace of cake at finde én time om dagen!!!"

41-årige Tonny Maak var leder i IBM, da han en dag stoppede op og sagde sit job op, fordi konen spurgte, hvor den nærværende og humoristiske mand, hun giftede sig med, var henne. Det blev begyndelsen på eget konsulentfirma og interessen for FranklinCovey og de syv gode vaner, som kurset er bygget på.

F.eks. at være proaktiv og tage konsekvensen på egne skuldre og prioritere, så vi kan gøre det vigtigste først. Vane 7 handler om, at vi hele tiden skal forbedre os selv for at levere de seks andre vaner.

»Jeg lover jer, at I om tre uger vil føle en mærkbar og målbar forøgelse af jeres personlige og professionelle produktivitet. Det betyder rigtig, rigtig meget, om du planlægger eller ej. Der er kæmpe forskel på det overskud, du har til familien, om du har planlagt din uge eller ej,« siger Tonny Maak, der gerne vil slå fast, at de syv gode vaner ikke er religion. Det fungerer ikke som en lækker buffet, hvor man kan snuppe tre af rådene. Filosofien er, at det ikke er tilfældigt, i hvilken rækkefølge man lærer vanerne.

Han lyder sgu ret overbevist.
Okay - faktisk har jeg altid sagt, at mit næste kursus skulle være at lære at få styr på min indbakke og ikke få stress over alt muligt ophobet rod her. Nu tager jeg paraderne ned og prøver at efterleve vane 5. Lyt, før du kommer med din egen dagsorden.

Tricks i indbakken
Noget af det vigtige, jeg lærer på kursusdagen er, at indbakken i Outlook kan gøres mere overskuelig. F.eks. kan alle mails fra chefen kodes til at have en bestemt farve. Du skal have et system, så du ved, hvornår en mail er behandlet, slettet eller flyttet. Grundreglen er: Kig på en mail og forhold dig til den. Ellers ender du med at bruge den tredobbelte tid på den ene mail, fordi du tager den frem mange gange uden at få gjort noget.

»Vi skal tænke på, at hver gang vi forlader det, vi sidder og laver, så går der i bedste fald otte-ti minutter, før vi igen er oppe på full speed. Det er ikke hensigtsmæssigt at blive afbrudt ustandselig. De fleste kigger hele tiden i deres indbakke og åbner de samme mails 10-25 gange. Derfor skal vi forsøge at finde værktøjer, så mailene ikke giver os stress,« siger Tonny Maak, der derefter viser et par tricks, som for alvor får mig til at tro på et bedre liv, når jeg går herfra i dag:

Maskinen kan også indstilles til automatisk at smide nyhedsmails m.v. direkte ud i bakker. På den måde kan man læse dem, når man selv har lyst.

»Er der nyhedsbreve, eller cc-mails, du alligevel aldrig læser, så sig fra. Meld ud, at du ikke vil have dem mere. Det er en god kilde til at fjerne det øverste stresslag,« siger Tonny Maak.

Tag førersædet
Jeg kender godt fornemmelsen af, at min to do-liste stadig har ting, der ikke er streget ud, når dagen er gået. Ting bliver udsat og skvulper rundt i hovedet; overblikket mangler. Erkendelsen er så, at det koster virksomheden penge, at jeg er ineffektiv, ikke uddelegerer og ikke prioriterer opgaverne.

»Alt for mange laver brandslukning. De starter arbejdsdagen med den første mail i indbakken eller den person, de først møder på gangen. De er slet ikke proaktive. De har outsourcet deres liv til andre. De sidder på passagersædet,« siger den irriterende veloplagte Tonny Maak.

Problemet er bare, at når vi ikke ved, hvad der virkelig er vigtigt for os, så forekommer alt vigtigt. Og når alt er vigtigt, er vi nødt til at gøre det hele. Når andre mennesker så ser, at vi gør alting, så forventer de også, at vi gør alting. Og så er vi virkelig inde i den onde cirkel: Når vi gør alting, har vi så travlt, at vi ikke har tid til at tænke over, hvad der er virkelig rigtigt for os, argumenterer Tonny Maak.

