Kan du ikke lade være med at klikke, hver gang den lille gule kuvert på pc-skærmen fortæller dig, at du har fået post? Hvis du ligner gennemsnittet, så er det ærlige svar et rungende ja.

Vi er nemlig rigtig mange, der er afhængige af det lille fix, som en ny besked i indbakken giver. Problemet er bare, at når indbakken lokker med nye beskeder i tide og utide, så er det den, der styrer din arbejdsdag - ikke dig.

Du mister hele tiden koncentrationen fra dine egentlige opgaver, og det koster virksomheden dyrt.

Derfor mener Anette Grønning, adjunkt på SDU, at danske virksomheder bør gå deres emailkultur efter i sømmene. Og hun ved, hvad hun taler om. Siden 1996 har hun forsket i vores brug af email, skrev speciale om det i 1999 og indledte i 2003 det første danske ph.d.-studium om emnet:

»Det er ikke nok at kunne prale af to tætskrevne sider med en forkromet politik på emailområdet. Det er også vigtigt at se på, om mailen bliver brugt på en hensigtsmæssig måde, for der er ingen tvivl om, at der er en stressfaktor,« siger hun.

Der er fem fokusområder, som det er vigtigt at kigge på, hvis du og din virksomhed skal komme emailmisbruget til livs:

@1: Stop Cc-forurening:
Spam ikke hinanden med tidsrøvende mails. Sender du en mail cc til nogen, så skriv i toppen, hvorfor du gør det.

De er absolut ikke noget galt med CC, men det fører til overkommunikation, hvis man reproducerer noget, som folk ved i forvejen – eller ikke har brug for at vide. Samtidig er der ingen grund til at sende mails til nogen, hvis man allerede har truffet en aftale ansigt til ansigt. Så prøv at undgå automatreplikken: "Kan du ikke lige sende mig en mail".

@ 2: Find tæppebomberen:
Næsten alle arbejdspladser har medarbejdere, der tæppebomber kollegerne med mails døgnet rundt. Find dem og stop dem.

Ofte sender en tæppebomber sine mails ud i den bedste mening, men inden du selv sender en mail af sted, så sæt dig i modtagerens sted. Har alle på listen overhovedet brug for den information, du sender. Det kan være en god idé i store organisationer at have et knudepunkt, hvor man filtrerer det, der bliver sendt ud internt. Måske er en besked kun interessant for en lille gruppe.

@ 3: Aftal mailtid:
Lad være med at skabe en forventning om, at mails besvares i løbet af et minut. Indfør regler, for eksempel om at besvare mails først og sidst på dagen, eller de sidste ti minutter af hver time.

De fleste har meget svært ved at lukke indbakken og lade være med at tjekke, om der er kommet en besked. Men ved at gøre det nogle timer hver dag i en periode, bliver man bevidst om, hvor meget tid det reelt tager. Det handler ikke om at indføre flere regler, men hvis man ønsker at ændre adfærd, så er man nødt til at sætte regler op i en periode, indtil de nye sundere vaner er på plads.

@ 4: Skær ned på de interne mails:
Der er ingen grund til at sende mail om noget, i kan tale om på gangen.

En gennemgang af mailkorrespondancen fra samtlige medarbejdere i et firma på ca. 300 medarbejdere viste, at 95 procent af al udgående post var intern (heri var dog også medregnet alle mødeindkaldelser).

Som virksomhed kan man jo overveje, om det er hensigtsmæssigt, at der bliver brugt tid på at skrive så mange mails medarbejderne imellem, i stedet for at bruge tiden på kunderne.

@ 5: Mail er morfar
Hvad med chat, facebook, twitter og andre nye og hurtigere kommunikationsformer?

For mange unge er mail allerede "morfar". De chatter eller sms’er i stedet. Emailen ligner mere det traditionelle brev i en hurtigere udgave. Virksomhederne bør derfor bevidst overveje, hvilke og hvordan de vil bruge de nye kommunikationsmuligheder.

Mange flygtige og uformelle interne beskeder passer meget bedre til chat, for eksempel en kort besked, en påmindelse eller et opklarende spørgsmål.