Skab klare rammer
Selvfølgelig skal medarbejderens kontorstol være i orden, men det vigtigste er, at de psykologiske rammer er på plads. Medarbejderne skal vide, om du forventer, at de sidder klar ved deres telefon kl. 8:30, om de logger på senere, eller de helt selv bestemmer, hvordan de tilrettelægger deres dag. Skal I kommunikere via mail, MSN eller telefon? Samtidig skal du sikre, at alle på arbejdspladsen ved, hvordan de skal håndtere henvendelser til de medarbejdere, der arbejder hjemme, for eksempel viderestilling af telefon.

Udvis tillid
Hav tillid til, at medarbejderen arbejder, selv om han ikke melder sig på hovedkvarteret hver dag. Hvis en ingeniør arbejder hos kunder tre dage om ugen, så er det spild af hans tid, hvis han hver dag skal komme ind og gøre honnør på arbejdspladsen for din skyld. Prøv at sætte dig ind i medarbejdernes livssituation og vær åben over for de sælige behov for hjemmearbejdsdage, som medarbejdere med småbørn eller gamle, syge forældre har. Udviser du respekt for dem, sikrer du ofte højere effektivitet - og skaber samtidig gensidig respekt.

Kommunikation
Overvej, hvad medarbejderne har brug for at vide, for at arbejde effektivt. Når det gælder elektronisk 'snak', så begræns antallet af cc-mails. De tager tid og kan forvirre medarbejderen, der sidder hjemme, og som ikke lige kan spørge ud i lokalet, hvad en given sag handler om. Sørg også for at kommunikere meget klart og umisforståeligt - gerne med 'ja' eller 'nej'. Når du ringer medarbejderen op, skal du have en konkret anledning, så det ikke virker som en kontrolopringning. En god tommelfingerregel er, at medarbejderen eller du selv er blevet klogere af samtalen. Sørg dog også for, at medarbejderen ikke føler sig glemt,

Pauser er tilladt
Selv om folk arbejder hjemme, skal de ikke være bundet af computer eller telefon. Send derfor det signal, at det er tilladt at slukke telefonen. På kontoret holder folk jo også småpauser, for eksempel ved kaffemaskinen.

Kontoret er vigtigt
Undersøgelser viser ifølge Helle Søndergaard, at de fleste medarbejdere bliver mindre effektive, hvis de arbejder hjemme hver dag. Samtidig er det vigtigt for videndelingen, at kolleger mødes jævnligt. Derfor bør ingen arbejde hjemme hele tiden. Husk, at medarbejderne skal være gode til at planlægge deres kontortid, så de kolleger, de har brug for at tale med, faktisk er til stede. Ellers kan det jo være, at kollegaen arbejder hjemme, netop den dag de selv tager på kontoret.

Helle Søndergaard
Cand.mag. i fransk og internationale studier og indehaver af Partner HR, hvor hun rådgiver virksomheder om distanceledelse og distancekommunikation.
Har ledet det EU-støttede projekt Virtuel Mobilitet om distancearbejdets potentialer og har netop udgivet bogen 'Distanceledelse'.