"Vi har alt for længe ventet på, at regeringen skulle lave en beregning over de faktiske økonomiske tal ved at skifte til et åbent dokumentformat. Nu har vi for første gang fået en uvildig rapport, der viser klare og ganske store besparelser, og at OpenDocument er det bedste og billigste format," siger Morten Kjærsgaard, formand for Open Source Leverandører i Danmark (OSL).

Rapporten er udarbejdet af Rambøll Management på opdrag af OSL. Rambøll Management har opgjort de økonomiske konsekvenser ved, at der i den statslige centraladministration foretages et skift fra Microsofts nuværende proprietære dokumentformater til nye, åbne formater.

De formater, som indgår i omkostningsberegningerne er Office Open XML, som er udviklet af Microsoft, men som nu er overgivet til standardiseringsorganisationen ECMA samt OASIS OpenDocument Format (ODF), som i maj 2006 blev en officiel ISO-standard, og som benyttes af en open source-kontorpakken OpenOffice.org og en række andre kontorprodukter.

Rapporten konkluderer, at der kan spares 125 millioner alene i centraladministrationen ved at skifte fra Microsoft Office til OpenOffice og ODF. Den samlede offentlige sektor kan opnå en samlet besparelse på 550 millioner over 5 år eller 110 millioner om året.

"Rapporten er et vigtigt bidrag, når det offentlige skal føre beslutningen om at indføre åbne standarder ud i livet", siger Morten Kjærsgaard. "Valget mellem Microsofts Open XML og ODF er afgørende, fordi Open XML-formatet er bundet til en bestemt virksomhed, nemlig Microsoft. Det er ikke hensigtsmæssigt at lægge de offentlige it-standarder i hænderne på en enkelt virksomhed. Samtidig er den åbne ODF-standard ISO-certificeret og bredt understøttet af mange leverandører, hvilket er med til at sikre reel konkurrence på kontorprodukterne. Nu har vi en klar beregning, der viser, at alternativet oven i købet er langt billigere," siger Morten Kjærsgaard.

Rambøll Management har konsekvensberegnet tre scenarier for et skifte til åbne standarder.

Det første scenarie er indførelse af Office Open XML ved en anvendelse af de kontorpakker fra Microsoft som allerede findes i dag, suppleret med en plug-in, eller ved en gradvis overgang til Microsoft Office 2007, hvor det nye format er standardformatet. En sådan overgang vil isoleret set medføre samlede omkostninger i størrelsesordenen cirka 105 millioner kr. Hvis det antages, at centraladministration følger sin hidtidige praksis, og over en 5-årig tidshorisont opdaterer sine nuværende Microsoft Office-licenser (primært Microsoft Office XP og 2003) til den nye version 2007, vil de samlede omkostninger herved udgøre godt 380 millioner kr., vurderer Rambøll Management.

Det andet scenarie er indførelse af OpenDocument-formatet ved at der foretages en generel overgang til Open Source-kontorpakken OpenOffice.org. Omkostningerne forbundet hermed vurderer Rambøll Management er på godt 255 millioner kr.

Det tredje scenarie indebærer indførelse af OpenDocument-formatet i Microsoft Office
kontorpakkerne ved at bruge en plug-in. Omkostninger forbundet hermed skønner Rambøll Management kun er marginalt højere end omkostningerne for det første scenarie, primært pga. større konverterings- og supportomkostninger.

Opgørelserne omfatter såvel etableringsomkostninger som driftsomkostninger over 5 år. Der opereres med både teknologiske, organisatoriske og systemmæssige omkostninger, altså bl.a. konverteringsomkostninger, uddannelse af medarbejderne, omstillingsspildtid, licensomkostninger og snitfladeudvikling.

De meget betydelige omkostninger kan ikke udelukkende tilskrives indførelsen af nye standarder. Rambøll Management påpeger, at omkostningerne i høj grad dækker de udgifter, som generelt haves i forbindelse med allerede indgåede aftaler og de, som er forbundet med en opgradering af eksisterende kontorpakker eller et generelt skift til nye kontorpakker.