At levere specialiserede produkter er for mange danske produktionsvirksomheder en dyd. Men det kræver ofte mange kræfter at udvikle lige præcis den komponent, som den skattede kunde ønsker, og senere i processen koster det mange kræfter at producere den.

Hvis kunden er god til at presse prisen, sidder leverandøren tilbage med omkostningen og måske også en mistet kunde, fordi leveringstiden er svær at forudsige ved specialordrer. Men de små og mellemstore virksomheder behøver ikke at være så bange for at produktkonfigurere og dermed stramme op på produktsortimentet, siger lektor på DTU Lars Hvam, der sammen med kollegerne Niels Henrik Mortensen og Jesper Riis er forfatter til en ny bog om produktkonfigurering.

»De har alle sammen et fokuseret produktsortiment, og min erfaring siger mig, at de ikke er så specialiserede, som de selv tror,« siger han og anbefaler mange flere virksomheder at gå i gang med at produktkonfigurere.

Ved at sortere i sortimentet og kun tilbyde kunden standardiserede moduler kan man nemlig levere individuelle produkter til samme tid som masseproducerede produkter.

»Langt de fleste virksomheder ville have gavn af at have et spor til "motorvejsordrer", altså standardordrer, og så tage specialordrer ind, hvis det kan svare sig. Specialordrerne bør være dyrere, og det er nemmere at synliggøre over for kunderne, hvis man har styr på sit sortiment og sin proces,« siger Lars Hvam.

Standardsystemerne til produktkonfiguration kom på markedet for ti år siden, og de fleste store virksomheder anvender konfiguration for at holde styr på produktsortimentet. Men i dag findes der systemer, som også kan betales af de mindre virksomheder. Det er oplagt, fordi de ofte lever af at fremstille kundetilpassede produkter.

Når virksomheder, der leverer kundetilpassede produkter, udvikler konfigureringssystemer, vil konfigureringssystemerne ifølge Lars Hvam som regel ikke kunne håndtere 100 procent af produktsortimentet, da der altid vil være specielle produkter, der falder uden for konfiguratorens område.

En tommelfingerregel er, at et konfigure­rings­system måske kan håndtere 80 procent af ordrerne, der så kan opfattes som standardordrer, mens de resterende 20 procent er så specielle, at de falder uden for det produktsortiment, der er defineret i konfigureringssystemet.

»Faste kunder vil lægge stor vægt på kort leveringstid og en rigtig pris. Men det er selvfølgelig forskelligt fra virksomhed til virksomhed, om kunderne vil acceptere standardiseringen,« siger Lars Hvam.

Når en virksomhed skal i gang med at produktkonfigurere, er første skridt at se nærmere på produktsortimentet og beslutte, hvilke varenumre der skal overleve.

I en virksomhed er der som regel mange opfattelser af, hvilke produkter der er vigtige, mener Lars Hvam.

»De store virksomheder er gode til at kon­figurere og til at sige nej til specialordrer, mens de mindre skyder på alt, hvad der rører sig. Virk­somhederne kunne tjene mange penge på at sige nej til nogle af specialordrerne. For de har stadig mulighed for at tilbyde mange varianter, selv om man kører med et standardiseret, modulariseret sortiment,« siger lektoren.

Det generelle billede på en mindre eller mellemstor dansk virksomhed er, at den er vokset stille og roligt og langsomt har fået flere og flere varenumre, fordi kunderne hele tiden ønsker noget nyt. Men mens det er nemt at oprette et nyt varenummer, er det ofte meget svært mentalt at nedlægge varenumre, selv om de aldrig bruges, for "man kunne jo få brug for dem på et tidspunkt".

»Det er meget dyrt at vedligeholde et varenummer, og hvis man så pludselig skal til at producere en enkelt lille serie af produktet, kan det være en dårlig forretning i sig selv,« siger Lars Hvam.

»Man kan godt ændre i sortimentet, hvis noget ikke virker, bare man styrer det og nedlægger lige så mange varenumre, som man opretter. Problemet er generelt, at sortimentet får lov at vokse vildt.«

En opstramning i sortimentet påvirker hele den måde, man arbejder på, og der hvor det lykkes, giver det stor gevinst. Det sparer særligt meget tid i hele ordredelen.

I sit arbejde som konsulent har Lars Hvam set hvordan en virksomhed som F.L. Smidth er gået fra at være tre-fem uger om at give et budgettilbud til at kunne give samme tilbud på en til to dage. Et andet eksempel er svenske Sandviken, der er gået fra at bruge to-tre uger på at udarbejde tilbud og produktionsgrundlag for en stålholder til kun at bruge ti minutter på det.

»Det er afgørende, hvor mange standardprodukter konfiguratoren giver mulighed for at sætte sammen. Hvis konfiguratoren kun dækker ti procent af produkterne, er det uinteressant. Man skal op på 80 procent, før det slår igennem i hele processen,« siger han.

Produktkonfigurering er med andre ord et middel til at standardisere forretningsprocesser. Jo mere veldefineret produktsortiment, jo mere effektiv arbejdsgang. Effektiviteten forplanter sig gennem hele processen fra ordre til færdigt produkt, fordi produktionsapparatet er gearet til alle standarderne. Derfor er det ifølge Lars Hvam vigtigt, at ledelsen ser produktkonfigurering som en ny forretningsproces, og ikke bare som et værktøj.

Den nye forretningsproces betyder også, at der skal gøres op med den gamle sælgerkultur i en virksomhed, som ønsker at standardisere sit sortiment.

Den store udfordring er at få sælgerne til at holde sig til sortimentet. Her bliver konfiguratoren et værktøj og en gulerod for både sælger og kunde forstået på den måde, at hvis kunden vælger standarder, kender sælgeren den nøjagtige pris og leveringstid.

I den "gamle" proces kan man sige, at virksomhedens sælgere spørger kunden, hvad han gerne vil have, og derefter går ingeniørerne i gang med at konstruere et produkt, der opfylder dette behov. Det betyder, at man ofte udvikler nye produkter i ordreprocessen, som baglandet så må tage sig af at producere til den lovede pris.

I den "ny" proces har sælgeren en mappe med standarder med under armen og skal i højere grad selv projektere. Det vil sige, at han ikke kan sende aben videre til produktionen, når han har opfundet et nyt produkt sammen med kunden. På den anden side vil den nye proces kræve noget nyt af produktudviklerne, fordi modulerne skal passe sammen. Den store investering ligger derfor i produktudviklingen, mens softwaren kun udgør ti procent af investeringen.

»Omvendt er det svært at udvikle produkter, hvis man har en spaghettistruktur i sortimentet,« siger Lars Hvam.

Og jo bedre udviklet sortiment, jo færre bindinger er der i konfiguratoren. Konfiguratoren holder styr på, hvad der er "lovligt", men kunderne kan selv sætte deres ordre sammen af de forskellige moduler.

»Kvalitetsfordelen ligger i, at der ikke er nogen mennesker involveret til at lave fejl i specifikationerne, når tilbud, styklister med videre bliver genereret af konfigureringssystemet,« siger Lars Hvam.