Gæster på Ingeniørens redaktion stopper jævnligt ved et whiteboard i den ene ende af redaktionslokalet. Boardet viser en tushtegnet skitse af den næste avis, side for side og i fuld størrelse.

Forleden kommenterede en gæst: ”Hvorfor ikke et stykke IT?” Og svaret lød ca.: ”Vi har prøvet. Whiteboardet vinder stort.”

Whiteboards kan også iagttages hos raketfolket på Refshaleøen. Mon f.eks. ikke denne diskussion er foregået på et whiteboard? Og generelt hvor der er behov for at samle væsentlig information på en overskuelig måde. Brugt rigtigt er whiteboards*) et fremragende stykke værktøj.

*) Rundt omkring ses whiteboards henstået i månedsvis med udkast til firmaets mission og vision eller lister over, hvorfor det er vigtigt at have en høj uddannelse og den slags. Ser du eksempler, mail mig et foto. Det kan blive en historie en anden god gang.

Forleden udkom en version af Atkins snart herostratisk omdiskuterede rapport om IC4-toget. Download og læs.

Ved gennemlæsning faldt jeg over begrebet War Room, som kan være nært knyttet til Whiteboard.

Rapporten anbefaler nemlig en helt bestemt model til ledelse af projekter, der skal køres igennem en uendelig række af problemer og usikkerheder. Opret et War Room, lad de relevante mennesker mødes og træffe beslutninger.

Et War Room forekommer utrolig relevant og generelt anvendeligt.

Lad os sakse lidt:

Formålet med et War Room:

”The purpose of the War Room is to bring all contributing parties together and to co-ordinate all their activities towards achieving the agreed reliability goals. It is recommended that reliability meetings take place in the War Room itself at least every two weeks. A fully-detailed representation of the processes, activities, and data flows involved in reliability improvement.”

Output:
- a common understanding of how teams are all contributing towards the same goal.
- an understanding of the priority of all issues.
- agreed reliability targets for each issue / root cause and the current performance against this target.
- an agreed status for each issue and thenext steps necessary to progress the issue.
- prioritised actions with target completeion dates for each action

Indretning:
A War Room is typically a room without furniture with wall mounted displays showing performance, objectives, actions, action holders, and planned dates for actions to be completed

The (Team Leader) should ensure that an overview of the current status of reliability is displayed on the War Room walls against the objective set for each root cause and should drive discussions to focus on this objective.

Læs rapportens afsnit 5.5.5. “War Room Operation and Layout” på side 58.

Hvad jeg hæfter mig ved, er den dynamik og handlekraft et War Room skaber. Helt i tråd med, hvordan virksomheder arbejder i Silicon Valley.

Rigtig mange teknologiprojekter kunne have glæde af, vel at mærke inden de kommer i krise.

Har I et War Room til jeres projekter?