Meldingen fra ledelsen i SDC var klar: It-projekterne skulle være mere strømlinede, og tidsfristerne overholdes bedre.

Det var en af årsagerne til, at den 400 mand store it-virksomhed, som er ejet af 160 skandinaviske pengeinstitutter, der også er dens kunder, har skabt mere faste rammer om sin projektledelse.

I dag er blikket derfor rettet mod it-løsninger uden overflødigt fedt, og virksomheden har indført væsentlig kortere tidsfrister i sine projekter.

Ændringen trådte i kraft 1. januar i år og har allerede vist fine resultater. Således er de 14 projekter, som foreløbig har kørt efter den nye projektmodel, alle blevet godkendt af direktionen uden problemer, selv om de kun har haft to uger til projektformuleringen mod tidligere to måneder, fortæller områdedirektør for test og kvalitet, Annette Lotz:

»Tidligere oplevede vi, at direktionen ikke godkendte projektaftaler, men nu får vi styr på tingene tidligere, fordi alle nøglepersoner er med fra begyndelsen. Så risikerer ingen projektledere at male sig op i et hjørne, fordi de ikke har fået tingene klappet af med de forskellige afdelingsledere,« siger hun.

I dag er det således i langt højere grad en fælles opgave at sætte et projekt i gang, påpeger projektleder Jane Wahl Henriksen. Tidligere var hun alene om at formulere projektaftalen til en ny opgave, og kontaktede så afdelingsledere, områdedirektører og andre relevante personer i huset, når hun skulle fastlægge projektets rammer.

I dag samles alle nøglepersonerne til et såkaldt 'kickstartmøde' i den første af de to forberedelsesuger:

»Nu booker vi mødelokaler, samler alle de mennesker, som projektlederen før ville gå rundt til enkeltvis, får identificeret mål og delmål og sætter sammen succeskriterierne på plads. Det, der før var en ensom proces, er nu en fælles proces,« siger Jane Wahl Hennriksen.

Ifølge Annette Lotz betyder de nye stramme tidsrammer, at der kommer langt mere fokus og intensitet i forberedelsestiden:

»Normalt tænker man, at kreativitet og innovation er noget med at have god tid til at sidde og pusle med noget keramik, men kreativitet og innovation opstår, når du sætter folk med forskellige fagkompetencer sammen,« siger hun.

Projektformuleringsperioden er dog ikke det allerførste trin i udviklingen af SDC's projekter, for da ledelsen skar projektformuleringen ned til to uger, var der stor skepsis blandt projektlederne.

De havde svært ved at se, hvordan det kunne lade sig gøre at få tingene på plads uden noget tilløb. Hvordan skulle de f.eks. nå at få styr på, hvilke forventninger projektejeren har, og at de personer, der er nødvendige for at projektet kan køre, også har tid på det tidspunkt, der er brug for dem.

Derfor har projektlederne fået introperioden på maks. 50 timer til forberedelserne, fortæller Annette Lotz:

»Selv om det ikke tager meget tid at planlægge et møde, så går der tid med det alligevel. Det er lidt som i tv-køkkenet, hvor man også forbereder noget, for eksempel køber råvarer ind og ordner grønsagerne. Alt det, der ikke giver ekstra værdi, men skal være på plads, når man skal lave maden. For hvis vi ikke på forhånd ved, om vi skal lave frokost eller kinesisk mad, så er det svært at være klar,« siger hun.

Minimumsfunktionalitet er et af de nye nøglebegreber, som hele tiden er i spil, når der diskuteres løsninger til kunderne.

Udfordringen er at få kunderne til at definere helt præcist, hvilke krav de stiller til deres it-løsninger. Det er egentlig ganske simpelt, påpeger områdedirektør Annette Lotz:

»Selvfølgelig skal systemerne virke, men vi spørger kunden: 'Hvad er det præcist, I har brug for?' Det handler om kun at tage det med, der er absolut nødvendigt, så kunden billedligt talt undgår at købe tøj, der bare kommer til at hænge i skabet,« siger hun.

SDC har eksempelvis ind imellem tilføjet funktioner, som strengt taget ikke var nødvendige. På den måde endte mange løsninger ifølge områdedirektøren med at blive mere komplekse end nødvendigt. Med det resultat, at systemerne blev sværere og sværere at overskue:

»Jo mere enkel, vi kan lave en løsning, jo bedre,« siger hun.

Kunden skal altså gøre op med sig selv, hvad der er 'rart' at få med, og hvad der er 'nødvendigt'. Og så holde sig til sidstnævnte. Det er et spørgsmål om at prioritere ned i detaljen.

Når der skal udvikles nye funktioner til eksempelvis SDC's bankportal, så må kunden vælge, om de vil nøjes med en simpel tekst, der kan bruges i mange sammenhænge, så der f.eks. kommer til at stå 'samlepost' på skærmen, eller om der er fornuft i at kunne specificere nærmere, at det drejer sig om 'lønudbetaling'. Det sidste kræver, at basissystemer ændres, og er derfor en dyrere løsning:

»Så vi kommer mere og mere ind til sagens kerne ved at snævre rammerne ind,« siger Annette Lotz.

Når der er fokus på minimumsfunktionalitet, betyder det ifølge Jane Wahl Henriksen, at det bliver lettere at finde et fælles sigtepunkt for et projekt, fordi en del af ideen er at snævre projektet ind i stedet for at lade det vokse.

»Når man sidder med de færdige kravsspecifikationer til et systemtilbud, kan man sige, at hvis vi tager den og den klump ud, så kan vi holde det inden for prisen. Det bliver lettere at tage den slags op, fordi det er en del af konceptet,« siger hun.

Annette Lotz regner med, at de nye stramme rammer om tid og funktionalitet betyder, at SDC allerede ved udgangen af 2010 kan øge funktionaliteten i projekterne med ti procent. Med andre ord, at de kan levere ti procent mere indhold til kundernes it-løsningerne for de samme penge.

»Vi er sikre på, at vi kan optimere ti procent, men jeg tror, at tallet bliver større. Vores kunder er enige med os i, at det er fornuftigt med strømlinede projekter og bedre tidsstyring. Så det tolker vi som en vilje til, at vi løfter i flok,« siger Annette Lotz.