Hav styr på, hvem der bestemmer: Det er afgørende at have nedsat en ledelsesgruppe, der prioriterer projektporteføljen. Deres opgave er at holde øje med fremdriften i projekterne, vurdere, om de bidrager til de strategiske mål, og på den baggrund vælge og fravælge projekter. Lukning af projekter bør ses som en konkurrenceparameter og bør derfor sættes højere på ledelsesagendaen, end tilfældet er i mange virksomheder.

Vær åben: Lukningen af et projekt bør altid ske eksplicit. Det nytter ikke at tie projektet ihjel, da det kan dræne organisationen for energi. Tværtimod er det ofte en lettelse for en medarbejdergruppe, at ledelsen fravælger projekter. Det gør det lettere for medarbejderne at prioritere deres tid.

Kommuniker kort og klart: Lad kommunikationen foregå som en flertrinsraket, hvor projektlederen først informeres, dernæst projektgruppen og til sidst den øvrige medarbejdergruppe. Alle bør informeres på samme dag, så der ikke opstår rygter. Det bør tydeligt fremgå, at det er en ledelsesbeslutning og ikke et diskussionsoplæg. Kommunikationen bør derfor være kort og indeholde en velargumenteret og konkret forklaring.

Gennemfør lukningen som et miniprojekt: Udpeg eventuelt en projektleder og en projektgruppe for lukningen, der er ansvarlig for de sædvanlige projektaktiviteter såsom opstilling af projektmål, interessentanalyse, tidsplan osv. Ved at gennemføre lukningen som et selvstændigt projekt sikrer du, at erfaringer ikke går tabt, og at lukningen ikke trækker ud. Desuden får du taget hånd om den dokumentation og evaluering, der er nødvendig for at projektet kan åbnes igen, hvis ledelsen beslutter det senere hen.

Anerkend projektmedarbejdernes indsats: Lederen bør værdsætte det arbejde, som projektmedarbejderne har lagt i projektet. Medarbejdernes indsats kan for eksempel roses på afdelingsmødet eller beskrives i personalebladet. Hold eventuelt en event, hvor der officielt tages afsked med projektet. Psykologisk er det vigtigt at få afsluttet på en ordentlig måde, før medarbejderne kan komme videre med andre projekter.

Fakta: Pernille Eskerod
Professor i projektledelse, Institut for Miljø og Erhvervsøkonomi, Syddansk Universitet