Definér en kortsigtet og konkret strategi: Prioriter dine projekter i forhold til, hvilke der bedst kan hjælpe dig til at realisere din strategi. Det kræver en kortsigtet og præcis strategi med konkrete handlinger for det kommende år. Målsætningerne bør være formuleret så konkret som muligt, for eksempel: 'omkostningsreduktion på 10 procent'. Det er lettere at udvælge projekterne, når du præcis ved, hvad projektet skal bidrage til. Kan du forklare, hvordan projektet bidrager til værdiforøgelsen, er det værd at satse på.

Tænk i scenarier: Risici bør tænkes i scenarier, så du hele tiden har en plan B. Prioritér dine projekter både i forhold til plan A og B. På den måde forholder du dig proaktivt i forhold til eventuelle ændringer i markedet. Scenarierne kan tænkes både på overordnet strategisk niveau og inden for de enkelte projekter. Risikoscenarier er særligt vigtige i en krisetid med uforudsigelige markeder, men også i forhold til medarbejdernes motivation. Hvis ledelsen kan synliggøre, at de har tænkt risici i deres projektprioritering, skaber det større tryghed i organisationen.

Hold øje med ressourcerne: Følg ressourceforbruget nøje i hvert enkelt projekt, og begræns projektet eller vælg det fra, hvis det viser sig, at det sluger ressourcer uden at bidrage væsentligt i værdi. Vi oplever stadig mange virksomheder, der kun estimerer, men ikke følger op på ressourceforbruget. Det er kritisk i en krisetid, hvor ressourcerne er begrænsede, og overforbrug i ét projekt meget vel kan begrænse et andet projekt. Overforbrug af ressourcer i et teknologitungt projekt kan skyldes, at der sidder fagligt dygtige medarbejdere, som har svært ved at slippe projektet, før det er 100 procent perfekt. Det er projektlederens ansvar at holde overblikket og lede projektet i forhold til, om det bidrager til de strategiske mål. Det kan være nødvendigt at skære de sidste 20 procent af et projekt, hvis det sluger uforholdsmæssigt mange ressourcer - også selv om det virker demotiverende for medarbejderne. Projektlederen bør i de tilfælde forklare omstændighederne for valget og styrke motivationen på anden vis.

Planlæg, hvordan du får skabt værdi: Gennemtænk implementering i startfasen af projektet. Hvis du har en plan for, hvordan du får projektets værdi ud i virksomheden, mindskes risikoen for, at du må fravælge eller nedprioritere projektet, fordi det er på forkert kurs. Er projektets mål for eksempel at optimere salget, kræver det, at du involverer salgsmedarbejderne allerede i begyndelsen. Ellers risikerer du, at de ikke forstår ændringerne eller ikke har tid til at gennemføre det planlagte, når du er klar til implementering. God kommunikation og interessentpleje i opstartsfasen er afgørende for, at projektet kan føre til værdi.

Dorthe Thyrri Rasmussen

Chefkonsulent i Mannaz