Er jeg en kogt frø?
Jeg synes nu ellers, at jeg har ret meget styr på min hverdag på arbejde. På det ugentlige redaktionsmøde fordeler vi jo siderne og genrerne mellem os - og så er min ugeplan jo nærmest lavet.

Men jeg bliver da lidt bekymret, da Tonny Maak bruger billedet med en frø i en gryde med lunkent vand, der ikke hopper op af gryden, selvom vandet bliver mere og mere varmt. Den vænner sig så meget til varmen, at dens springkraft lammes. Det samme sker for os. Vi opdager ikke, at vi lader andre styre vores dagligdag og vores prioriteringer. Er jeg ved at blive kogt, uden jeg ved det?

»Det handler om at være bevidst om, hvad vi gør i det daglige. Måske har du både sms, msm, telefon, mobil og mail. Der er mange forstyrrelser. Derfor skal du vide, hvad der er vigtigt for dig. For har du dit eget fundament at styre efter, så ved du, hvad du skal sige ja og nej til,« siger Tonny Maak.

Mine styrende værdier. Mine standarder. Mine idealer. Mine højeste prioriteter. Jeg troede, at jeg skulle få styr på min indbakke. Men det handler jo meget om mig selv. Hvad vil jeg have, at mine børn, min mand, kolleger og venner skal sige om mig, når jeg bliver 70 år? Okay, så bliver det konkret, filosoferer jeg, indtil jeg igen får én af Tonny Maaks mundrette sætninger blæst ind i hovedet:

»I har alle en livsforsikring. I er altså mere forberedt på at dø end på at leve? Hvor vil I hen i livet? Hvor vil I gøre en forskel? Hvad skal folk sige om dig?« udfordrer Tony Maak kursusdeltagerne og giver os opgaven, at vi inden 48 timer skal skrive et udkast til vores styrende værdier.

Hvordan får I slebet saven?
Vi skal alle skrive de syv vigtigste roller, vi har. Mor, kone, datter, journalist, kollega, veninde, søster. De andres liste matcher nogenlunde min. Der er en markant fællesnævner: Ingen har sig selv på listen.

»Hvordan kan I være noget for andre, når I ikke tænker på jer selv? Hvordan får I så slebet saven? Det er jo lidt som ham, der møder skovarbejderen med en sløv sav. På spørgsmålet om saven ikke skal slibes, siger skovarbejderen: Nej, det har jeg ikke tid til,« siger Tonny Maak.

Derfor sætter han os alle i gang med "Ugekompasset", hvor vi skal gennemgå vores roller, planlægge de store udfordringer og planlægge ugen.

»Vælg de store sten, altså opgaver, aftaler og fokusområdet. Du skal selvfølgelig være bevidst om, at du maksimalt kan planlægge 60-75 procent af din tid. Men når du har plottet dine store sten ind i kalenderen, så har du et fundament til at tage en diskussion om, at det kan flyttes. Du får troværdighed, når du siger, at du ikke har tid,« siger Tonny Maak.

En video fra 1970?erne viser det tydeligt. Ved at placere de store sten først, bliver der også plads til de små sten, som du hurtigt kan sætte flueben ved. Hvis du gør det omvendt, så får du ikke plads til alle de store opgaver, projekter og fokusområdet.

»Det er en energifrigivelse at få plottet tingene ind i ugekompasset. Det føles som en omstændig disciplin, men det giver mig frihed. Jeg kan mærke i maven, at det tager stresset af,« siger Tonny Maak.

Jeg er blevet skarpere
Næste opgave er at beskrive og planlægge mindst to mål i løbet af den næste uge. Hva? - jeg troede ellers, det var et et-dagskursus.

Tippet er meget konkret: Skriv målet ned, så du husker det. Sæt en tidsfrist. Bryd ned til fornuftige delmål. Forpligt dig. For der er forskel på at drømme og at få tingene til at ske!!!

Det er nu fem uger siden, jeg udformede mine mål. Og selvom jeg ikke kan sætte flueben ud for dem alle, har jeg da fået nogle opgaver ind i Outlook, så jeg med fryd har set dem automatisk blive overstreget, når opgaven var udført.

Jeg er blevet lidt skarpere og mere bevidst om mine prioriteter i livet, hvis jeg selv skal sige det. Og arbejdsmæssigt har jeg fået så meget orden i min indbakke, at jeg højst har en skærm med mails i indbakken. Resten er slettet, sat i opgavelisten eller ud i mine undermapper. Jeg er bedre til at undgå stress og rod!!!

Og så kan jeg sagtens slibe saksen mht. til ikke hele tiden at lade mig forstyrre af nye mails i indbakken.

Identificér mission og værdier, opstil mål, planlæg ugentlig, og prioritér dagligt. Amen.

Uge 43
Slib saven
Fysisk: Cykle til station hver dag, gymnastik + øvelser hjemme
Socialt/Følelsesmæssigt: Ring til farmor
Mentalt: Træn lidt i at få skrevet alle opgaverne ind i Outlook
Spirituelt: Gå i skoven eller i mosen med børnene

Rolle - ægtefælle
Store sten: Planlæg børne- pasningsorlov

Rolle - mor
Store sten: Snak med Laurits omkring trivselsmøde i klassen

Rolle - kollega
Store sten: Glæde mig til det hemme- lige arrangement i medarbejderforeningen i weekenden

Rolle - familie/venner
Store sten: Bestil billetter til forlænget familiebesøg på Bornholm i november

Mine aftaler med mig selv:
1: Jeg vil skrive udkast til mine styrende værdier inden 48 timer
2: Jeg vil beskrive og planlægge mindst to mål i løbet af den næste uge
3: Jeg vil lave en ugeplan de næste tre uger
4: Jeg prioriterer dagligt de næste 21 dage

ad 1: Jeg fik lavet et udkast til mine styrende værdier
ad 2: Jeg har fået sat fire mål: to faglige, to personlige. Af de faglige er det at have orden i indbakken og blive bedre til at putte mine kilder i kartotek - de personlige holder jeg for mig selv
ad 3: Jeg får hver uge lavet mit ugekompas og plottet alle store opgaver, interviews og møder ind i kalenderen
ad 4: Jeg prioriterer hver dag dagligt, men det foregår stadig mest på gule post it-sedler og inde i mit hoved. Så jeg skal blive bedre til at få opgaverne ind i Outlook og prioriteret dem helt struktureret

7 gode vaner
Vane 1: Vær proaktiv
Vane 2: Begynd med slutningen
Vane 3: Gør det første først
Vane 4: Tænk win/win
Vane 5: Sørg først for at forstå,derefter at blive forstået
Vane 6: Skab synergi
Vane 7: Slib saksen

Vane 1, 2 og 3 handler om at gøre sig uafhængig af andre. Vane 1 handler om at handle og tage konsekvensen på egne skuldre. Vane 2 handler om at tænke over, hvor vi skal hen, og hvordan vi vil opnå det. Mens vane 3 handler om at gøre det vigtigste først. Hvad er vigtigt for mig at prioritere?

Vane 4, 5 og 6 handler om af være uafhængig af andre. Vane 4 handler om et tankesæt om at vinde sammen. Der er kun dig selv til at starte med at tænke win/win. Ved i vane 5 først at forstå modparten for derefter selv at blive forstået får du skubbet din egen dagsorden til side.

Vane 6 handler om at skabe synergi, udforske områder - og tænke, at sammen med andre sejrer vi.

Vane 7 om at slibe saksen handler om, at vi hele tiden skal forbedre os selv for at levere de 6 andre vaner. Og så skal vi være bevidste om, at det hele tiden handler om én ting, nemlig os selv.

Kilde: 7 gode vaner, FranklinCovey